Departamentul de resurse umane este o componenta esentiala a oricarei afaceri, indiferent de dimensiunea unei organizatii. Termenul de resurse umane a fost folosit pentru prima data de John R. Commons, economist american, in cartea sa „Distributia bogatiei”, publicata in 1893. Departamentele de resurse umane si-au castigat cu adevarat rolul intr-o companie abia de la mijlocul secolului al XX-lea, fiind, astazi, una dintre structurile esentiale in orice companie.
Celor care activeaza in departamentul de resurse umane le revine sarcina de a maximiza productivitatea angajatilor, de a proteja compania si de a gestiona toate problemele care ar putea sa apara intre angajati si companie. Acest departament reprezinta divizia insarcinata cu gasirea, selectarea, recrutarea si formarea angajatilor. De asemenea, administreaza programele de beneficii pentru angajati. Un alt rol al acestui departament este de a ajuta companiile sa se adapteze unui mediu de afaceri aflat intr-o continua schimbare si cererii constante de angajati performanti.
● Ce rol are departamentul de resurse umane
● Organizarea departamentului de resurse umane
● 5 functii esentiale ale managementului de resurse umane
● Activitatile resurselor umane
● Abilitati si cerinte necesare unui specialist in resurse umane
Ce rol are departamentul de resurse umane
Activitatea departamentului resurse umane este reglementata prin prevederi explicite in Codul Muncii (care defineste si ceea ce inseamna resurse umane) si in regulamente cu putere de lege. Unul dintre rolurile acestei structuri este de a veghea la respectarea prevederilor si normelor legale ale relatiilor de munca dintre angajat si angajator, dar si dintre angajati.
In ansamblu, rolul departamentului de HR este de a crea o legatura intre management si angajati si de a se ocupa de diferite probleme legate de performanta companiei, care tin de factorul uman si al relatiilor interumane, urmarind echitatea si corectitudinea raporturilor de munca. Departamentul de resurse umane este structura care sustine compania, indiferent de dimensiunea si obiectul de activitate, tine pasul cu nevoile de personal, ocupandu-se de recrutarea si pregatirea fortei de munca, dar si de motivarea angajatilor, de mentinerea si crestrea productivitatii. Departamentul de resurse umane ajuta compania sa evolueze, sa rezolve in mod amiabil si eficient conflicte, sa creeze un cadru echilibrat de munca intre personalul angajat. Totodata, are rolul de a preveni formele de abuz, discriminare si orice alta incalcare a normelor etice de munca.
Componenta de resurse umane, indiferent ca este interna sau un serviciu externalizat, reprezinta un partener strategic al conducerii companiei, fiind suportul de care au nevoie angajatii pentru solutionarea diferitelor probleme, fie ca sunt de natura etica ori birocratica, fie legate de prevederile din legislatia muncii.
Departamentul HR are capacitatea de a aplica instrumente menite sa asigure echilibrul fizic si psihic al echipei, astfel incat aceasta sa ajunga la performanta. Un rol esential revine managerului departamentului de resurse umane.
Organizarea departamentului de resurse umane
Specific pentru departamentul HR este ca acesta nu poate avea o structura general valabila, ci una adaptata si adaptabila la mediul pe care il serveste, la interesele si necesitatile structurii din care face parte.
Aceste departamente dezvolta relatii sociale si functioneaza pe baza unor modele de interactiune bazate pe comunicare, cu scopul de a coordona si eficientiza activitatea si pentru a indeplini obiectivele structurii economice pe care o servesc. Organizarea departamentului este structurata ierarhic, pe domenii de interes.
Organizarea efectiva depinde de:
● marimea organizatiei si de numarul de angajati, in functie de care se stabilesc si regulile de functionare si procedurile de urmat, precum si diviziunea muncii si necesitatea specializarii;
● complexitatea structurii profesionale, reprezentata prin tipurile diferite de activitati, pe orizontala (numarul de specializari si departamente) si pe verticala (nivelele ierarhice), in functie de care se stabilesc modul ideal de coordonare, precum si gradul de centralizare, respectiv descentralizare al activitatii.
Un atribut al organizarii il reprezinta pastrarea in ordine a tuturor documentelor, iar pentru aceasta, utilizarea de produse din hartie este absolut necesara. Un birou de HR organizat are nevoie de hartie pentru copiator, de etichete si de o multitudine de alte consumabile din hartie, toate fiind disponibile pe site-ul officedirect.ro, intr-o gama variata de produse.
5 functii esentiale ale managementului de resurse umane
Principiile de management ale resurselor umane, dar si strategia unui manager de resurse umane au ca scop utilizarea eficienta a resurselor umane, respectand legea in domeniul muncii si principiile etice.
In acest sens, exista doua obiective ale departamentului de resurse umane. Primul este acela de a oferi un cadru propice si de a asigura cooperarea, colaborarea si interactiunea dintre toti membrii unei companii, cu scopul de a performa si de a indeplini obiectivele structurii economice din care fac parte. Al doilea este urmarirea dezvoltarii profesionale a fiecarui angajat, astfel incat efcienta lui sa fie maxima, sa genereze satisfactia profesionala pentru sine, dar si pentru compania din care face parte.
O schema eficienta de management a departamentului poate cuprinde un sef de serviciu (manager resurse umane), cu rol de coordonator ierarhic, in subordinea caruia se afla:
● biroul personal, care va avea evidenta angajatilor si va gestiona problemele acestora (concedii, planificarea turelor, gestionarea zilelor libere, a orelor suplimentare, a bonusurilor etc.);
● echipa, care se ocupa de strategia de personal (recrutare, interviuri de angajare etc.);
● centrul de perfectionare si pregatire profesionala, ce are misiunea realizarii programelor de training si specializare/calificare a angajatilor;
● biroul de protectie si siguranta in munca;
● servicul medical si medicina muncii.
Un manager bun reuseste sa realizeze o coordonare eficienta a echipei sale, pe care o indreapta catre performanta si are abilitatea de a gestiona corect esecurile.
Organizarea serveste la realizarea celor cinci mari functii ale departamentului de resurse umane, dupa cum urmeaza:
1. Planificarea resursei umane implica echilibrul intre necesarul de forta de munca si obiectivele companiei (numarul si tipul angajatilor), precum si realizarea unei prognoze obiective cu privire la viitor. Planificarea include si redactarea regulamentului intern, stabilirea programului de lucru in functie de necesitatile companiei si respectarea programului de lucru legal, orele suplimentare si altele.
2. Strategia de recrutare continua, in functie de nevoile companiei, consta in stabilirea exacta a necesitatilor unui post (fisa postului), precum si in realizarea campaniei de recrutare si selectare a personalului care sa corespunda necesitatilor.
3. Dezvoltarea profesionala include trainingul pentru angajatul nou, adaptarea si integrarea acestuia in cultura organizatiei, dar si pregatirea continua a angajatilor.
4. Pastrarea, fidelizarea si motivarea angajatilor fie prin evaluarea performantelor individuale, fie prin programe de perfectionare. La acest capitol, interesele companiei sunt cele care dicteaza in buna masura aceste functii, care, de multe ori, se impletesc cu strategia de recrutare continua. Aici intra si responsabilitatea stabilirii criteriilor de performanta, atribut ce revine, de cele mai multe ori, managerului departamentului de resurse umane sau unor specialisti. Nu in ultimul rand, serviciului de resurse umane ii revine obligatia de a gasi mecanismele care sa fidelizeze cei mai pretiosi angajati, prin motivarea lor.
5. Administrarea personalului este o functie birocratica ce presupune pastrarea si actualizarea dosarelor de munca ale fiecarui angajat si include inregistrarea, pastrarea si transmiterea tuturor informatiilor impuse de lege, in legatura cu salariatii companiei (contracte de munca, adeverinte medicale, mentiuni legate de schimbarea incadrarii profesionale si altele).
Activitatea de HR presupune munca la birou, astfel ca sunt necesare o serie de accesorii pentru birou intr-o gama foarte variata de produse. Alege perforatoare, capsatoare, perforatoare profesionale, capsatoare profesionale, tavite documente, benzi adezive, dispensere si multe altele, care fac munca specialistului in resurse umane mai eficienta!
Tot in sarcina departamentului de resurse umane intra si pregatirea rechizitelor si printurilor pentru fiecare participant la traininguri. Pentru acest lucru, se pot folosi pungile resigilabile, despre utilitatea carora poti afla mai multe din articolul 10 moduri in care poti folosi o punga cu fermoar!
Activitatile resurselor umane
Printre principalele activitati ale departamentului de resurse umane se numara urmatoarele:
Recruteaza oamenii potriviti pentru jobul potrivit. Succesul unui specialist in resurse umane depinde, in mare masura, de numarul de pozitii pe care reuseste sa le ocupe cu angajatii performanti, dar si de timpul necesar pentru a gasi persoana potrivita pentru un anumit job. Departamentul de resurse umane se ocupa de postarea joburilor pe site-urile de recrutare, de selectia candidatilor, de desfasurarea interviurilor preliminare, dar si de coordonarea eforturilor alaturi de managerii responsabili, pentru a face selectia finala a candidatilor.
Daca faci parte din departamentul de resurse umane responsabil de recrutarea si selectia candidatilor si vrei sa creezi un anunt de recrutare de succes, articolul Cum sa scrii un anunt de angajare care sa atraga mai multi candidati iti poate fi de ajutor.
Mentine un mediu de lucru sigur - siguranta la locul de munca este un factor extrem de important, iar angajatorii au obligatia de a asigura un mediu de lucru sigur pentru angajatii sai. Rolul departamentul de HR este de a instrui angajatii cu privire la aceste reguli de siguranta, dar si de a garanta ca mediul de lucru ramane sigur.
Salarizare si alte beneficii extrasalariale. Departamentul de resurse umane are responsabilitatea de a stabili o grila de salarizare si de a evalua diferite practici salariale competitive. Beneficiile extrasalariale, dar si organizarea de traininguri ori posibilitatea de a participa la diferite cursuri sau evenimente specializate fac parte din pachetul de beneficii care ajuta la fidelizarea angajatilor. Specialistii in domeniul resurselor umane, impreuna cu angajatorul, stabilesc metodele si solutiile care pot creste gradul de satisfactie al angajatilor.
Comunicarea interna este una dintre activitatile continue ale departamentului de resurse umane, cu scopul de a crea si mentine legatura intre angajator si angajati si de a facilita comunicarea interna. Acest lucru poate fi facut prin masurarea satisfactiei la locul de munca, a nivelului de implicare al angajatilor, dar si prin modul in care sunt rezolvate conflictele.
Hartia este foarte importanta in comunicare. De la documentele de business, printate in format A4, la hartia fotografica, pliante, reviste sau postere, hartia continua sa joace un rol esential in orice afacere. Daca iti doresti sa alegi de fiecare data hartia potrivita pentru munca ta, trebuie sa afli care sunt principalele dimensiuni hartie si cum sunt folosite.
Evaluarea performantelor angajatilor si stabilirea programelor de beneficii. In acord cu dispozitiile legale, se stabileste in mod obiectiv baremul de evaluare a angajatilor, pe baza caruia acestia primesc recompense personalizate. Totodata, in functie de rezultatele obtinute, se poate recomanda desfacerea contractului de munca pentru angajatii inadecvati sau transferul acestora pe alte posturi, in acord cu schema de personal si necesitatile companiei. Mai mult decat atat, departamentul de HR are grija ca toti angajatii sa fie tratati in mod echitabil si sa fie recompensati pe masura muncii depuse. Departamentul de HR va identifica nevoile de training si se va ocupa de cresterea nivelului de performanta al angajatilor.
Training si dezvoltare profesionala, in conformitate cu obligatiile angajatorului in acest sens si avand ca obiectiv succesul activitatii. Este vorba despre programe de training si orientare, in special in cazul noilor angajati. Majoritatea departamentelor de HR sunt responsabile de oferirea programelor de training si dezvoltare profesionala, atat pentru angajatii noi, cat si sub forma celor de leadership pentru cei care au functii de conducere.
Functionam intr-o lume digitalizata, iar comunicarea si activitatea virtuala imbunatatesc performanta profesionala, astfel ca tot ceea ce tine de accesorii IT reprezinta un aliat in profesie. Vei gasi pe site-ul officedirect.ro o gama variata de produse.
Abilitati si cerinte necesare unui specialist in resurse umane
Ca fiecare functie, si aceea de specialist in resurse umane are nevoie de o serie de abilitati, competente si cerinte specifice, care se reflecta in fisa postului.
Competentele personale necesare includ: capacitatea de asumare a responsabilitatii, adaptabilitatea, autocontrolul, spiritul de observatie si viteza de reactie, excelente capacitati de comunicare si rabdare.
Cerintele pe care trebuie sa le indeplineasca un specialist in resurse umane decurg firesc din sarcinile si activitatile departamentului din care face parte. La acestea se adauga buna cunoastere a legilor in domeniul relatiilor de munca si a profilului companiei pentru care activeaza. Sunt necesare cunoasterea principiilor si procedurilor pentru recrutarea si selectia personalului, dezvoltare, compensatii si beneficii, relatii de munca si sisteme de informare a personalului. O buna capacitate de previzionare a fluctuatiilor de pe piata muncii, dar si abilitatea de a identifica potentialii angajati utili si valorosi pentru companie sunt atuuri esentiale pentru un specialist in HR.
Onestitatea in transmiterea informatiilor atat in cadrul angajatilor, cat si catre terti care au participat la interviuri, gestionarea eficienta a nevoilor angajatilor si mentinerea unei legaturi cu segmentul de conducere al companiei sunt cerinte de baza, pe care trebuie sa le indeplineasca un specialist HR, in conditiile in care isi asuma raspunderea juridica, generata de nerespectarea prevederilor legale in vigoare.
Un departament de resurse umane bine structurat poate ajuta o companie sa se dezvolte si sa aiba capacitatea de a ramane competitiva pe piata muncii, prin gestionarea celei mai importante componente, cea a angajatilor. Importanta departamentului de HR este masurata si prin modul in care ajuta la conservarea culturii organizationale a companiei si la rezolvarea conflictelor.
Departamentul de resurse umane aduce valoare companiei, prin angajarea persoanelor potrivite, dar si prin cresterea nivelului de productivitate si fidelizare a angajatilor.
Un job
in HR mai inseamna sa stii sa corespondezi in diferite moduri. Informatiile din
articolul cum se completeaza corect datele de pe un plic iti pot fi de folos!
Sursa foto: Shutterstock.com
