Productivitatea este un concept-umbrela, fara de care o companie nu poate avea succes. Pentru a se putea dezvolta si inova, o companie trebuie sa fie preocupata si sa investeasca in productivitatea firmei si a angajatilor.
In cele ce urmeaza vom discuta despre ce inseamna productivitatea, de ce este importanta, cum se calculeaza productivitatea muncii si multe alte lucruri interesante.
● Ce inseamna productivitatea la modul general
● Importanta productivitatii
● Ce este productivitatea muncii
● Calcul productivitatea muncii
● Tipuri de productivitate
● Exemple de productivitate
● Probleme cu productivitatea muncii
● Factori care influenteaza productivitatea muncii
● Cresterea productivitatii ca manager
● Cresterea productivitatii ca angajat
Ce inseamna productivitatea la modul general
In sensul mai larg, productivitatea este diferenta dintre resursele investite si rezultatele obtinute intr-o anumita activitate. In functie de domeniul in care activezi, productivitatea poate fi asimilata cu eficienta, poate fi contabilizata usor sau, dimpotriva, poate fi aproape imposibil de masurat, mai ales atunci cand e vorba despre creativitate sau inovatie.
Pentru o companie in plina ascensiune, productivitatea este unul dintre motoarele afacerii, alaturi de inovatie si dezvoltare. Productivitatea ii afecteaza deopotriva pe angajati si pe angajatori. De exemplu, primii trebuie sa fie productivi pentru a putea evolua in cariera, in timp ce managementul trebuie sa creeze toate conditiile necesare pentru a stimula productivitatea.
Importanta productivitatii
Pentru o companie angajatii reprezinta o investitie si, ca orice investitie, ar trebui sa ofere un randament sanatos pentru firma. Atunci cand angajatii sunt productivi, compania isi atinge obiectivele de investitie in resursele umane.
Mai mult, productivitatea muncii contribuie motivarea angajatilor, iar astfel ajuta la conturarea unui mediu mai bun de lucru, orientat spre rezultate si inovatie. Un nivel sustinut al productivitatii muncii este important din mai multe puncte de vedere:
● Cresterea satisfactiei clientilor - acestia vor fi multumiti de produsele/serviciile tale, vor continua sa cumpere si chiar vor spune altora despre companie. O productivitate mai buna poate duce la livrarea de bunuri mai repede;
● Termeni mai buni pentru furnizori - daca productivitatea muncii este ridicata, poti creste productia si cumpara materii prime si alte componente in cantitati mai mari. O cantitate mai mare de produs te poate ajuta sa obtii preturi mai mici la furnizori;
● Salarii atractive - productivitatea muncii ridicata iti permite sa platesti salarii mai mari, iar acest lucru poate atrage viitorii angajati;
● Acces mai usor la surse de finantare - atunci cand productivitatea muncii este asociata unui profit mai mare, iti va fi mai usor sa obtii imprumuturi.
In cazul angajatilor, productivitatea ridicata este importanta deoarece:
● Contribuie la reducerea stresului - persoanele productive sunt mai putin stresate. Atunci cand esti productiv, folosesti mai putina energie pentru sarcinile zilnice. Daca iti organizezi timpul eficient, termini sarcinile de lucru mai repede, de o calitate ridicata si inainte de deadline;
● O stare de bine - daca petreci mai putin timp asupra unor sarcini, ai mai multe ocazii sa ai grija de corpul si de mintea ta. In plus, persoanele productive sunt mai constiente de propriile limite si stiu cand au nevoie de o pauza;
● Senzatie ca munca lor conteaza - productivitatea muncii ridicata iti permite sa vezi motivele din spatele realizarilor tale. Daca stii ce sta in spatele actiunilor tale, vei fi mai motivat sa iti indeplinesti activitatile zilnice. De exemplu, daca stii ca trebuie sa trimiti multe emailuri intr-o zi, aceasta activitate poate fi mai usor tolerata daca privesti imaginea in ansamblul ei si te gandesti ca aceste emailuri contribuie la atingerea obiectivelor business-ului;
● Sustenabilitate - uneori, productivitatea muncii poate ajuta mediul. De exemplu, daca petreci cu o ora mai putin asupra unor sarcini de lucru si in functie de mediul de lucru, poti reduce consumul de energie electrica si caldura.
Ce este productivitatea muncii
Productivitatea muncii consta, pe scurt, in realizarea muncii intr-un timp cat mai scurt, fara a afecta calitatea sau/si bunastarea fizica si mintala. Munca productiva implica un nivel optim de concentrare si determinare pentru a putea realiza sarcinile de lucru intr-un anumit termen-limita.
Cu alte cuvinte, productivitatea muncii este intersectia dintre organizarea eficienta a timpului, concentrarea asupra activitatii curente si motivatia necesara pentru a avea succes.
Unul dintre rolurile departamentului de resurse umane este sa stabileasca un echilibru intre necesarul de forta de munca si obiectivele companiei. Citeste articolul Departamentul de resurse umane: rol si responsabilitati pentru a afla cum se organizeaza un departament de HR si care sunt activitatile sale!
Calcul productivitatea muncii
O companie ar trebui sa fie capabila sa masoare productivitatea daca doreste sa vada ca eforturile sale de a creste eficienta firmei dau rezultate. De exemplu, productivitatea muncii in Romania a crescut in primul semestru din 2022 cu 18,6%.
Exista mai multe tipuri de parametri folositi pentru a evalua productivitatea muncii. Iata care sunt cei mai importanti:
● Venit per angajat - aceasta este o cuantificare de baza a productivitatii pentru multe companii. Se calculeaza ca fiind veniturile pe ultimele 12 luni impartite la numarul actual de angajati;
● Numarul de elemente produse - se aplica mai ales in manufactura, constructii sau alte industrii in care se obtin piese sau alte rezultate practice intr-un anumit interval de timp;
● Scorul de satisfactie al clientilor - se obtine prin chestionare aleatoare oferite clientilor pentru a evalua cat de multumiti sunt pe o scala de la 1 la 5 sau de la 1 la 10. Un scor mic inseamna ca produsele/serviciile tale nu sunt satisfacatoare;
● Timpii de inactivitate - daca ai perioade de cateva saptamani sau chiar luni fara activitate, productivitatea muncii poate fi compromisa;
● Rata de fluctuatie a angajatilor - se refera la procentul angajatilor care parasesc companii intr-un anumit interval de timp. Un procent ridicat este asociat unei productivati scazute deoarece ai nevoie de timp, efort si bani pentru a inlocui angajatii;
● Marja bruta de profit - reflecta cat de eficienta este compania si procesele sale. Se obtine prin scaderea din veniturile nete costurile bunurilor vandute sau a serviciilor oferite. Daca marja bruta de profit este constant sub nivelul concurentei, exista un risc mai mare de a fi depasit de competitorii mai productivi.
Productivitatea muncii formula
Productivitatea este o masura a eficientei muncii. De exemplu, productivitatea muncii reprezinta raportul dintre totalul iesirilor si o unitate de timp, produse sau servicii produse/unitate de timp (deseori, numar de ore lucrate).
Prin productivitatea muncii formula putem afla care este productivitatea muncii in companie. La nivel de organizatie, productivitatea muncii se calculeaza ca produs intern brut/numar de angajati. Uneori, indicatorul se calculeaza si ca produs intern brut/numar de ore lucrate.
Tipuri de productivitate
La nivelul unei organizatii exista patru tipuri de productivitate:
● Productivitate de capital - masoara cat de eficient folosesc angajatii resursele financiare pentru a produce produse si/sau servicii. Capitalul fizic include materiale, echipamente de depozit/fabrica, computere si masini. Cu alte cuvinte, include orice lucru tangibil folosit pentru a produce bunuri sau servicii. Pentru a calcula productivitatea de capital se scad din capitalul fizic pasivele (datorii si cheltuieli). Un numar mai mare inseamna o productivitate a muncii mai ridicata. Pentru a creste productivitatea capitala este necesar sa investesti in capitalul fizic sau sa reduci din pasive;
● Productivitatea materiala - daca firma ofera servicii si nu produse, probabil ca te va interesa mai mult productivitatea materiala. Este similara productivitatii de capital, insa, in loc sa ia in calcul capitalul fizic, se concentreaza asupra materialelor. In categoria de materiale intra mai ales materiile prime. De exemplu, carbuni pentru a produce electricitate. Formula de calcul este la fel ca in cazul productivitatii de capital. Se scad din materiile prime pasivele (datorii si cheltuieli);
● Productivitatea muncii - analizeaza cat de productiv este fiecare angajat. Calculeaza de cat timp este nevoie pentru ca un angajat sau o echipa de lucru sa produca un anumit bun sau serviciu. Pentru a calcula se imparte valoarea bunurilor sau serviciilor la numarul de ore necesare pentru realizarea lor;
● Productivitatea totala - reprezinta o masura multifactoriala a productivitatii. Pe langa capital, materiale si munca se iau in calcul si aspecte precum stilul de management, cunostintele si structura organizationala si cum acestea, in ansamblul lor, influenteaza productia. Pentru a calcula productivitatea totala imparte valoarea tuturor produselor la valoarea medie ponderata a tuturor factorilor. Pe scurt, poti calcula productivitatea totala odata ce determini importanta fiecarui factor in procesul de productie.
Exemple de productivitate
Productivitatea are drept scop sa obtii mai multe rezultate din capital, materiale si costul cu angajatii. Motivarea angajatilor joaca un rol determinant in productivitatea muncii, iar mediul de lucru si cat de inspirati se simt salariatii le influenteaza eficienta la job. Iata cateva exemple de productivitate prin care se poate creste cantitatea de produs fara a compromite calitatea:
● Imparte proiectele mari in sarcini mici;
● Foloseste tehnica Pomodoro. Lucru intens timp de 25 de minute urmate de 5 minute de pauza;
● Incurajeaza o rutina matinala de refacere a fortelor (alimentatie sanatoasa, sport etc);
● Promoveaza prioritizarea sarcinilor de lucru in functie de importanta;
● Foloseste gamificare pentru a motiva angajatii si a incuraja retentia firmei - gamificarea se refera la folosirea unor strategii imprumutate din jocurile video. De exemplu, un proiect mai mare este impartit in secvente mai mici, iar dupa fiecare obiectiv bifat, angajatul este premiat prin recunoastere si recompense.
Probleme cu productivitatea muncii
Probleme cu productivitatea muncii pot avea diverse cauze. Iata cateva probleme de productivitate si ce masuri poti lua pentru a le rezolva:
● Angajatii nu au nicio directie - este realist sa te astepti ca angajatii sa aiba un anumit nivel de autonomie in munca, insa daca supervizorii nu le ofera indicatii de niciun fel, le va fi dificil sa isi organizeze timpul si sarcinile de lucru in mod eficient. Managerii ar trebui sa comunice regulat ce asteptari au prin discutii despre obiectivele pe termen scurt si lung;
● Absenta trainingului - companiile solicita anumite abilitati la angajare, insa fiecare firma are propriile cerinte si asteptari. Trainingul insuficient sau deficitar poate duce la greseli din partea angajatilor. De aceea, este important sa implementezi un program de training al noilor angajati, pentru ca acestia sa stie ce au de facut, ce obiective are compania, ce produse exista etc. Astfel, vor incepe sa se simta increzatori in munca lor si se vor preveni anumite greseli;
● Lipsa echilibrului dintre viata profesionala si cea personala - o saptamana obisnuita de munca are 40 de ore. Celelalte 128 de ore din saptamana pot fi folosite de catre angajati asa cum isi doresc. Uneori, poate fi nevoie sa lucreze cateva ore dupa program. Cu toate acestea, daca angajatii lucreaza ore suplimentare in timpul saptamanii sau chiar si in weekend, exista un risc mai mare de burnout. Companiile pot oferi solutii pentru automatizarea sarcinilor repetitive, workshopuri pentru organizarea timpului si beneficii extrasalariale pentru destindere in timpul liber (masaj, vacante, sport, cursuri de dans etc);
Folosirea unei agende te ajuta sa te organizezi mai usor pentru a-ti prioritiza sarcinile de lucru. Alege agendele de la Office Direct si poti avea acces la produse din toate categoriile: eco, standard si premium care vor fi livrate in timp util (24-48 de ore).
● Lipsa spatiilor de lucru linistite - chiar si cei mai productivi angajati au nevoie de o pauza de la biroul open floor. Daca nu exista un loc in care sa se poata retraga pentru a lucra in liniste, exista o probabilitate mai mare sa isi piarda din concentrare;
● Asteptari nerealiste - pentru angajati este descurajator sa primeasca o lista de sarcini de lucru si sa stie ca este imposibil din punct de vedere uman sa le finalizeze pana la deadline. Cum pot angajatii sa fie motivati si productivi daca au un munte de lucruri de facut? Supervizorii trebuie sa se asigure ca sarcinile de lucru sunt realist distribuite si sa faca ajustari acolo unde este nevoie;
● Lipsa feedback-ului - daca superiorii nu le ofera ocazia de a-si imbunatati munca sau recomandari in acest fel, angajatii pot presupune ca munca lor este satisfacatoare. Capacitatea de a oferi feedback constructiv este vitala pentru orice manager.
Motivarea angajatilor te ajuta sa cresti productivitatea companiei. Citeste si articolul Motivarea angajatilor: importanta ei si ce solutii au managerii pentru a afla cateva strategii prin care iti poti motiva angajatii!
Factorii care influenteaza productivitatea muncii
Productivitatea, la fel ca inovatia si dezvoltarea unei companii, se bazeaza pe cativa factori care pot stimula eficienta sau pot sa puna bete in roate angajatilor. Iata care sunt acesti factori si de ce sunt importanti pentru o afacere.
Tehnologia
Nu mai este un secret pentru nimeni faptul ca, in ziua de astazi, tehnologia este unul dintre importantele motoare ale dezvoltarii unei afaceri, iar productivitatea depinde, in primul rand, de tehnica pe care o ai la dispozitie.
Nu poti spera sa-ti depasesti concurenta, daca folosesti echipament invechit, daca angajatii nu au la dispozitie softuri recente si inovative sau daca nu tii cont de noile trenduri in domeniu, cum ar fi automatizarea si inteligenta artificiala.
Obiectivele
Cu totii stim ca obiectivul unei afaceri este sa aduca profit, dar nu este suficient sa stim asta ca sa putem obtine o productivitate mai mare. O companie are nevoie de obiective specifice, realizabile, detaliate si usor de inteles de catre angajati.
Asadar, „vrem sa facem profit” nu este un obiectiv adevarat. „Vrem sa crestem numarul de contracte semnate lunar cu 10%” este un obiectiv care poate fi setat, masurat si, la randul lui, poate fi impartit in alte seturi de obiective.
Poti imbunatati productivitatea muncii daca notezi obiectivele pe termen scurt pe o tabla magnetica. Plaseaza comanda pe site-ul Office Direct sau transmite caracteristicile dorite prin e-mail sau la telefon! Produsele dorite de tine vor fi livrate in 24-48 de ore.
Angajatii
Productivitatea unei afaceri este direct legata de pregatirea angajatilor, de modul in care acestia se implica la locul de munca, dar si de moralul lor. Chiar si varsta este importanta pentru productivitate.
Angajatii tineri si fara experienta, de exemplu, sunt mai dornici sa invete, sunt dispusi sa faca eforturi pentru a obtine rezultatele care li se cer, insa au nevoie de angajati sau de supervizori cu experienta care sa-i sfatuiasca si sa-i coordoneze in situatii complexe.
Organizarea
Inainte de toate, o companie trebuie sa functioneze ca un tot unitar, chiar daca fiecare departament si fiecare angajat au rolul lor specific. Nu poti obtine un nivel ridicat de productivitate fara comunicare intre departamente, fara planificarea fiecarei etape din procesul de lucru si fara ca toti cei implicati sa nu stie exact care este rolul lor in companie, cui trebuie sa raspunda si ce trebuie sa faca in mod concret.
Articolele care tin de tehnica de birou te pot ajuta sa iti organizezi activitatea mai bine pentru ca angajatii sa fie mai productivi. Alege aparate de indosariere, trimmere sau distrugatoare de documente la preturi competitive de pe site-ul Office Direct.
Conducerea
Managementul unei companii este, in definitiv, responsabil de succesul sau esecul unei afaceri. Viziunea celor din conducere, ideile inovative, relatia pe care o au cu angajatii, modul in care se implica in rezolvarea problemelor, chiar si felul in care trateaza insubordonarea sau greselile - toti acesti factori pot avea un efect asupra angajatilor in special si asupra afacerii in general.
Nu exista o reteta standard a succesului. In schimb, adaptarea continua poate creste productivitatea.
Bugetul
Bugetul este factorul determinant intr-o companie, fara de care nu exista nici echipament de ultima generatie, nici angajati performanti si motivati. De aceea este important sa ai un control activ asupra resurselor financiare, sa elimini pierderile inainte sa se acumuleze si sa ai mereu rezerve strategice pe care sa te bazezi la nevoie, fie ca este vorba despre o criza, fie despre o extindere a afacerii sau despre angajarea unor oameni noi.
Cresterea productivitatii ca manager
Ca manager, unul dintre principalele tale roluri este sa creezi conditiile perfecte de lucru pentru angajatii tai si sa-i pastrezi mereu motivati, pentru a fi cat mai eficienti. Nu este suficient sa le pui la dispozitie tehnica potrivita.
Iata cateva dintre lucrurile importante pe care le poti face ca sa incurajezi eficienta:
● Recruteaza angajati care se potrivesc in compania ta. Oricat de capabil ar fi un potential angajat, el trebuie, in primul rand, sa se integreze in mediul de lucru. Daca are alte valori fata de cele pe care si le-a asumat compania, prezenta lui in echipa poate reduce eficienta celorlalti, in loc sa o creasca.
● Ofera angajatilor posibilitatea de a evolua. Organizeaza periodic traininguri pentru angajati si faciliteaza-le participarea la cursuri. In felul acesta obtii doua lucruri importante pentru productivitatea afacerii tale: vei avea angajati pregatiti si vei elimina senzatia de plafonare.
● Promoveaza initiativa si ofera autonomie angajatilor. Contrar opiniei generale, studiile arata ca angajatii care se bucura de un nivel ridicat de autonomie sunt mai eficienti. Asa ca renunta la a te implica in absolut toate proiectele si fa un pas in spate. Iti va fi mai usor sa coordonezi afacerea in ansamblu, nu in detaliu.
● Comunica planurile companiei catre echipa. Incertitudinea si lipsa de perspectiva asupra viitorului pot afecta starea de spirit a angajatilor. Poti elimina aceste probleme daca vei comunica echipei care sunt planurile si obiectivele pe termen lung ale afacerii. In felul acesta le dai un tel clar si ii ajuti sa-si vada mai usor rolul in cadrul companiei.
● Permite-le angajatilor sa lucreze de acasa. Nu trebuie sa angajezi la distanta, ci doar sa le permiti, uneori, angajatilor sa lucreze remote. Pentru companie, asta se poate traduce in reduceri de cheltuieli, iar pentru angajat inseamna ca se poate ocupa de probleme personale - cu conditia sa-si duca si treaba la bun sfarsit.
● Ofera bonusuri si avantaje pe langa salariu. Chiar daca ai salariile batute in cuie in compania ta, poti oferi si alte bonusuri angajatilor pentru a-i stimula si a-i face mai productivi. Abonamente la sala de sport, bilete la teatru sau la concerte - sunt lucruri pe care le poti obtine prin barter sau chiar la un pret mai mic decat de obicei si cu siguranta vor avea un efect benefic asupra moralului angajatilor.
● Recunoaste meritele atunci cand e cazul. Unul dintre lucrurile care ii fac pe angajati sa se concentreze mai bine pe obiectivele pe care trebuie sa le indeplineasca este recunoasterea eforturilor pe care le depun. Un premiu, o vorba buna sau, pur si simplu, un e-mail de multumire ii va ajuta sa se simta cu adevarat parte a echipei si vor trage mai mult in directia scopului comun.
Cresterea productivitatii ca angajat
Cresterea productivitatii nu tine doar de masurile luate de conducerea companiei. Si angajatii trebuie sa faca unele sacrificii - daca setarea telefonului pe silent poate fi considerata un sacrificiu.
Iata cateva lucruri care iti vor permite, ca angajat, sa fii mai eficient fara sa renunti la pauze si fara sa lucrezi de acasa:
●
Invata sa-ti controlezi timpul. Daca ti se intampla deseori sa te intrebi cum a trecut timpul asa repede, inseamna ca ai nevoie de un mai bun management al timpului. Scapa de distractii, concentreaza-te asupra sarcinilor de lucru si instaleaza-ti o aplicatie care te va ajuta sa monitorizezi mai bine activitatile tale, cum ar fi Toggl sau RescueTime.
●
Fa pauze la intervale regulate. Productivitatea la locul de munca nu inseamna sa lucrezi ca un robot, continuu, de dimineata pana seara. Daca vrei sa fii si eficient, ai nevoie de pauze luate la momentul oportun. Una dintre metodele recomandate este tehnica Pomodoro, care promoveaza cate o pauza scurta de cinci minute la fiecare 25 de minute de lucru neintrerupt.
●
Renunta la multitasking. Putem sustine sus si tare ca suntem capabili sa rezolvam mai multe taskuri simultan. Daca le rezolvam insa, nu inseamna ca am fost eficienti sau productivi. De multe ori, renuntam la calitate atunci cand ne axam pe cantitate, asa ca e de preferat sa te concentrezi pe cate o sarcina odata, s-o duci la capat si apoi sa treci la urmatoarea.
●
Organizeaza-te. Poate faci parte dintre angajatii care se simt mai confortabil atunci cand au vraiste pe birou, insa organizarea nu a impiedicat pe nimeni sa-si faca treaba mai eficient. Tine documentele fizice in bibliorafturi, pastreaza mereu o agenda langa tine pentru a-ti nota informatiile importante si incearca sa pui la punct un sistem care sa te ajute sa-ti amintesti mai usor ce ai de facut zilnic.
●
Pune telefonul pe silent. Unul dintre cei mai mari rivali ai eficientei la locul de munca este smartphone-ul. Un studiu publicat in Harvard Business Review a stabilit ca telefonul mobil consuma timp chiar si atunci cand este inchis. Suna paradoxal, dar lucru pe care il poti face atunci cand se apropie un deadline sau ai un task important de finalizat e sa-ti inchizi telefonul sau, cel putin, sa-l pui pe silent.
●
Creeaza-ti un spatiu optim de lucru. Pentru a promova eficienta si productivitatea, un birou trebuie sa fie mai mult decat organizat. Trebuie sa dea o stare de bine, sa fie placut si confortabil. Poti obtine asta cu o fotografie inramata, o lampa de birou sau o floare usor de intretinut.
●
Scapa de intreruperi. Daca e galagie in jurul tau sau ai colegi care te intrerup deseori, ia masuri sa te izolezi cumva. Castile sunt prima optiune, dar poti stabili cu ceilalti un sistem in care sa nu te intrerupa nimeni cata vreme le ai pe urechi, de exemplu. O simpla distragere a atentiei poate fi dezastruoasa pentru concentrarea ta si, prin extensie, pentru eficienta.
Asadar, cresterea productivitatii, in orice afacere, nu este un obiectiv greu de realizat. E nevoie de o atmosfera potrivita, de o stare de spirit favorabila, de organizare si de munca de echipa.
Sursa foto: Shutterstock
