Sedintele cu angajatii pot fi ori foarte utile, ori o mare pierdere de vreme. Diferenta dintre cele doua situatii o face modul in care sunt organizate si interesul dovedit de participanti.
Pentru a evita plictiseala si a organiza sedinte constructive si eficiente, trebuie luate in calcul si necesarul de instrumente utile care contribuie la mentinerea atentiei salariatilor, precum si stabilirea unui plan al sedintei care sa includa obligatoriu tema si obiectivele sedintei.
Programarea sedintei
Sunt mai multe motive pentru care sunt necesare intalniri periodice cu angajatii. Sedintele pot avea ca obiect luarea unor decizii, informarea angajatilor cu privire la unele probleme sau situatii general valabile, gasirea unor solutii pentru aspecte care tin de activitatea profesionala a echipei sau intalniri de brainstorming. La fel de bine poate sa fie vorba de o combinatie intre acestea.
Elementul principal care asigura succesul unei sedinte cu angajatii este definirea clara a obiectivului, iar acesta trebuie adus la cunostinta salariatilor atunci cand sunt convocati la intalnire. Experienta specialistilor arata ca rezultatele unei sedinte depind fundamental de modul in care aceasta este organizata. Cateva aspecte sunt esentiale:
● convocatorul pentru sedinta care trebuie sa-i anunte pe participanti despre organizarea acesteia;
● locul de desfasurare si ora la care incepe;
● stabilirea precisa a motivului pentru care este necesara sedinta;
● stabilirea exacta a celor care participa, cu mentionarea functiei, numelui si rolului acestora;
● distribuirea catre participanti a agendei de sedinta.
Convocatorul si materialele legate de sedinta, inclusiv tema si scopul acesteia, se transmit, in mod ideal cu 24-48 de ore inainte de ora programata pentru intalnire. In acest fel, cei chemati la sedinta vor avea timp sa se gandeasca la tematica, sa discute intre ei sau chiar sa isi faca un plan ori o strategie daca prin tematica sedintei este necesar asa ceva.
Agenda sedintei, secretul succesului
Continutul agendei de sedinta variaza in functie de scopul acesteia. Agenda este un desfasurator al sedintei care seteaza timpul alocat pentru meeting si previne devierea de la tema pusa in discutie. Poate fi realizata online si trimisa participantilor sau in format fizic intr-un dosar si inmanata celor care sunt invitati la sedinta.
Agenda sedintei poate cuprinde:
● obiectivele intalnirii (de exemplu, cresterea eficientei site-ului de vanzari, desemnarea unei noi echipe care sa monitorizeze necesitatile clientilor, rezolvarea unei probleme de organizare care va fi numita explicit sau o informare cu privire la o noua strategie de productie si asa mai departe);
● organizatorul intalnirii;
● cine participa la sedinta (cu nume si functie);
● durata estimata a sedintei si timpul alocat fiecarui participant pentru a-si expune pozitia sau opinia;
● timpul alocat dezbaterilor si intrebarilor pentru intalnirile de tip brainstorming;
● oricare alte elemente pe care participantii trebuie sa le cunoasca inainte de sedinta si care pot fi furnizate in scris.
Citeste si: CUM AMENAJEZI O SALA DE CONFERINTE
Incurajeaza implicarea si participarea colectiva
Prin excelenta, sedintele cu angajatii care se dovedesc eficiente sunt cele in care participantii sunt atenti si implicati. Modul de organizare al sedintei este esential, dar nu este singurul detaliu de care trebuie sa se tina seama. Exista cateva strategii care pot contribui la incurajarea implicarii, iar aplicarea acestora, in mod specific si adaptat la tema sedintei, va duce la eficientizarea intalnirii cu salariatii si la obtinerea de rezultate imediate sau pe termen mediu si lung.
Pemite schimbul de idei
Este responsabilitatea organizatorului de a face in asa fel incat toti participantii sa-si poata exprima punctul de vedere, ideile sau optiunile, in functie de tematica sedintei. A-i stimula pe salariati sa se implice activ in subiectul pus in discutie mentine concentrarea, stimuleaza atentia si aduce rezultate.
Organizatorul trebuie sa incurajeze, daca este cazul, inclusiv exprimarea unor pozitii critice, dar sa previna divagarea de la subiect. Un moderator al sedintei, liderul grupului sau invitatul trebuie sa mentina in limitele tematicii stabilite pentru sedinta discutiile si evolutia dezbaterilor.
Creeaza un cadru adecvat
Un cadru adecvat se poate realiza oferind participantilor materialele necesare pe tema sedintei stabilita anterior in agenda. Totodata, este recomandat ca cei care iau cuvantul sa aiba posibilitatea de a-si sustine argumentatia cu explicatii grafice sau proiectii. In principiu, orice sala de sedinte trebuie sa dispuna de ecrane de proiectie, un proiector si un flipchart. O tabla magnetica sau un flipchart magnetic permit atat afisarea unor planse, cat si scrierea sau schitarea unor grafice cu markere lavabile. In functie de subiectul sedintei, de importanta discutiilor si de modul in care sunt prezentate informatiile, poate fi folosit un flipchart cu suport pentru prinderea colilor, care ulterior pot fi indosariate si arhivate.
Orice solutie interactiva poate fi un stimul potrivit pentru participanti. Simplul fapt ca li se poate cere salariatilor, in mod voluntar, sa afiseze pe un panou de pluta o concluzie, o idee creativa sau notitele luate in cursul sedintei va stimula implicarea.
Sarcini precise pentru participanti
Ca parte a pregatirii unei sedinte cu salariatii, acordarea de sarcini precise pentru participanti poate eficientiza intalnirea, deoarece fiecare persoana isi va aduce contributia la demersul colectiv. Astfel, cineva poate avea sarcina de a nota ideile esentiale, altcineva va coordona luarile de cuvant si timpul alocat fiecarui vorbitor, iar o alta persoana va fi desemnata cu distribuirea materialelor informative sau realizarea eventualelor copii ale unor documente prezentate in cursul discutiilor.
Repartitia acestor atributii se face fie inainte de inceputul sedintei, fie este parte din informarea care stabileste agenda sedintei.
Citeste si: CUM ORGANIZEZI UN WORKSHOP ONLINE DE SUCCES PENTRU ANGAJATII TAI
Cere si ofera feedback
O sedinta finalizata cu o serie de scurte comentarii care sa ofere o evaluare a eficientei sedintei cu angajatii este frecvent folosita pentru beneficiile pe care le aduce atat participantilor, cat si organizatorilor. Opiniile „la cald” sunt mereu foarte importante, cimenteaza strategiile si informarile stabilite si prezentate in cursul sedintei efective.
Trebuie spus ca salariatii sunt deseori reticenti atunci cand li se solicita sa ofere un feedback superiorilor, dar si atunci cand primesc o analiza evaluatorie din partea acestora. Una dintre caile care ajuta la atenuarea acestor angoase este includerea in ordinea de zi a unui capitol destinat feedback-ului. In felul acesta, nu doar ca participantii vor fi mult mai interesati si concentrati la lucrurile discutate, dar vor fi si mai implicati.
Este indicat ca participantii sa fie cei care isi exprima primii opinia, la finalul sedintei. Pentru beneficiul intalnirilor viitoare cu salariatii, organizatorii sau cei care au condus sedinta ar putea cere acestora sugestii de imbunatatire a modului de organizare, duratei, temelor puse in discutie. Intrebari de genul: „Ce putem imbunatati?” sau „Ce considerati ca nu a fost bine?” pot genera raspunsuri utile.
Pot fi luate in calcul si urmatoarele aspecte:
● alocarea unui timp limitat (5-10 minute) pentru aceasta etapa;
● orientarea opiniilor catre aspecte generale si evitarea celor particulare;
● includerea unor opinii in agenda unei viitoare intalniri si numirea efectiva a acestor subiecte de discutie;
● finalizarea intalnirii intr-o nota pozitiva si optimista cu un foarte scurt mesaj al liderului sau al organizatorului.
O solutie practica si des folosita sunt chestionarele anonime pe care participantii trebuie sa le completeze la finalul reuniunii. Acestea pot fi in format fizic sau, mult mai eficient, online.
Avantajele unei astfel de abordari sunt: mobilizarea echipei, generarea unui sentiment de interes si implicare si a unei stari generale confortabile atat pentru organizatori si lideri, cat si pentru salariati, care va creste entuziasmul si, implicit, productivitatea.
O sedinta cu salariatii este o activitate utila atata vreme cat este periodica, include un numar optim de participanti (sedintele ideale nu depasesc 10, maximum 15 salariati), are un scop precis si genereaza emulatie si satisfactie participantilor, indiferent de tematica intalnirii.
Sursa foto: Shutterstock.com
