Care varianta este cea mai buna? Biroul deschis sau inchis? De aici se poate spune ca a plecat o intreaga dezbatere pe tema birou open space vs closed space, cu argumente pro si contra pentru fiecare dintre cele doua situatii. Exista, in egala masura, avantaje si dezavantaje. Ceea ce trebuie remarcat este ca majoritatea spatiilor de lucru sunt amenajate in mod hibrid, combinand zonele de lucru deschise cu cele compartimentate, pentru confortul tuturor angajatilor si pentru un mediu de lucru favorabil. Este important de spus ca modul in care este amenajat spatiul de lucru are o influenta definitorie asupra productivitatii si relatiilor interumane.
Avantajele si dezavantajele birourilor deschise
O zona de lucru deschisa este cea in care nu exista bariere care sa delimiteze birourile. Un birou open space nu are pereti, cabine, alveole sau alte diviziuni si compartimentari, iar angajatii lucreaza intr-un spatiu comun, la mese de lucru lungi, avand spatii personale, care sunt situate la o oarecare distanta unele de altele. Spatiile deschise au zone comune pentru dialog si intalniri.
Birourile deschise incurajeaza colaborarea si comunicarea, permit interactiunea dintre angajati si sunt mai putin costisitoare in ceea ce priveste amenajarea lor, oferind mai multa lumina naturala in spatiul de lucru, tocmai pentru ca nu exista bariere. Acest tip de amenajare permite contactul continuu intre angajati si favorizeaza conversatiile spontane intre acestia, inclusiv pe subiecte care nu fac obiectul activitatii.
Un alt aspect pe care birourile de tip open space il genereaza, este sentimentul lipsei de ierarhie. In absenta zonelor de lucru inchise, se instituie o atmosfera de „egalitate”, fiind o forma de organizare ideala mai ales pentru companiile care mentin o organigrama plana, cu putine posturi de conducere si un numar mic de superiori. In acest context, birourile deschise permit o supraveghere usoara a angajatilor, iar monitorizarea performantelor acestora se poate face in timp real.
La capitolul neajunsuri, unul dintre cele mai evidente este un nivel de zgomot ridicat, ceea ce poate afecta productivitatea si concentrarea angajatilor. Amenajarea nu ofera confidentialitatea activitatii si poate scadea, in mod paradoxal, interactiunile fata in fata, oamenii alegand comunicarea digitala pentru a pastra un anumit sentiment de intimitate al dialogului. Birourile open space pot induce sentimentul de aglomeratie, pot favoriza conflictele si neintelegerile si pot creste nivelul de stres general. Aceste neajunsuri apar mai ales in cazul celor care nu sunt bine organizate si unde lucreaza multe persoane concomitent.
Avantajele si dezavantajele birourilor inchise
Birourile inchise sau compartimentate cu pereti semidespartitori (birouri alveolare sau semideschise) ofera spatii de lucru linistite si confidentialitate pentru activitatea desfasurata de angajati, ceea ce poate aduce un plus de concentrare pentru acestia si mai putine motive de distragere sau intreruperi de la activitate, fapt ce poate fi considerat un avantaj important, mai ales pentru lucratorii care considera linistea o necesitate la locul de munca. Zonele de lucru de tip closed space induc un sentiment mai clar al ierarhiei organizationale si pot produce o stimulare a angajatilor. Exista ideea unor zone de lucru inchise mai bune (de exemplu, cele care sunt aproape de ferestre, comparativ cu cele care nu au lumina naturala), ceea ce poate fi un motiv in plus de competitie.
Unele dintre principalele dezavantaje ale birourilor inchise sunt posibila izolare a echipei, o interactiune mai slaba intre angajati, dar si limitarea dialogurilor aleatorii. O compartimentare strategica, echilibrata, poate atenua acest efect. Birourile inchise cu pereti partiali si camerele private pot face ca supravegherea angajatilor si gestionarea activitatii lor sa fie mai dificile sau chiar ineficiente pentru manageri. Acesta este unul dintre motivele pentru care companiile care prefera o abordare proactiva fata de management aleg, in principal, varianta spatiilor de lucru deschise.
Nu in ultimul rand, trebuie mentionat faptul ca birourile inchise pot fi mai scumpe in ceea ce priveste construirea si intretinerea.
Care este varianta ideala?
Fiecare dintre cele doua posibile moduri de amenajare are avantaje si dezavantaje. Fiecare in parte poate fi considerata ca fiind mai potrivita pentru anumite domenii, astfel ca alegerea solutiei ideale depinde, in primul rand, de tipul activitatii. In cazul unor profesii care necesita interactiune si comunicare, varianta zonelor deschise este mai buna, dupa cum munca ce impune concentrare si liniste va fi mai eficienta in zone de birouri compartimentate sau inchise.
Cu toate acestea, majoritatea companiilor aleg ca zonele de birouri sa fie un mix intre spatiile deschise si cele inchise, pentru a oferi angajatilor posibilitatea de a alege unde lucreaza sau optiunea de a-si gasi locul potrivit pentru desfasurarea unei anume activitati, derulate la un moment dat. Asta inseamna combinarea elementelor de birou inchis (pentru activitati confidentiale, sedinte sau intalniri) cu structurile de birou deschis (pentru a incuraja colaborarea).
In oricare dintre situatii, un detaliu foarte important este mentinerea permanenta a unui nivel ridicat al curateniei si acordarea unei atentii sporite anexelor, de la zona de baie pana la cea de protocol si bucatarie, unde angajatii pot avea acces la electrocasnice si vesela de unica folosinta. Cu alte cuvinte, administrarea zonelor de birouri si a anexelor este la fel de importanta precum organizarea acestora.
Afla detalii despre PRODUSELE SPECIALE cu ajutorul carora se poate realiza dezinfectarea dispozitivelor electronice!
Amenajarea zonelor de lucru
Indiferent daca este vorba de zone de lucru deschise sau inchise, amenajarea acestor spatii este un element esential. Epoca birourilor cu aspect de hala de productie a fost depasita; zonele de lucru, compartimentate sau nu, au personalitate, stil, sunt gandite pentru a fi placute, confortabile, sustenabile, ergonomice, luminoase si, nu in ultimul rand, prietenoase cu mediul.
Locul de munca trebuie sa se armonizeze perfect cu nevoile angajatilor, care isi petrec o buna parte din timp aici, iar una dintre conditii este realizarea unui echilibru intre amenajarea spatiului si cerintele omului. Designul zonei de lucru, indiferent daca este unul inchis sau deschis, trebuie sa stimuleze creativitatea, lucrul in echipa, productivitatea si sa ofere un mediu sigur si confortabil, acest din urma aspect fiind important pentru obtinerea performantelor angajatilor. Desi a sta in fata unui monitor, pe scaun, la un birou, nu pare o munca grea, este dovedit ca acest tip de activitate poate avea, pe termen lung, efecte adverse asupra sanatatii (de la stresul repetitiv la postura), putand provoca dureri de cap, de spate, de gat, sindromul de tunel carpian sau probleme musculo-scheletice. Trebuie luat in calcul si faptul ca zonele de lucru aglomerate reprezinta unul dintre motivele care genereaza stres, absenteism si moral scazut la locul de munca.
In aceste conditii, este necesar ca proiectarea si amenajarea locului de munca sa fie adaptate nevoilor umane, renuntandu-se la ideea ca oamenii trebuie sa se adapteze la design.
Cele mai recente tendinte de amenajare a locurilor de munca imbina frumosul cu functionalul in mod creativ, cu scopul de a imbunatati implicarea angajatilor prin optimizarea colaborarii, concentrarii si a nevoilor lor. Astfel, se pune accent pe accesul la tehnica de birou, la tehnologie si la birotica moderna, pe accesorii de birou practice, pe un mediu sigur si prietenos, atat din punct de vedere estetic, cat si din perspectiva igienei si a confortului.
Zonele de lucru moderne au spatii de relaxare, multe plante, acces la zone exterioare, in aer liber, terase, uneori, chiar aparate de fitness. Angajatii au posibilitatea de a lucra in zone amenajate atipic, in picioare, fara sa mai existe un loc fix de munca.
Amenajarea spatiului este gandita astfel incat angajatul sa se simta confortabil, sa fie degajat si cat mai putin stresat, pentru ca abia atunci potentialul sau creator si productivitatea vor fi puse in valoare la maximum.
Efectele pandemiei
Chiar daca perspectivele unei reveniri la normalitatea de dinainte de pandemie sunt reale, este o certitudine faptul ca modul in care se va desfasura de acum inainte munca in comun la birou va fi diferit.
Nu trebuie omis faptul ca, in ultima perioada de timp, foarte multi angajati au experimentat munca de acasa. Desi nu este lipsita de dezavantaje, munca de acasa a imprimat oamenilor ideea unui anume confort (a posibilitatii de a se organiza in stilul propriu, a unei anumite libertati in gestionarea programului), fapt ce se va face simtit la reluarea activitatii in conditii clasice. Acesta va avea un impact major atat asupra stilului de lucru, cat si asupra nevoilor pe care le va avea angajatul „post pandemie”, ceea ce se va reflecta, cu certitudine, si in modul de amenajare a zonelor de lucru. Desi a fost o situatie impusa de circumstante extrem de neobisnuite, munca la distanta a declansat o discutie reala cu privire la rolul pe care il joaca spatiile de birou fizice in cadrul unei organizatii, iar una dintre concluzii este ca angajatii au nevoie si asteapta o crestere a nivelului de flexibilitate al angajatorilor, din toate punctele de vedere.
In plus, nevoia de siguranta va fi mai acuta ca niciodata, iar curatenia, la modul general, si igienizarea spatiilor de lucru, in mod particular, vor fi prioritare multa vreme de acum inainte.
Se spune ca orice criza aduce oportunitati si produce schimbari radicale in societate. Cu siguranta, acestea vor fi prezente de acum inainte si in modul in care oamenii vor lucra, in stilul de amenajare a birourilor de tip open sau closed space. Alternativa lucratului de la distanta va impune angajatilor si angajatorilor o noua abordare si va contribui la modul in care vor fi organizate spatiile de lucru.
Sursa foto: Shutterstock.com
