Perioada pandemica, traversata de omenire, a impus noi reguli si abordari ale relatiilor interumane si, implicit, ale celor profesionale. Lucrul de acasa sau de la distanta a devenit o practica ce si-a dovedit eficienta pentru angajati si pentru angajatori. In plus, a oferit noi oportunitati, cea mai importanta fiind aceea ca deplasarea la serviciu nu mai este mereu necesara, atata vreme cat exista conexiune buna la internet, iar activitatea desfasurata permite munca la distanta.
Eficienta muncii remote
Lucrul de acasa sau de la distanta poate sa fie extrem de eficient, daca sunt respectate cateva conditii, atat din partea angajatorului si a managerilor, cat si din partea angajatilor. Pentru fiecare tip de activitate care se poate desfasura remote, exista o suma de conditii si cerinte specifice, printre care:
- comunicarea dintre angajati si intre angajati si manageri;
- planificarea riguroasa a activitatii;
- respectarea datelor limita;
- organizarea si realizarea unor workshopuri/intalniri/sedinte online.
Daca la capitolul comunicare, planificare si organizare a strategiei de lucru, comunicarea directa este, de cele mai multe ori, suficienta, iar succesul ei depinde de abilitatile de coordonator ale managerului, in cazul workshopurilor online, pentru a se ajunge la indeplinirea scopului urmarit, sunt necesare aptitudini de bun organizator… online, ceea ce poate fi o provocare.
Evenimentele de acest tip sunt mai mult decat necesare, in cazul in care se practica munca la distanta sau daca sediile de lucru ale companiei sunt in localitati ori tari diferite. Reuniunile online, indiferent de scopul principal urmarit, au si beneficiul de a mentine angajatii la curent cu privire la politicile, protocoalele si planurile companiei, aduc un boost la capitolul productivitate, cresc implicarea angajatilor si detensioneaza diferite conflicte.
Concret, un workshop are ca rol actualizarea cunostintelor de specialitate, planificarea strategiei de viitor si stabilirea unor obiective, fiind mai eficient atunci cand este interactiv, imbunatatind modul de lucru in echipa, chiar si de la distanta.
Este important de precizat ca una dintre cele mai mari capcane ale muncii la distanta, oricat ar fi ea de independenta sau de bine organizata, este absenta interactiunii umane directe. Daca aceasta se asociaza cu o comunicare exclusiv nonverbala, apar riscul demotivarii, sentimentul de excludere si de inutilitate, care afecteaza productivitatea, dar si echilibrul psihic al angajatului care lucreaza remote.
Umanizarea interactiunii online
Atelierele si seminariile clasice presupun o zi libera, cu un alt program si socializare, combinata cu posibilitatea de a manca alaturi de colegi. Un workshop online reusit trebuie sa ofere, la randul sau, avantaje pentru a motiva angajatii, in conditiile in care acesta are loc tot in fata unui terminal, la fel cum se desfasoara si munca de zi cu zi. Exista, insa, solutii care pot aduce entuziasm si implicare si care umanizeaza interactiunile online.
Primul pas este pregatirea, care este la fel de importanta ca si workshopul in sine, si de care depinde in mod expres reusita actiunii.
1. Este util pentru cei care organizeaza sa puna la dispozitia fiecarui participant un plan al intalnirii, precum si punctele esentiale ale dezbaterii. O prezentare generala a subiectului discutiei ii va face pe participanti sa doreasca sa se implice, stiind exact despre ce este vorba. Totodata, fiecare participant se poate inscrie la cuvant, ceea ce poate ajuta la interactiune.
2. Planul pentru workshop trebuie sa fie doar un sumar al dezbaterii. O prezentare integrala a discutiilor se poate face la final, dupa incheierea seminarului.
3. Programarea din timp a workshopului poate sa faca posibil ca fiecare participant sa primeasca fizic un pachet, care poate contine de la instrumente de scris si alte elemente de birotica utile, pana la mici atentii, sub forma de dulciuri sau alte lucruri folositoare, de exemplu, produse ergonomice pentru cei care lucreaza la calculator si solutii pentru curatarea IT, aceasta putand fi o alta cale care sa anime interactiunea online.
4. Daca este posibil, dialogheaza cu participantii, inainte de actiunea propriu-zisa, pentru a vedea care sunt asteptarile lor de la tema propusa si ce anume ii intereseaza. Uneori, in functie de aceste discutii preliminare, programul workshopului se poate adapta si va deveni mai interesant pentru angajati.
Realizarea efectiva a reuniunii implica unele aspecte importante, de care trebuie tinut seama, pentru reusita workshopului online.
1. Subiectul workshopului trebuie sa fie interesant pentru toti participantii, sa provoace implicarea acestora si sa corespunda nevoilor lor.
2. Grupul participantilor este bine sa fie unul restrans. Indiferent cat de buna este platforma de comunicare, in online este mult mai dificil decat fata in fata, astfel ca un grup de maximum 10 persoane este ideal pentru a facilita comunicarea. Un grup mai mare impune prezenta unui coordonator secundar, care sa poata interactiona direct, in scris, de exemplu, cu fiecare participant, pentru a gestiona rapid orice intrebare, problema, neintelegere sau nevoie de a comunica ceva. In felul acesta, fiecare angajat beneficiaza de atentie personalizata si are posibilitatea de a participa activ la actiune, pentru a facilita identificarea si corectarea oricaror probleme care ar putea sa apara.
3. Prevenirea complicatiilor tehnice - este ideala alegerea unei platforme prietenoase. Se recomanda acordarea de maxima atentie la sonorizare, astfel incat fiecare participant sa fie auzit de cei care conduc workshopul.
4. Expunerea trebuie sa fie concisa, agreabila, vie, iar cel care prezinta sa fie tonic, vesel, imprevizibil, alert si foarte atent la reactiile publicului online. Utilizarea de propozitii scurte si clare este utila. Timpul alocat expunerii trebuie sa fie la jumatatea celui care ar fi utilizat in cazul unei intalniri offline.
5. Solutiile icebreakers sunt metode simple care pot anima atmosfera inainte de debutul workshopului in sine, indiferent ca este vorba despre un joc sau despre o provocare care sa-i implice pe participanti. De exemplu, un joc de cuvinte sau impartasirea ultimei fotografii de pe telefonul mobil ori opinii scurte despre ultimul film vazut pe canalele de streaming. Ideea acestui mod de a sparge gheata este sa fie ceva placut, simplu, lejer si distractiv. Aceasta este o metoda care provoaca interactiune, pentru ca toata lumea are o parere, desi, in timpul comunicarilor online, nu toti apuca sa o impartaseasca.
Un workshop online poate fi considerat o corvoada pentru angajati, dar o abordare deschisa, sincera, toleranta, in anumite limite, poate contribui la atingerea scopului urmarit. Pentru a mobiliza implicarea angajatilor, este util ca acestora sa le fie adus la cunostiinta, inca din momentul in care se anunta tema seminarului, ca acesta va fi urmat de un chestionar cu privire la subiectul sau subiectele abordate. O alta cale ce poate stimula interesul participantii este cerinta de a formula intrebari pe marginea subiectului.
Atelierul virtual este bine sa se finalizeze cu un indemn mobilizator la actiuni precise. Acestea pot fi trasate tuturor participantilor sau fiecaruia, individual. Cere participantilor sa revina cu un plan de actiune, care sa priveasca demersurile lor proprii si/sau stabileste sarcini de grup pentru ca participantii sa colaboreze.
Inregistrarea reuniunii, a concluziilor, redactarea unui raport final cu privire la cele discutate si la chestiunile care nu au fost pe deplin lamurite, sunt strategii utile. Acestea urmeaza sa fie puse la dispozitia participantilor, cu sau fara o misiune suplimentara (cum ar putea fi, de exemplu, completarea informatiilor, feedback-ul sau un plan de actiune viitor, care sa se refere la propriul loc de munca).
Trucuri care functioneaza
Pe langa toate cele de mai sus, sunt utile si aceste detalii, care pot sa contribuie substantial la reusita workshopului.
1. Stabileste ora seminarului astfel incat sa fie confortabila pentru toti participantii, cu cel putin 4-5 zile inainte, pentru ca fiecare sa-si poata organiza programul personal si profesional.
2. Anunta din vreme care este durata sesiunii si respecta cu strictete acest interval.
3. Cere-le participantilor sa fie conectati cu imagine si sonor pe tot parcursul sesiunii, dar indeamna-i sa poarte tinute lejere. Pentru a facilita acest detaliu, le poti oferi angajatilor casti cu microfon, de exemplu. Comunicarea nonverbala este la fel de importanta, iar pentru asta, este nevoie de imagine.
4. Demonstratiile practice, explicatiile concrete, graficele, filmele si oricare alte materiale care sustin expunerea sunt utile, atata vreme cat sunt clare, simple si scurte.
5. Indeamna-i pe participanti sa aiba snacksuri, apa, cafea, sucuri, in timpul intalnirii.
6. Ofera participantilor, la inceputul sesiunii, un minut pentru a se prezenta si a spune ceea ce considera important despre sine.
Un workshop online este mai dificil de organizat, dar poate avea acelasi impact benefic asupra participantilor ca unul fizic, daca este corect si atent pregatit, daca exista elemente care sa mobilizeze participantii si daca se stabilesc din timp obiectivele. Foarte important, un suport tehnic performant si adaptat nevoilor este esential.
Sursa foto: Shutterstock.com
