Indiferent de dimensiunea afacerii si de tipul acesteia, o sala de conferinte este necesara, fiind locul unde echipa poate discuta planuri si strategii legate de activitatea companiei. Totodata, este spatiul unde se pot bate in cuie proiecte sau contracte noi si, in contextul actual al crizei sanitare, poate reprezenta centrul eventualelor conferinte web. Pentru ca poate indeplini atat de multe utilitati, o sala de conferinte trebuie sa fie corect amenajata si echipata. Unele dintre detalii sunt evidente, dar, pentru a putea face fata cu succes multiplelor functii, dotarea acesteia inseamna mult mai mult decat o masa si cateva scaune.
Flexibilitate si standardizare
O sala de conferinte trebuie sa fie practica, dar, in acelasi timp, sa induca o stare placuta participantilor, astfel ca designul conteaza, desi sunt multi cei care vor spune ca nu este esential. Apoi, este util ca acest spatiu sa fie apt si pentru reuniuni cu putini participanti, dar si pentru intalniri cu un numar mare de persoane. Asadar, este nevoie de flexibilitate, iar aceasta se poate obtine cu un mobilier adaptabil, care sa poata fi folosit in functie de amploarea reuniunii. Pentru a rezolva aceasta provocare, multe companii opteaza pentru variante de sali de conferinta personalizabile, cu separatoare de perete detasabile, astfel incat o incapere de dimensiuni mari sa poata fi compartimentata in doua sau mai multe zone de intalnire mai mici sau mai mari, in functie de necesitate.
Pentru salile de conferinte mai spatioase, se poate amenaja chiar si o zona confortabila si intima, dedicata exclusiv dialogurilor face-to-face sau in grup restrans.
Standardizarea decorului este unul dintre marile secrete ale unui ambient practic. Mobilierul pentru o astfel de amenajare este unul modular, care poate fi configurat rapid, in functie de necesitati, liniar sau in forma de U, primul fiind util pentru dialog, iar al doilea, pentru prezentari si dezbateri.
Confort
Sunt multe detalii care asigura confortul unei sali de conferinte, de la forma si modelul scaunelor pana la distanta care trebuie asigurata intre participanti, pentru ca acestia sa stea confortabil. Se adauga necesitatea ca fiecare persoana din asistenta sa vada si sa auda bine, dar si sa existe suficient spatiu pentru a se ridica si aseza, daca este nevoie, astfel incat sa nu deranjeze pe nimeni.
Acustica salii este importanta si, daca aceasta nu este foarte buna sau daca sala este mare, sunt necesare sisteme de sonorizare si difuzoare plasate in punctele ideale. Acestea vor fi utile inclusiv in cazul reuniunilor virtuale, cu mai multi participanti.
Lumina trebuie sa fie adaptabila la nevoile evenimentelor care pot avea loc intr-o sala de conferinte, de la situatia in care este necesara obscuritatea pana la o iluminare ampla, care sa stimuleze atmosfera. De regula, se opteaza pentru lumina rece, dar, uneori, este util sa existe si alternativa unei lumini calde, care sa poata fi utilizata la intalniri in cerc restrans, personal. Nu trebuie omis nici sistemul de climatizare, necesar in orice anotimp, indiferent de numarul participantilor si de dimensiunea salii.
Citeste si despre IMPORTANTA ILUMINATULUI in zona de birouri!
O sala de conferinte trebuie sa ramana in niste parametri mai degraba sobri, dar asta nu inseamna ca atmosfera nu poate fi indulcita prin culoare sau cateva detalii decorative pentru pereti. Si aceste aspecte sunt esentiale pentru confortul si motivarea celor care participa la intalniri in sala de conferinte.
In functie de tipul si scopul reuniunii, poate fi indicat ca participantii sa aiba mape de informare, blocnotesuri si instrumente de scris la dispozitie. Niciodata nu este inutil un flipchart magnetic, simplu sau extensibil ori cu hartie. La fel de necesar este ca participantii sa aiba la dispozitie cel putin apa, dar si cafea, sucuri si, uneori, ceai. La reuniunile din sala de conferinte nu este recomandat sa existe gustari, dar sunt situatii cand acestea sunt binevenite si trebuie luate in calcul, mai ales in cazul reuniunilor informale, mai putin protocolare sau in cazul in care intalnirea se prelungeste mult ori este programata la primele ore ale diminetii.
Tehnologie
Dotarea cu tehnica adecvata este unul dintre punctele esentiale care fac cu adevarat multifunctionala o sala de conferinte. Tehnologiile, accesoriile IT si sistemele de afisare care pot ajuta la prezentarea unor proiecte (prin proiectoare, ecrane inteligente), chiar si in cadrul reuniunilor virtuale, sunt o necesitate pentru aproape toate tipurile de afaceri. Daca activitatea desfasurata de companie implica prezentari, instruire, seminarii web sau lucru la distanta, un sistem complet de tehnica pentru salile de conferinte (cu sisteme audio, video, precum si partajare de continut) este obligatoriu. Astfel, se poate asigura comunicarea la distanta pe Zoom, Google Hangouts Meet, Polycom si altele. Unele tehnologii pot accesa inclusiv nise specifice, cum ar fi salile de clasa virtuale si seminariile web.
Pentru a profita la un nivel maxim de toate beneficiile pe care le aduc aceste sisteme moderne, solutia unui sistem complet, cu soft integrat, este alegerea ideala. In felul acesta, se poate beneficia de asistenta tehnica si de o procedura de operare standard.
Pentru buna functionare, este nevoie de un acces rapid la internet, iar conexiunile pe cablu sunt alegeri potrivite, pentru ca ofera un bun trafic de date pentru dispozitivele dependente de wireless, cum ar fi laptopurile, tabletele si nu numai.
Posibilitatile oferite de tehnologie, special concepute sau compatibile cu necesitatile unei sali de sedinte sau conferinte, sunt numeroase. In consecinta, trebuie alese doar cele care sunt cu adevarat necesare pentru organizarea si desfasurarea eficienta a intalnirilor specifice respectivei companii. Exista multe sisteme si echipamente, fiecare fiind util pentru un anume tip de activitate, iar selectia trebuie facuta cu atentie si in limitele bugetului stabilit.
Conferinte video
Multe afaceri au dezvoltat sisteme care sa le permita mentinerea legaturii cu angajatii care lucreaza de acasa. Sistemele pentru conferinte video ii aduc pe oameni fata in fata si fac conversatiile mai eficiente si mai productive. Chiar si dupa ce criza sanitara va fi depasita, tehnologia necesara pentru videoconferinte va ramane utila in salile de conferinte moderne din intreaga lume.
Trebuie luat in calcul si faptul ca echipamentele de videoconferinta necesare (camere, difuzoare, microfoane, telefoane etc.) depind de dimensiunea salilor de conferinte, pentru a corespunde necesitatilor. Se considera ca o sala de conferinte este una mica, daca este setata pentru un grup de maximum sase persoane si este catalogata ca medie si mare, daca poate oferi servicii si dotari pentru un grup de peste sapte persoane, cu posibilitatea de a fi amenajata in diferite moduri care sa corespunda mai multor tipuri de intalniri (prezentare, reuniune web sau sedinta fizica).
Cateva detalii utile
Amenajarea salilor de sedinte necesita abilitati si creativitate, scopul fiind acela de a satisface cerinteidiverse. Pentru ca spatiul sa fie utilizat la capacitatea sa maxima si in mod eficient, trebuie luat in calcul inclusiv bugetul disponibil pentru dotare si stilul amenajarii (clasic, modern).
Flexibilitatea este unul dintre elementele esentiale ale unei amenajari. Acest lucru face ca o sala de sedinte sa fie multifunctionala si sa indeplineasca cerinte diferite, incluzand echipament tehnic adecvat si mobilier care poate fi adaptat (modular) pentru a servi diverselor activitati. O sala de conferinte dotata si corect amenajata, cu toate facilitatile necesare, poate reprezenta o sursa de venit suplimentar pentru orice companie, prin inchirierea catre terti.
O sala de conferinte este un spatiu util si necesar in orice zona dedicata birourilor. In structurile de tip office dedicate, astfel de disponibilitati sunt absolut necesare, deoarece contribuie la crearea unui mediu de lucru motivant, justificandu-si pe deplin investitia, prin beneficiile pe care le aduc in timp.
Sursa foto: Shutterstock.com
