De cele mai multe ori, cand vine vorba despre un business, discutiile se invart in jurul profitului. Putini stiu, insa, ca nu profitul este asul din maneca unei afaceri de succes, ci… casflow-ul.
Vorbim, practic, despre notiunea de flux de numerar. Mai exact: de cati bani lichizi dispui la un moment dat. Cu cat evidenta si controlul acestui aspect al business-ului din care faci parte sunt mai amanuntite, cu atat creste gradul de succes al companiei. Pentru ca vei putea sa faci investitii si sa te dezvolti doar atunci cand dispui de bani si in cont, nu doar pe hartie.
● Ce este cash flow-ul
● Analiza cash-flow-urilor intreprinderii
● Previziuni cash flow
Ce este cash flow-ul
In primul rand, trebuie delimitata foarte clar diferenta dintre profit si cashflow, pentru ca, oricat de asemanator ar suna, sunt doua elemente diferite ale unei afaceri.
Daca ar fi sa privim business-ul ca pe o tabla de sah, am putea spune ca profitul este regele, iar cashflow-ul este regina. In timp ce profitul este doar pe hartie, cashflow-ul este cel care dicteaza in ce directie si cat de departe te poti avanta cu dezvoltarea afacerii.
Cu alte cuvinte: in timp ce profitul se refera la ceea ce ramane din veniturile inregistrate dupa ce au fost scazute toate cheltuielile societatii (pentru a se inregistra profit, este nevoie ca, pe perioada unui exercitiu financiar, veniturile sa fie mai mari decat cheltuielile), cashflow-ul (in traducere, fluxul de numerar sau de trezorerie) reprezinta diferenta dintre iesirile de numerar (platile si cheltuielile făcute) si intrarile de numerar (incasarile de la clienti, furnizori, investitori) ale unei firme, pe o anumita perioada.
Mai precis, cash-flow-ul este suma de bani neta de care dispui intr-un anumit moment - saptamanal, lunar, trimestrial sau anual. Din cauza intarzierilor in ceea ce priveste plata facturilor din partea clientilor, sunt foarte intalnite situatiile in care profitul este urias pe hartie, in timp ce conturile companiei sunt goale.
Daca esti genul de persoana careia ii place sa stea cu ochii pe bani si fizic, nu doar pe hartie, cu siguranta un seif iti va fi de mare ajutor. Iti poti pastra in el nu doar finantele, ci si documentele valoroase.
Beneficiile urmaririi cashflow-ului
Daca stii unde te afli, atunci iti este mai usor sa-ti dai seama in ce directie te indrepti. Zicala este valabila atat in viata de zi cu zi, cat si in business. Iata, asadar, de ce este bine sa urmaresti cashflow-ul companiei tale:
● beneficiezi de o imagine clara a tuturor incasarilor si platilor efectuate;
● poti analiza evolutia situatiei finaciare a companiei, ajustand mai usor cheltuielile;
● poti emite previziuni financiare;
● estimezi corect incasarile si planifici platile in concordanta cu acestea;
● detii controlul si iei decizii in cunostinta de cauza.
De exemplu, poti sa investesti in publicitate. Daca ai un business in domeniul HoReCa, afla din articolul nostru care sunt materialele promotionale ideale pentru promovarea acestui tip de business.
Tipuri de cash flow
Cashflow-ul este „aerul” pe care il respira orice afacere, pentru ca, evident, este nevoie de bani pentru a acoperi cheltuielile legate de functionarea ei. In functie de cum arata contul la un moment dat, putem vorbi despre doua tipuri de cash flow:
● cash-flow pozitiv - banii care intra in firma sunt mai multi decat cei care ies (incasari > plati). Este cazul ideal, dar rar intalnit;
● cash-flow negativ - banii care intra in firma sunt mai putini decat cei care ies (incasari < plati). Este una dintre cele mai frecvente situatii cu care se confrunta majoritatea firmelor: au vandut bine, au emis facturi, dar acestea nu au fost incasate. Asadar, banii exista doar in teorie, nu si in practica. Astfel, efectuarea unor plati sau investitii devine extrem de dificila, daca nu chiar imposibila. Acesta este motivul pentru care trebuie sa fii mereu cu ochii pe cashflow, astfel incat sa intelegi cum functioneaza procesul de plati si incasari in firma si ce trebuie sa imbunatatesti.
Sa-ti convingi, insa, clientii sa plateasca facturile la timp poate fi un lucru dificil, asa ca trebuie sa te gandesti si la alte modalitati prin care sa-ti asiguri cashflow-ul. Un mare ajutor in acest sens l-ai putea primi de la un software de tip ERP (Enterprise Resource Planning), prin intermediul caruia poti gestiona activitati precum contabilitatea, aprovizionarea, managementul proiectelor, managementul riscurilor si distributia.
Pentru a preveni incidentele nedorite, asigura-te ca ai cel putin doua locuri in care iti salvezi documentele importante. Poti alege un server, un cont de cloud, memoria interna a laptop-ului/calculatorului sau un stick de memorie, pe care il poti purta cu tine, avand mereu la indemana informatiile necesare.
Analiza cash-flow-urilor intreprinderii
Fluxul de numerar poate proveni din activitati operationale, din finantare si din investitii. Asadar, analiza cash-flow-urilor intreprinderii arata astfel:
● Cashflow-ul operational, ce reprezinta banii proveniti din activitatile curente ale firmei - vanzarea produselor si/sau serviciilor;
● Cashflow-ul investitional, reprezentat de banii generati intern, din active non-operationale;
● Cashflow-ul de finantare, adica banii proveniti de la actionari, investitori, din imprumuturi bancare sau dividende.
Oricat de organizat ai fi, exista situatii care nu depind de tine si care ti-ar putea putea subtia simtitor fluxul de numerar, cum ar fi: anularea unei comenzi foarte mari, pierderea unui contract sau aparitia unor cheltuieli neprevazute.
Pe langa subtierea contului bancar, firmele care se confrunta cu un cashflow sensibil prezinta si alte „simptome":
● utilizarea aproape de limita superioara a liniei de credit;
● prelungirea termenelor de plata a datoriilor (salarii, credite, taxe si impozite, chirie, utilitati etc.);
● lipsa stocurilor de marfa necesara productiei;
● lipsa de fonduri pentru restructurari, relocari, investitii;
● marja scazuta de profit.
Metode de calcul cash flow
Indiferent ca esti omul tehnologiei sau al pixului pe hartie, daca nu esti in permanenta la curent cu fluxul de numerar pe care il ai la dispozitie, nu te poti lauda cu o afacere sanatoasa. O firma poate supravietui fara profit, dar nu si fara bani in cont. Daca nu ai suficient cash la indemana, firma ta poate intra in incapacitate de plata si, implicit, in faliment.
Daca alegi tehnologia, sa stii ca pe piata exista diverse softuri care te pot ajuta sa tii evidenta gestiunii, incasarilor, cheltuielilor si veniturilor.
Daca ai citit si tu studiile potrivit carora scrisul de mana activeaza mai multe arii cerebrale decat cel la tastatura, poate ca un planner magnetic din oferta noastra ti-ar putea fi de ajutor in urmarirea cashflow-ului.
In ceea ce priveste metoda de calcul a cash flow-ului, aceasta este una simpla:
Cash flow = incasari (documentele de incasare primite de la clienti, debitori si investitori) – plati (documentele de efectuare a platilor catre furnizori, salariati, creditori, stat).
La ce trebuie sa fii atent este TVA-ul, intrucat nu poate fi aplicat pe toate cheltuielile (salarii, contributii sociale, impozite, parteneri neplatitori de TVA etc.).
Pentru ca socotelile sa fie corecte, inainte de a te apuca de calculat, trebuie sa ai la dispozitie urmatoarele informatii:
● numarul de angajati, valoarea salariilor si planurile societatii de a crea noi locuri de munca in viitor;
● detalii privind capacitatea de productie, necesarul de echipamente noi, frecventa reparatiilor si valoarea lor;
● suma investitiilor planificate, rambursarea unor credite existente, termenele contractuale privind incasarea si plata;
● modalitatea de formare a pretului de vanzare, discounturi acordate etc.
Un alt element asupra caruia trebuie sa te opresti, inainte de a te apuca de treaba, este durata perioadei de prognoza, calculata in functie de destinatia documentului. In cazul unor analize bancare, de exemplu, analiza necesara se intinde, de obicei, pe durata de rambursare a creditului. Pentru proiectele finantate din fonduri nationale sau europene, durata de analiza poate fi de 5, 7 sau 10 ani.
Analiza fluxului de numerar pentru uzul intern al companiei se realizeaza, de regula, pentru maximum un an, intrucat acuratetea informatiilor scade direct proportional cu cresterea perioadei de analiza.
Ca sa gasesti rapid orice ai nevoie, alege solutiile organizare si arhivare a documentelor puse la dispozitie de officedirect.ro! Poti alege din cateva sute de produse gandite special pentru a veni in sprijinul tau.
Previziuni cash flow
Odata ajuns in situatia de a fi nevoit sa faci anumite plati, desi inca nu dispui de banii necesari (ai datorii sau vrei sa te dezvolti), trebuie sa cauti optiuni de finantare.
Un brainstorming cu echipa te-ar putea ajuta sa gasesti idei multe si bune. Afla din articol cum sa tii o sedinta eficienta cu angajatii.
Pentru a primi insa banii de care ai nevoie, persoanele (fie ele fizice sau juridice) de la care urmeaza sa ii ceri trebui sa stie daca, cand si pe ce baza ii vor primi inapoi. Iar aici intervine notiunea de previziune a cashflow-ului.
Asta inseamna ca trebuie sa-ti dai seama cum va arata soldul contului tau bancar pentru urmatoarele luni, incluzand si imprumutul pe care vrei sa il faci. O planificare de cashflow trebuie sa includa:
● ce si cand urmeaza sa incasezi;
● ce plati ai de efectuat (inclusiv rambursarea sumei pe care vrei sa o obtii);
● ce evenimente viitoare ti-ar putea influenta fluxul de numerar;
● in ce fel te afecteaza schimbarile sezoniere etc.
Cand faci aceasta analiza, nu uita sa iei in considerare momentele in care societatea obtine incasari, dar si pe cele in care trebuie sa efectueze plati (ex. facturile cu plata la 30, 60 sau 90 de zile).
Planificarea trebuie actualizata permanent, pe masura ce tranzactiile au loc. Mai mult decat atat, ideal ar fi sa creezi prognoze multiple, luand in calcul inclusiv cel mai negru scenariu. Creditorul va vedea ca poti rambursa imprumutul chiar si atunci, iar sansele de a obtine finantarea vor creste. Pe de alta parte, in cazul in care cashflow-ul tau este unul pozitiv, esti in pozitia de a negocia conditii mai bune pentru finantare.
Datele unei prognoze sunt cu atat mai precise cu cat durata analizata este mai scurta.
Sfaturi pentru gestionarea unui flux de numerar sanatos
Avand in vedere ca reprezinta diferenta dintre banii care ies si care intra in firma, fluxul de numerar poate fi imbunatatit din ambele perspective: atat din cea a incasarilor, cat si din cea a cheltuielilor. Asadar:
● monitorizeaza cu atentie termenele de plata, atat pentru incasari, cat si pentru plati;
● nu tine banii blocati in stocuri, ci comanda doar ceea ce ai nevoie;
● factureaza la timp, pentru a evita sa incasezi cu intarziere;
● seteaza mesaje automate, pentru a le reaminti clientilor de plata facturilor;
● seteaza termene de plata mai scurte;
● achita-ti la timp propriile facturi;
● analizeaza cheltuielile si vezi cum le poti optimiza;
● planifica investitiile in functie de previziunile de cash-flow;
● pastreaza separat o suma de bani pentru urgente.
Oricum ai decide sa iti gestionezi afacerea, pe Officedirect.ro gasesti in permanenta produsele de care ai nevoie (in varianta eco, dar si din game premium) pentru a-ti mentine activitatea bine organizata si usor de efectuat.
Sursa foto: unsplash.com si pexels.com
