Blog

Productivitatea: ce este, importanta ei si cum poate fi imbunatatita

Productivitatea: ce este, importanta ei si cum poate fi imbunatatita

Ce inseamna productivitatea la locul de munca
Factorii care afecteaza productivitatea
Cum poti creste productivitatea - ca manager
Cum poti creste productivitatea - ca angajat
 




1. Ce inseamna productivitatea

In sensul cel mai larg, productivitatea este diferenta dintre resursele investite si rezultatele obtinute intr-o anumita activitate. In functie de domeniul in care activezi, productivitatea poate fi asimilata cu eficienta, poate fi contabilizata usor sau, dimpotriva, poate fi aproape imposibil de masurat, mai ales atunci cand e vorba despre creativitate sau inovatie.
 
Pentru o companie in plina ascensiune, productivitatea este unul dintre motoarele afacerii, alaturi de inovatie si dezvoltare. Productivitatea ii afecteaza deopotriva pe angajati si pe angajatori. De exemplu, primii trebuie sa fie productivi pentru a putea evolua in cariera, in timp ce managementul trebuie sa creeze toate conditiile necesare pentru a stimula productivitatea.

2. Factorii care afecteaza productivitatea

Productivitatea, la fel ca inovatia si dezvoltarea unei companii, se bazeaza pe cativa factori care pot stimula eficienta sau pot sa puna bete in roate angajatilor. Iata care sunt acesti factori si de ce sunt importanti pentru o afacere.

Tehnologia

Nu mai este un secret pentru nimeni faptul ca, in ziua de astazi, tehnologia este unul dintre cele mai importante motoare ale dezvoltarii unei afaceri, iar productivitatea depinde, in primul rand, de tehnica pe care o ai la dispozitie. Nu poti spera sa-ti depasesti concurenta, daca folosesti echipament invechit, daca angajatii nu au la dispozitie cele mai recente si inovative softuri sau daca nu tii cont de noile trenduri in domeniu, cum ar fi automatizarea si inteligenta artificiala.

Organizarea

Inainte de toate, o companie trebuie sa functioneze ca un tot unitar, chiar daca fiecare departament si fiecare angajat au rolul lor specific. Nu poti obtine un nivel ridicat de productivitate fara comunicare intre departamente, fara planificarea fiecarei etape din procesul de lucru si fara ca toti cei implicati sa nu stie exact care este rolul lor in companie, cui trebuie sa raspunda si ce trebuie sa faca in mod concret.

Obiectivele

Cu totii stim ca obiectivul unei afaceri este sa aduca profit, dar nu este suficient sa stim asta ca sa putem obtine o productivitate mai mare. O companie are nevoie de obiective specifice, realizabile, detaliate si usor de inteles de catre angajati. Asadar, „vrem sa facem profit” nu este un obiectiv adevarat. „Vrem sa crestem numarul de contracte semnate lunar cu 10%” este un obiectiv care poate fi setat, masurat si, la randul lui, poate fi impartit in alte seturi de obiective.

Angajatii

Productivitatea unei afaceri este direct legata de pregatirea angajatilor, de modul in care acestia se implica la locul de munca, dar si de moralul lor. Chiar si varsta este importanta pentru productivitate. Angajatii tineri si fara experienta, de exemplu, sunt mai dornici sa invete, sunt dispusi sa faca eforturi pentru a obtine rezultatele care li se cer, insa au nevoie de angajati sau de supervizori cu experienta care sa-i sfatuiasca si sa-i coordoneze in situatii complexe.

Conducerea

Managementul unei companii este, in definitiv, responsabil de succesul sau esecul unei afaceri. Viziunea celor din conducere, ideile inovative, relatia pe care o au cu angajatii, modul in care se implica in rezolvarea problemelor, chiar si felul in care trateaza insubordonarea sau greselile - toti acesti factori pot avea un efect asupra angajatilor in special si asupra afacerii in general. Nu exista o reteta standard a succesului. In schimb, adaptarea continua poate creste productivitatea.

Bugetul

Bugetul este factorul determinant intr-o companie, fara de care nu exista nici echipament de ultima generatie, nici angajati performanti si motivati. De aceea este important sa ai un control activ asupra resurselor financiare, sa elimini pierderile inainte sa se acumuleze si sa ai mereu rezerve strategice pe care sa te bazezi la nevoie, fie ca este vorba despre o criza, despre o extindere a afacerii sau despre angajarea unor oameni noi.

3. Cum poti creste productivitatea - ca manager

Ca manager, unul dintre principalele tale roluri este sa creezi conditiile perfecte de lucru pentru angajatii tai si sa-i pastrezi mereu motivati, pentru a fi cat mai eficienti. Nu este suficient sa le pui la dispozitie tehnica potrivita. Iata cateva dintre cele mai importante lucruri pe care le poti face ca sa incurajezi eficienta:
 
●     Recruteaza angajati care se potrivesc in compania ta. Oricat de capabil ar fi un potential angajat, el trebuie, in primul rand, sa se integreze in mediul de lucru. Daca are alte valori fata de cele pe care si le-a asumat compania, prezenta lui in echipa poate reduce eficienta celorlalti, in loc sa o creasca.
●     Ofera angajatilor posibilitatea de a evolua. Organizeaza periodic traininguri pentru angajati si faciliteaza-le participarea la cursuri. In felul acesta obtii doua lucruri importante pentru productivitatea afacerii tale: vei avea angajati pregatiti si vei elimina senzatia de plafonare.
●     Promoveaza initiativa si ofera autonomie angajatilor. Contrar opiniei generale, studiile arata ca angajatii care se bucura de un nivel ridicat de autonomie sunt mai eficienti. Asa ca renunta la a te implica in absolut toate proiectele si fa un pas in spate. Iti va fi mai usor sa coordonezi afacerea in ansamblu, nu in detaliu.
●     Comunica planurile companiei catre echipa. Incertitudinea si lipsa de perspectiva asupra viitorului pot afecta starea de spirit a angajatilor. Poti elimina aceste probleme daca vei comunica echipei care sunt planurile si obiectivele pe termen lung ale afacerii. In felul acesta le dai un tel clar si ii ajuti sa-si vada mai usor rolul in cadrul companiei.
●     Permite-le angajatilor sa lucreze de acasa. Nu trebuie sa angajezi la distanta, ci doar sa le permiti, uneori, angajatilor sa lucreze remote. Pentru companie, asta se poate traduce in reduceri de cheltuieli, iar pentru angajat inseamna ca se poate ocupa de probleme personale - cu conditia sa-si duca si treaba la bun sfarsit.
●     Ofera bonusuri si avantaje pe langa salariu. Chiar daca ai salariile batute in cuie in compania ta, poti oferi si alte bonusuri angajatilor pentru a-i stimula si a-i face mai productivi. Abonamente la sala de sport, bilete la teatru sau la concerte - sunt lucruri pe care le poti obtine prin barter sau chiar la un pret mai mic decat de obicei si cu siguranta vor avea un efect benefic asupra moralului angajatilor.
●     Recunoaste meritele atunci cand e cazul. Unul dintre lucrurile care ii fac pe angajati sa se concentreze mai bine pe obiectivele pe care trebuie sa le indeplineasca este recunoasterea eforturilor pe care le depun. Un premiu, o vorba buna sau, pur si simplu, un e-mail de multumire ii va ajuta sa se simta cu adevarat parte a echipei si vor trage mai mult in directia scopului comun.

4. Cum poti creste productivitatea - ca angajat

Cresterea productivitatii nu tine doar de masurile luate de conducerea companiei. Si angajatii trebuie sa faca unele sacrificii - daca setarea telefonului pe silent poate fi considerata un sacrificiu. Iata cateva lucruri care iti vor permite, ca angajat, sa fii mai eficient fara sa renunti la pauze si fara sa lucrezi de acasa:
 
●     Invata sa-ti controlezi timpul. Daca ti se intampla deseori sa te intrebi cum a trecut timpul asa repede, inseamna ca ai nevoie de un mai bun management al timpului. Scapa de distractii, concentreaza-te asupra sarcinilor de lucru si instaleaza-ti o aplicatie care te va ajuta sa monitorizezi mai bine activitatile tale, cum ar fi Toggl sau RescueTime.
●     Fa pauze la intervale regulate. Productivitatea la locul de munca nu inseamna sa lucrezi ca un robot, continuu, de dimineata pana seara. Daca vrei sa fii si eficient, ai nevoie de pauze luate la momentul oportun. Una dintre cele mai recomandate metode este tehnica Pomodoro, care promoveaza cate o pauza scurta de cinci minute la fiecare 25 de minute de lucru neintrerupt.
●     Renunta la multitasking. Putem sustine sus si tare ca suntem capabili sa rezolvam mai multe taskuri simultan. Daca le rezolvam insa, nu inseamna ca am fost eficienti sau productivi. De cele mai multe ori, renuntam la calitate atunci cand ne axam pe cantitate, asa ca e de preferat sa te concentrezi pe cate o sarcina odata, s-o duci la capat si apoi sa treci la urmatoarea.
●     Organizeaza-te. Poate faci parte dintre angajatii care se simt mai confortabil atunci cand au vraiste pe birou, insa organizarea nu a impiedicat pe nimeni sa-si faca treaba mai eficient. Tine documentele fizice in bibliorafturi, pastreaza mereu o agenda langa tine pentru a-ti nota informatiile importante si incearca sa pui la punct un sistem care sa te ajute sa-ti amintesti mai usor ce ai de facut zilnic.
●     Pune telefonul pe silent. Unul dintre cei mai mari rivali ai eficientei la locul de munca este smartphone-ul. Un studiu publicat in Harvard Business Review a stabilit ca telefonul mobil consuma timp chiar si atunci cand este inchis. Suna paradoxal, dar cel mai bun lucru pe care il poti face atunci cand se apropie un deadline sau ai un task important de finalizat e sa-ti inchizi telefonul sau, cel putin, sa-l pui pe silent.
●     Creeaza-ti un spatiu optim de lucru. Pentru a promova eficienta si productivitatea, un birou trebuie sa fie mai mult decat organizat. Trebuie sa dea o stare de bine, sa fie placut si confortabil. Poti obtine asta cu o fotografie inramata, o lampa de birou sau o floare usor de intretinut.
●     Scapa de intreruperi. Daca e galagie in jurul tau sau ai colegi care te intrerup deseori, ia masuri sa te izolezi cumva. Castile sunt prima optiune, dar poti stabili cu ceilalti un sistem in care sa nu te intrerupa nimeni cata vreme le ai pe urechi, de exemplu. O simpla distragere a atentiei poate fi dezastruoasa pentru concentrarea ta si, prin extensie, pentru eficienta.
 
Citeste si: 5 trucuri pentru organizarea biroului care te fac mai productiv
 
Asadar, cresterea productivitatii, in orice afacere, nu este un obiectiv greu de realizat. E nevoie de o atmosfera potrivita, de o stare de spirit favorabila, de organizare si de munca de echipa.
 
Linkuri externe:
1.    Toggl: https://toggl.com
2.    RescueTime: https://www.rescuetime.com
3.    Tehnica Pomodoro: https://francescocirillo.com/pages/pomodoro-technique
4.    https://hbr.org/2018/03/having-your-smartphone-nearby-takes-a-toll-on-your-thinking
 
Sursa foto: Shutterstock

Ultimele postari
sus