Blog

Schimbarea sediului unei firme

Schimbarea sediului unei firme

Una dintre conditiile de baza pentru infiintarea unei firme, indiferent de tipul ei sau de activitatea pe care o deruleaza, este existenta unui sediu, ca modalitate de acordare a identitatii juridice.
Legea admite ca se pot ivi situatii care sa impuna mutarea fizica a sediului social dintr-o locatie in alta. Situatia se compune din doua aspecte: mutarea din punct de vedere scriptic, birocratic, in acte, si mutarea efectiva a sediului.




Ce este sediul social
Cand este necesara schimbarea sediului social
Documente si formalitati
Mutarea efectiva a sediului

Ce este sediul social

O firma are obligatia de a stabili un sediu social, ceea ce poate fi considerat a fi echivalentul domiciliului pentru o persoana fizica. Sediul social este mentionat explicit in actul constitutiv al firmei, precum si in facturile emise de firma, dar si in contractele incheiate de aceasta. Totodata, sediul social este locul unde se primeste corespondenta oficiala si, in functie de acest sediu, se stabileste si competenta teritoriala in cazul oricaror litigii - civile sau penale, care pot implica firma. Pe de alta parte, sediul firmei este locul unde pot fi efectuate controale din partea autoritatilor competente, in functie de activitate si de profilul firmei, respectiv de la Agentia Nationala de Administrare Fiscala, Directia de Sanatate Publica, Directia de Sanatate Veterinara, Inspectia Teritoriala a Muncii si asa mai departe.

In functie de sediul social al firmei, se stabileste si nationalitatea acesteia si, implicit, legisilatia careia i se supune in calitate de persoana juridica. Firmele cu sediul in Romania se supun legilatiei romane, in timp ce firmele cu sediul intr-o tara terta se supun legislatiei din statul respectiv.

Inregistrarea firmei si orice modificari ale acesteia (sediu, administratori, asociati) se fac la Registrul Comertului de pe langa Tribunalul corespunzator sediului social.

Sediul unei societati se poate stabili la biroul firmei, la domiciliul unuia dintre asociati sau administratori, dar poate fi si intr-o alta locatie, in baza unui contract de comodat sau de inchiriere. Totodata, sediul social se poate stabili pe o perioada limitata la maximum un an, la biroul avocatului (contra unei taxe, stabilite intre parti), dupa care trebuie obligatoriu schimbat.

Este important de spus ca exista circumstante in care sediul unei firme poate expira (de exemplu, sediul inregistrat la biroul avocatului sau cel avand contract de inchiriere cu durata fixa). In lipsa unui sediu viabil, firma poate fi declarata automat inactiva si pusa in situatia de a nu mai putea functiona. In acest caz, pot interveni mai multe consecinte grave, precum: inscrierea faptelor in cazierul fiscal al reprezentantilor legali ai societatii, imposibilitatea deducerii cheltuielilor pe firma, dizolvarea societatii si altele.

La infiintarea societatii, dar si la schimbarea sediului, este necesar un contract de inchiriere pentru spatiu sau, dupa caz, o copie a actului de proprietate pentru spatiul respectiv, care devine sediul social al firmei.

Mutare sediu firma - Office Direct

Cand este necesara schimbarea sediului social

Concret, schimbarea sediului social este necesara, daca:
- sediul este la biroul avocatului de un an;  
- expira contractul de inchiriere si nu mai poate fi prelungit (prelungirea contractului de inchiriere trebuie notificata si depusa la Registrul Comertului teritorial corespunzator sediului);  
- exista motive administrative;
- are loc mutarea firmei intr-o alta localitate, inclusiv in cazul in care mutarea se face pe raza aceluiasi Registru al Comertului competent teritorial;
- exista motive economice, de rentabilizare, extindere sau reducere a activitatii;
- apar oricare alte situatii care impun o relocare.

Mutarea efectiva a sediului social, in acelasi judet sau in altul, se face prin depunerea unei cereri de notificare la Registrul Comertului pe raza caruia a functionat sediul social al firmei pana la momentul mutarii. Cererea trebuie sa contina adresa noului sediu social cu toate actele necesare (contract de inchiriere, comodat sau act de proprietate), precum si toata documentatia aferenta (cum ar fi acordul vecinilor, in cazul firmelor care au sediul social in blocuri cu spatii comune). Un punct esential al cererii trebuie sa fie motivul pentru care este necesara mutarea sediului social, iar in cazul in care acesta nu poate fi dovedit cu acte justificative, explicatia trebuie sa fie clara si pertinenta.
In cazul in care noul sediu social se stabileste pe raza unui alt Registru al Comertului, competent teritorial, pentru o procedura mai rapida, poate fi notificata de catre administratorul firmei si noua autoritate competenta, cu precizarea ca precedenta institutie sa fi fost deja instiintata. In practica, regula cere ca Registrului Comertului de la vechiul sediu sa fie notificat primul.

Documente si formalitati

Este util ca procedura de modificare a sediului societatii sa inceapa inainte de expirarea sediului social. Ideal este ca acesta sa demareze cu cel putin 60 de zile inainte de limita, pentru a avea timpul necesar indeplinirii tuturor obligatiilor legale si a finaliza in timp util demersul birocratic.

Inainte de initierea demersurilor procedurale pentru mutarea sediului social al firmei, administratorul/actionarii si/sau asociatii, dupa caz, vor lua la cunostiinta si vor aproba schimbarea sediului social, intr-o intalnire care trebuie consemnata intr-un proces-verbal ce va fi depus alaturi de celelalte acte necesare la Registrul Comertului pentru sustinerea solicitarii de mutare a sediului.

Pentru legalizarea mutarii sediului social sunt necesare cateva acte si documente, unele dintre ele urmand ca, dupa legalizarea noului sediu, sa fie modificate pentru a se mentiona noua situatie. Astfel, sunt necesare:

- actul constitutiv al firmei in copie legalizata;
- certificatul de inregistrare;
- documentele care tin de functionarea firmei si care trebuie completate cu noua adresa a sediului social;
- cererea de inregistrare in original;
- declaratia tip pe propria raspundere, semnata de administratori/asociati, din care sa reiasa ca sunt indeplinite conditiile de functionare legale in domeniul sanitar, protectia mediului, sanitar-veterinar si protectia muncii pentru activitatile desfasurate, daca este cazul;
- hotararea AGA sau decizia asociatului unic ori un act aditional la actul constitutiv (in original) de mutare a sediului, daca este cazul;
- dovada dreptului de folosinta al spatiului destinat sediului social nou (contract inchiriere, de comodat, certificat de proprietate sau de mostenitor);
- raspunsul la cererea adresata catre ANAF pentru a obtine confirmarea faptului ca spatiul cu destinatie pentru sediu social nu a fost inregistrat anterior pe numele unei alte firme ca sediu social;
- imputernicire pentru persoana desemnata sa desfasoare formalitatile legale, daca este cazul, si daca este o persoana terta, fara functie de administrator al firmei;
- alte avize prevazute de legile speciale, daca este cazul, raportat la tipul de activitate al firmei.
 
In cazul schimbarii sediului intr-un alt judet, trebuie obtinuta, inainte de demararea procedurilor de mutare, rezervarea de denumire prin depunerea unei cereri de verificare a disponibilitatii. Administratorul depune trei propuneri de denumire, inclusiv denumirea initiala si o taxa corespunzatoare.

Dupa confirmarea legata de nume (care se poate modifica sau ramane acelasi) si dupa mutarea scriptica a sediului social, se va emite de catre autoritatile competente un alt act constitutiv, completat si actualizat cu noile modificari. Acestea trebuie inregistrate in baza unei decizii emise de un judecator-delegat.

Ulterior, actionarii si/sau asociatii firmei trebuie sa predea documentele neutilizate pana la data transferului de sediu social la Registrului Comertului competent, care va elibera acte noi ce vor avea inscriptionata adresa noului sediu social. De asemenea, firma va trebui sa cumpere un alt Registru Unic de Control si sa modifice toate actele oficiale care au in antet adresa veche. Printre acestea se numara chitantierele si facturierele.

Afla AICI cum pastrezi in ordine si in siguranta documentele importante!

Mutare sediu firma - Office Direct

<

Mutarea efectiva a sediului

In functie de dimensiunea firmei, mutarea efectiva a sediului poate fi mai simpla sau mult mai complicata decat o mutare domestica, dintr-o casa in alta casa. Organizarea si o strategie bine pusa la punct, astfel incat activitatea efectiva a firmei sa nu se opreasca sau sa fie blocata, pot face actiunea in sine, daca nu placuta, cel putin suportabila.

Mutarea sediului social poate sa fie un prilej exceptional pentru reorganizarea mai eficienta a activitatii birocratice a firmei si pentru amenajarea functionala a noului sediu, mai ales in cazul firmelor cu potential, al celor medii si mari, care au angajati in functii de administratie, contabilitate si alte activitati specifice pentru un sediu de firma.

Astfel, se recomanda o buna organizare a documentelor, prin folosirea de bibliorafturi si dosare bine marcate si a unor opisuri, pentru identificarea usoara a actelor si clasificarea lor corecta in arhiva noului sediu.

Vezi AICI toate ofertele noastre de CUTII DE DEPOZITARE si alege-le pe cele de care ai nevoie!


Mobilierul de birou trebuie ales din timp, iar un truc foarte bun este apelarea la firme care se pot ocupa de amenajarea interioara si, eventual, de organizarea practica a spatiului noului sediu.

Nu trebuie ratata ocazia mutarii intr-un sediu nou pentru a pune in ordine documentele firmei, dar si pentru a le distruge pe cele care nu mai sunt necesare. Este indicat ca distrugerea documentelor sa se faca in siguranta, astfel ca trebuie luate in calcul inclusiv distrugatoarele de documente, mai ales daca exista retete, patente sau informatii care trebuie sa ramana secrete.

Amenajarea unui nou sediu este extrem de tonica si energizanta pentru toti cei implicati in activitatea unei firme. Este mai mult sau mai putin echivalentul tonusului pe care il are o familie care se muta in casa noua. Momentul trebuie sa fie unul profitabil, cu efecte benefice care sa se intinda pe termen lung, iar o modalitate prin care se poate realiza acest lucru este dotarea birourilor cu tehnica noua, cu aparate necesare, accesorii de birou si elemente de papetarie moderne si practice.

Vezi toata gama de BIBLIORAFTURI si ACCESORII DE INDOSARIERE!

Nu omite ceasurile de birou, mesele si scaunele ergonomice si sursele de lumina artificiala, plantele si nici calculatoarele noi. Ia in calcul si alternativele tehnice care sa garanteze ca datele virtuale ale firmei raman in siguranta si ca vor putea fi accesate si dupa mutarea in noul sediu.

Un nou sediu poate fi considerat un nou inceput, asa ca merita atentie, preocupare si o abordare pragmatica, pentru ca efectele pozitive sa fie in folosul tuturor celor care se ocupa de respectiva afacere si sa aduca dezvoltare si eficienta.

Sursa foto: Shutterstock.com

Ultimele postari
sus