Biroul managerului este locul central al unei firme. Reprezinta compania si afacerea acesteia, este cartea de vizita si, totodata, o demonstratie a autoritatii si capacitatii liderului de a conduce si gestiona mersul lucrurilor. In consecinta, biroul acestuia trebuie sa fie adaptat activitatii de conducere, prezentabil, elegant si, nu in ultimul rand, functional.
Biroul managerului este spatiul care poate inspira activitatea angajatilor, poate sa fie locul unde se tin sedinte sau se stabilesc planuri si strategii de viitor, cu ceilalti lideri sau cu unii dintre angajati.
Organizare pe zone de interes
Biroul managerului este un spatiu multifunctional. Piesa centrala este biroul de lucru, completata de o zona de conversatie si una pentru intalniri, la care pot participa mai multe persoane. Nu este indicat ca biroul managerului sa fie concomitent si sala de sedinte, dar daca spatiul firmei nu permite amenajarea unui astfel de loc, separat, sau daca activitatea presupune necesitatea unor intalniri frecvente cu sefi de departamente sau alti angajati, biroul liderului poate prelua si acest rol. Oricum, in biroul sefului, daca exista spatiu, se poate amenaja o zona pentru conferinte si sedinte, dar, este de preferat sa fie mai restransa.
La toate acestea, se mai pot adauga o biblioteca (pentru depozitarea dosarelor), eventual, bibliorafturi, dar si carti si alte lucrari de interes care au legatura cu activitatea.
Din amenajare nu trebuie sa lipseasca elementele de decor si nici detaliile personale (cu accente masculine sau feminine), care sa puncteze personalitatea liderului. Nu uita titlurile academice, brevetele sau altele asemenea, care pot fi inramate si expuse.
Potrivit smallbusiness.com, 83% dintre antreprenorii mici si mijlocii considera ca organizarea unui birou este o parte vitala a afacerii lor, iar 63% sunt de parere ca modul de organizare al spatiului de lucru al managerului este corelat direct cu performantele afacerii si poate conduce la cresterea prestigiului personal si al firmei.
Citeste si: Birou open space vs closed space!
Biroul si zona de lucru
Un manager are sarcini multiple: coordoneaza, planifica si, uneori, executa, astfel ca biroul acestuia, tehnica, accesoriile pe care le are la dispozitie, dar si amenajarea, in ansamblul ei, trebuie sa raspunda acestor nevoi si obligatii.
Prin natura functiei de conducere, masa de lucru este zona centrala. Tehnica si accesoriile IT esentiale (imprimanta, scanner) sunt nelipsite, dar este de dorit ca acestea sa nu fie pozitionate central, ci pe o laterala a spatiului de lucru, din două motive. Primul este acela ca „seful” trebuie sa fie vizibil, nu ascuns in spatele unui monitor. Al doilea: lucrul efectiv la calculator este secundar pentru un manager, mai importante fiind realizarea strategiilor, dialogul si comunicarea.
Tehnica IT masiva si mai voluminoasa poate fi inlocuita cu un laptop performant. Sincronizarea componentelor IT eficientizeaza munca, iar firele bine ascunse vor mentine biroul in perfecta ordine (este necesar si pentru aspect, si pentru a elimina stresul suplimentar pe care il aduce dezordinea).
Adauga un distrugator de documente! Biroul unui manager are nevoie de asa ceva, tocmai prin natura functiei. Acest obiect face parte din elementele care asigura securitatea informatiilor. Poate fi plasat sub birou, in locul unui cos pentru hartii, de exemplu.
O cale de comunicare virtuala cu secretariatul sau cu cei care sunt colaboratori esentiali este mai practica decat comunicarea verbala. Nu renunta, totusi, la telefonul fix. Oricat ar parea de perimat, acesta este necesar si completeaza atat imaginea managerului, cat si decorul din birou.
Instrumentele de scris elegante, un set si o mapa de birou, alaturi de cateva elemente de decor alese cu atentie, fara a incarca spatiul, sunt alegerile cele mai potrivite pentru un birou directorial. Scaunul face parte din ansamblu si trebuie sa fie impunator, ergonomic si in ton cu restul amenajarii.
Citeste si: Cum amenajezi o sala de conferinte!
Zona de conversatie
Acest spatiu este dedicat intalnirilor protocolare sau amicale, dialogului fata-n fata cu alti lideri sau cu angajatii cu functii de raspundere. Locul de conversatie poate fi amplasat, in mod traditional, in fata biroului. O varianta moderna de amenajare permite amplasarea acestui colt pentru intalniri separat, intr-o latura a incaperii. Poti folosi orice: o canapea, fotolii, scaune comode, completate (sau nu) cu o masuta de cafea.
Cea mai buna alegere o reprezinta tapiteria din piele. Culorile inchise si piesele de calitate dau un aer impunator si oficial biroului managerial. Nu este gresit sa amplasezi si un minibar, dar acest detaliu depinde de stilul personal si nu este nici pe departe o conditie.
Spatiul pentru intalniri de lucru
Chiar daca exista o sala de conferinte, o zona de lucru poate fi amenajata distinct si in biroul managerului, evident, daca exista suficient spatiu pentru aceasta. O masa si scaune, in ton cu restul pieselor de mobilier, toate cu o dimensiune proportionala si echilibrata la spatiul existent in biroul managerului, sunt bine-venite. Nu este necesar ca aceasta masa de sedinte sa fie la fel de tehnicizata sau de mare ca cea dintr-o sala de sedinte, dar trebuie sa fie practica si cu functionalitate maxima. Poate fi utilizat si mobilier modular, care sa poata fi adaptat in functie de amploarea reuniunii.
Completat cu sisteme de afisare si prezentare, alese in mod practic pe masura necesitatilor, spatiul devine util si intalnirilor de lucru, dar si celor protocolare, cu participare mai numeroasa.
Ia in calcul detaliile
Amenajarea unui birou pentru o persoana cu o functie de conducere are cateva tipare clare, care organizeaza spatiul in mod practic, dar, pe langa aceasta, exista unele detalii care merita luate in considerare, atat pentru confortul celui care foloseste biroul, dar si pentru imaginea pe care acesta o genereaza in randul subordonatilor sau al altor persoane. Astfel:
● biroul trebuie asezat cu fata la usa;
● ideal este ca fereastra sa fie in spatele biroului managerial sau, macar pe o laterala, dar niciodata cu fata spre fereastra;
● trebuie luata in calcul o piesa de mobilier pentru birou mare, eventual, in forma de L, cu o zona speciala dedicata calculatorului sau laptopului, dar nu evita inovatiile si solutiile de design futurist;
● plante verzi, impunatoare si in perfecta stare sunt bine-venite;
● florile proaspete pot fi un detaliu rafinat, desi sunt mai potrivite in biroul unui manager femeie;
● culorile folosite trebuie alese cu atentie, cele mai potrivite fiind nuantele de pamant, maro-roscat, griurile, tonurile de albastru si verde, iar ca note de accent, poate fi utilizat galbenul, rosul, negrul si nuantele metalice (cupru si argintiu);
● piesele de mobilier trebuie sa fie de maxima calitate, indiferent daca stilul amenajarii este unul modern sau clasic, iar elemente deteriorate, degradate sau care au urme evidente de uzura trebuie eliminate, pentru ca totul trebuie sa fie nu doar in perfecta stare de functionare, dar si nou;
● conteaza mult ca aerul sa fie curat si sa existe un miros ambiental placut, odorizantele de camera fiind ideale, dar aroma utilizata trebuie aleasa cu atentie, preferate fiind cele de citrice, marine sau cu tenta proaspata.
Luand in calcul aceste cateva elemente, amenajarea unui birou managerial nu va ridica probleme deosebite. Pentru ca acest spatiu are, pe langa functia efectiva de loc de munca, si pe aceea de a genera si transmite un mesaj de autoritate si forta, de stabilitate si incredere, fiecare detaliu trebuie bine cantarit pentru a se integra in ansamblu, a completa si, eventual, a defini imaginea biroului managerial.
Sursa foto: Shutterstock.com
