Blog

Cum pastrezi in siguranta (si in ordine) documentele importante

Cum pastrezi in siguranta (si in ordine) documentele importante

Certificatele de nastere si casatorie, actele masinii, ale casei, documentele legate de ipoteca si credite, documentele cu depozitele bancare, facturile de taxe si impozite si altele sunt acte importante care trebuie pastrate in siguranta si in ordine. La fel de valoroase sunt si documentele unei institutii, indiferent ca este vorba de o firma mica sau mare, de o firma privata sau de stat.
Un sistem organizat de pastrare si stocare in siguranta a documentelor, indiferent de natura lor, aduce numai beneficii. Ai dovezi pe hartie atunci cand esti pus sa achiti taxe pe care le-ai platit deja, gasesti rapid certificatul de casatorie, actele casei, iar intr-o firma, productivitatea serviciului contabil si a celui care se ocupa de actele angajatilor creste. In plus, scapi de stresul de a cauta un anume act intr-un vraf haotic de alte hartii pe care stii sigur ca-l ai, dar pe care nu-l gasesti. A pastra in siguranta documentele inseamna mai mult decat sa le pui intr-un sertar.

Protejeaza, ca sa poti organiza usor!

Documentele trebuie protejate corect, iar sistemele de protectie individuale sunt si prima etapa a organizarii pentru ca acestea au perforatiile pentru arhivare. Cateva sfaturi pot fi utile, fie ca este vorba despre documentele personale, ale familiei, actele de proprietate, contracte financiare, fie de documentele firmei:

Descopera categoria noastra de FILE DE PROTECTIE PENTRU DOCUMENTE!


1. Foloseste file de protectie pentru fiecare document! Putini stiu ca aceste file de protectie au grosimi diferite, de la 38 la 200 de microni sau mai mult. Vizibilitatea este la fel de buna, dar nivelul de protectie si usurinta in utilizare difera. Exista file de protectie transparente, dar colorate, astfel ca fiecare categorie de documente poate fi protejata cu un anumit cod de culoare, fapt care face identificarea mai usoara si elimina riscul de a rataci un document albastru in dosarul cu acte rosii, de exemplu.
2. Unele file de protectie au latimea mai mare, fapt care face infolierea mai usoara. Toate au perforatii standard pentru indosariere.
3. Contractele cu multe file, brosurile, cartile tehnice, certificatele de garantie sunt, de regula, mai groase, asa ca pot fi protejate in folii de protectie cu burduf. Acestea au banda pentru indosariere mai groasa, astfel incat sa ofere suportul necesar.
4. Mapele colorate sunt excelente pentru organizarea documentelor personale. Sunt extrem de rezistente si pot fi arhivate in bibliorafturi, pentru ca au un sistem standard de indosariere sau pot fi organizate in sertare, pe verticala.
5. Foloseste etichete in culori diferite si vei gasi rapid orice ai cauta! O solutie simpla este aceea de a face un opis, in care sa notezi unde se afla fiecare act in parte.   

Mapele din plastic sunt o solutie de organizare extrem de simpla si intuitiva

Filele de protectie, indiferent de grosimea lor, permit scanarea si fotocopierea documentelor fara a mai fi necesara scoaterea lor din invelisul de plastic.

Organizarea actelor la birou - Office Direct

Cum se alege biblioraftul?

Documentele infoliate trebuie asezate in functie de scopul si utilitatea lor. Cea mai buna solutie o reprezinta bibliorafturile, dar, pentru ca acestea sa fie cu adevarat utile si practice, trebuie corect alese. Ia in calcul urmatoarele:

- dimensiunea spatiului in care vor fi asezate (cat de inalte sunt rafturile, cat de adanci);
- bibliorafturile trebuie sa fie mai mari decat documentele care vor fi indosariate;
- variantele ergonomice permit o deschidere de 180 de grade si aduc o economie importanta de timp la indosariere sau atunci cand se cauta un document, au o capacitate mare si sunt foarte usor de utilizat.

Ia in calcul de cate dosare ai nevoie, mai ales daca, pe parcurs, documentele pe care trebuie sa le pastrezi vor fi din ce in ce mai multe, asa cum este in cazul unei firme, de exemplu. In ceea ce priveste documentele familiei, un singur sertar si doua-trei bibliorafturi sunt suficiente.

Vezi toata gama de BIBLIORAFTURI si ACCESORII DE INDOSARIERE!

Intr-o firma privata sau de stat, regulile de indosariere si organizare a documentelor sunt clasice, iar cei care se ocupa de acest aspect stiu cum sa o faca. Acasa, insa, desi documentele sunt infinit mai putine, riscul de a le pierde este mai mare.

Cea mai buna solutie este sa folosesti un sistem de organizare propriu, bazat pe nevoile tale, care sa-ti fie confortabil. Nu face greseala de a spune „tin minte unde am pus acest document!”, pentru ca nu va fi deloc asa. Daca vei avea nevoie de el peste cateva luni, este foarte putin probabil sa-l gasesti rapid. Un sistem de organizare stabilit de tine iti va permite sa gasesti orice act, oricand, cu ochii inchisi.  

Cateva sfaturi:
- alege mape sau bibliorafturi colorate (acte casa, masina si acte personale, de exemplu);
- foloseste mape de plastic cu burduf;
- nu supraincarca dosarele cu documente.

Alege, in functie de nevoi, dosarele pentru arhivarea documentelor!

Organizarea documentelor la birou - Office Direct

Depozitare

Unele documente nu mai sunt de actualitate, dar nu pot ajunge la cosul de gunoi, pentru ca sunt importante sau au valoare sentimentala. Pentru a le pastra in conditii optime, trebuie sa fie corect protejate, cu filele si mapele de protectie si apoi depozitate. Cutiile de depozitare sunt una dintre cele mai bune inventii, fiind utile si pentru documente, dar si pentru maruntisurile din casa, pentru cadouri sau pentru a face loc in sifonier si ordine in sertarele cu haine.

Marele avantaj al cutiilor de depozitare este faptul ca se pot plia si vor ocupa un spatiu extrem de mic atunci cand nu ai nevoie de ele. Cele din carton ondulat sunt foarte rezistente, cele colorate sunt decorative si produc o atmosfera placuta in camera copilului, in zona unde ti-ai amenajat biroul de acasa ori pe rafturile bibliotecii.

Este important ca locul unde depozitezi documentele sa fie sigur, uscat si accesibil.

Vezi AICI toate ofertele noastre de CUTII DE DEPOZITARE si alege-le pe cele de care ai nevoie!

Trucuri inteligente

Organizarea poate sa fie obositoare, dar este, pana la urma, doar rutina, iar atunci cand iti stabilesti singur regulile, lucrurile sunt si mai simple. Cateva trucuri inteligente te vor ajuta sa tii totul in ordine, iar documentele tale sa fie mereu usor de gasit:

1. Nu pune totul intr-un singur dosar: organizeaza-le dupa criterii logice!
2. Din cand in cand, pune lucrurile in ordine! Poti face un dosar numit „de organizat”, unde sa pui documente care apar intr-un anumit interval de timp, iar dupa o saptamana, o luna sau sase luni, in functie de cat de multe sunt, sa le plasezi pe fiecare in parte in dosarul corect.
3. Pastreaza si documentele care par inutile, de exemplu, cartile tehnice ale unor aparate din casa si certificatele de garantie! Sunt extrem de utile cand respectivele produse au probleme sau se strica si se afla inca in garantie.
4. Renunta la ideea de a face un dosar cu „diverse”, pentru ca exista riscul ca toate documentele sa ajunga acolo pentru totdeauna!
5. Fii foarte specific si foloseste etichete! Cele autocolante detasabile sunt extrem de eficiente.
6. Este foarte bine sa pastrezi unele documente cu importanta sentimentala, dar acestea trebuie puse separat. Acolo pot fi rapoarte vechi, lucrari scolare, desene si amintiri.
7. Fa copii pentru cele mai importante documente si depoziteaza-le intr-un alt loc! O solutie buna este sa le scanezi si sa le pastrezi intr-un dosar virtual, care sa fie in oglinda cu cel din bibliorafturile, dosarele sau mapele de acasa. Este foarte util ca documentele esentiale sa fie si in format electronic, intrucat, de ceva timp, se pare ca toata lumea s-a mutat in mediul virtual.
8. Fa un dosar pentru fiecare membru al familiei, in care sa pastrezi tot ceea ce are legatura cu analizele, investigatiile si rezultatele medicale! Poti adauga unul similar si pentru animalul de companie.  
9. Trece, din cand in cand, in revista, documentele stocate si arunca ce nu mai este necesar! Este util sa faci asta cel putin o data pe an.
10. Fa un dosar „de urgenta” in care sa pui copiile unor documente esentiale, toate impreuna, pentru a le putea lua cu tine intr-o situatie critica (cutremur, inundatii, incendiu)!

Pastrarea in siguranta si in ordine a documentelor este esentiala, atunci cand este vorba despre o firma sau o intreprindere, dar este la fel de importanta si pentru actele personale. Organizarea si protejarea lor reprezinta o modalitate simpla prin care scapi de complicatii, dat fiind faptul ca recuperarea unor acte ratacite sau deteriorate inseamna taxe si mult timp pierdut.

Sursa foto: shutterstock.com

Ultimele postari
sus