Daca folosesti o masina pentru activitatea firmei tale, probabil ai auzit deja de foaia de parcurs. Poate parea doar un alt document birocratic, dar adevarul este ca te ajuta sa-ti organizezi mai bine deplasarile si sa deduci legal cheltuielile auto – de la combustibil si reparatii, pana la asigurari si taxe.
Stim ca nimanui nu-i place sa piarda timp cu hartii complicate, asa ca am creat acest ghid simplu, clar si la obiect. Iti explicam pas cu pas cum sa completezi corect o foaie de parcurs, fara stres si fara batai de cap.
Ce este o foaie de parcurs si de ce este obligatorie
O foaie de parcurs este un document obligatoriu pentru companiile care utilizeaza vehicule in scopuri comerciale. Acest instrument vital inregistreaza informatii cruciale despre deplasarile efectuate, incluzand tipul vehiculului, scopul si destinatia calatoriei, distanta parcursa si consumul de carburant. Completarea sa corecta nu este doar o buna practica, ci si o obligatie legala cu implicatii semnificative.
Importanta acestui document deriva din multiple aspecte. In primul rand, justifica deductibilitatea cheltuielilor cu combustibilul si TVA-ul aferent, un aspect crucial pentru optimizarea fiscala a companiei. De asemenea, demonstreaza utilizarea vehiculului exclusiv in scopuri economice, evitand potentiale probleme fiscale. Mai mult, asigura conformitatea cu legislatia privind securitatea si sanatatea in munca, oferind o evidenta clara a activitatii soferilor.
Conform prevederilor Legii 319/2006 cu modificarile si completarile ulterioare, intocmirea foilor de parcurs este obligatorie pentru toate firmele care detin vehicule, indiferent daca deduc sau nu cheltuielile aferente.
Te intrebi cine completeaza foaia de parcurs? Ei bine, persoana care conduce autovehiculul respectiv este responsabila pentru completarea foii de parcurs. Nerespectarea acestei cerinte poate atrage sanctiuni severe din partea autoritatilor fiscale si a Inspectiei Muncii pentru compania ta, subliniind importanta completarii corecte si regulate a acestui document.
Daca folosesti des masina de serviciu pentru transport marfa, e bine sa ai mereu la indemana foi de parcurs. Comanda acum foi de parcurs pentru autovehicule de marfa de pe officedirect.ro!
Elementele obligatorii ale unei foi de parcurs
Pentru a asigura conformitatea legala si utilitatea practica, o foaie de parcurs model completat trebuie sa contina anumite elemente obligatorii. Aceste componente esentiale ofera o imagine completa si precisa a utilizarii vehiculului, servind multiple scopuri administrative si fiscale.
1. Categoria de vehicul utilizat: acest element clarifica tipul exact al autovehiculului, indiferent ca este vorba de un autoturism, o autoutilitara sau un camion. Specificarea precisa ajuta la aplicarea corecta a normelor de consum si a reglementarilor fiscale specifice.
2. Scopul si locul deplasarii: aici se detaliaza motivul calatoriei si destinatia exacta. Este crucial sa se evite formularile vagi si sa se ofere informatii specifice, cum ar fi „vizita la clientul SC ABC SRL din Bucuresti pentru negociere contract.” Aceasta claritate justifica natura comerciala a deplasarii.
3. Kilometrii parcursi: se noteaza cu precizie distanta totala efectuata in cursa. Acest aspect este esential pentru calcularea consumului de combustibil si pentru justificarea cheltuielilor aferente.
4. Norma proprie de consum carburant pe kilometru parcurs: aceasta informatie reflecta consumul specific al vehiculului si este cruciala pentru calcularea corecta a cheltuielilor deductibile.
Pe langa aceste informatii minime prevazute de lege, este recomandat sa se completeze si alte date relevante:
● Numarul de inmatriculare al autovehiculului
● Numele soferului
● Data si ora plecarii si sosirii din cursa
● Kilometrajul la plecare si la sosire
● Cantitatea de combustibil la plecare, alimentari efectuate si consum
Includerea acestor elemente suplimentare ofera o transparenta sporita si faciliteaza justificarea utilizarii vehiculului in scop comercial. Aceste detalii sunt vitale pentru deducerea integrala a cheltuielilor cu combustibilul si a TVA aferent, demonstrarea folosirii exclusive a vehiculului in scopuri economice si pentru asigurarea conformitatii cu legislatia muncii.
Cum se completeaza corect o foaie de parcurs
Completarea corecta a unei foi de parcurs este un proces meticulos, care necesita atentie la detalii si respectarea unor pasi specifici. Totusi, urmand acest ghid simplu de completare, vei asigura o evidenta clara si completa a utilizarii vehiculelor companiei, oferind protectie in fata eventualelor verificari ale autoritatilor.
1. Noteaza categoria de vehicul utilizat: incepe prin a specifica tipul exact al autovehiculului (autoturism, autoutilitara, camion).
2. Descrie scopul si locul deplasarii: ofera detalii precise si evita formulari vagi. In loc de „Sediu - Clienti”, noteaza informatii specifice. Aceasta claritate justifica natura comerciala a deplasarii si ofera transparenta in cazul unor verificari.
3. Inregistreaza kilometrii parcursi: noteaza cu acuratete distanta totala efectuata in cursa. Aceasta informatie este esentiala pentru calcularea consumului de combustibil si justificarea cheltuielilor aferente.
4. Specifica norma proprie de consum carburant: asigura-te ca notezi consumul specific pe kilometru parcurs, nu la 100 km, cum se intampla frecvent.
5. Adauga informatii suplimentare: include numarul de inmatriculare al autovehiculului, numele tau, data si ora plecarii si sosirii din cursa. Aceste date ofera o imagine completa a utilizarii vehiculului.
6. Noteaza kilometrajul la plecare si la sosire: aceste informatii justifica distanta parcursa si ofera o verificare suplimentara a acuratetii datelor.
7. Inregistreaza detaliile despre combustibil: noteaza cantitatea de combustibil la plecare, alimentarile efectuate si consumul. Aceste informatii sunt vitale pentru justificarea cheltuielilor cu combustibilul.
8. Verifica ulterior completarea tuturor campurilor: inainte de a finaliza documentul, asigura-te ca toate sectiunile sunt completate corect si complet.
9. Obtine semnaturile necesare: foaia de parcurs trebuie semnata de sofer, beneficiarul deplasarii si responsabilul auto din firma, pentru a certifica corectitudinea informatiilor.
Prin urmarea acestor pasi, vei crea o foaie de parcurs completa si precisa, care va servi ca document justificativ solid in fata autoritatilor fiscale si va facilita gestionarea eficienta a flotei de vehicule a companiei.
Daca jobul tau presupune si munca de birou, atunci pentru a fi mai productiv, este esential sa ai la indemana instrumentele potrivite. Descopera lista completa de accesorii pentru orice activitate la birou!
Model completat de foaie de parcurs
Pentru a ilustra aplicarea practica a instructiunilor de completare, iata un exemplu completare corecta a unei foi de parcurs:
Numar foaie de parcurs: 001/2023
Data intocmirii: 15.05.2023
Autovehicul: Dacia Logan, B-123-ABC, categoria: autoturism
Sofer: Ion Popescu
Stare tehnica la plecare: Buna | Stare tehnica la sosire: Buna
Kilometraj la plecare: 50.000 km | Kilometraj la sosire: 50.350 km
Traseul parcurs:
15.05.2023 - Plecare ora 08:00, Sosire ora 18:00
Scop: Vizita la SC ABC SRL din Ploiesti pentru negociere contract
Distanta parcursa: 350 km (50 km urban, 300 km extraurban)
Combustibil:
● La plecare: 20 litri
● Alimentat: 40 litri
● Consum normat: 7 litri/100km (0.07 litri/km)
● Consum efectiv: 24.5 litri
● Ramas la sosire: 35.5 litri
Ce cheltuieli se pot deduce in baza foii de parcurs?
Conform art. 25 din Legea nr. 227/2015 privind Codul fiscal, cu modificările ulterioare, ai posibilitatea de a deduce cheltuielile cu masina firmei, cum ar fi combustibilul, reparatii si intretinere, asigurari, parcare etc., in anumite conditii, iar una dintre acestea este completarea corecta a foii de parcurs.
Exemplu de calcul al deducerilor
Sa presupunem ca o firma are un autoturism utilizat in activitatea economica. Intr-o luna, cheltuielile sunt:
● Combustibil: 1.500 lei
● Revizie tehnica: 700 lei
● Asigurare CASCO: 400 lei
● Parcare: 200 lei
● Spalatorie auto: 50 lei
● Total cheltuieli: 2.850 lei
Daca firma poate deduce 100% din cheltuieli, intreaga suma este deductibila.
Deduceri fara foi de parcurs
Conform legislatiei, daca nu faci foi de parcurs, poti deduce doar 50% din valoarea cheltuielilor, cu exceptia situatiei in care vehiculul se incadreaza in una dintre urmatoarele categorii:
● Este utilizat exclusiv pentru servicii de urgenta, de paza si protectie si servicii de curierat;
● Este utilizat de agentii de vanzari si de achizitii;
● Este utilizat pentru transportul de persoane cu plata, inclusiv pentru serviciile de taximetrie;
● Este utilizat pentru prestarea de servicii cu plata, inclusiv pentru inchirierea catre alte persoane sau pentru instruire, de catre scolile de soferi;
● Este utilizat ca marfuri in scop comercial.
Foile de parcurs sunt utile si in cazul conducerii autovehiculelor de transport persoane. Comanda de pe officedirect.ro foile de parcurs cu microperforatii, pentru desprindere usoara!
Greseli frecvente in completarea foii de parcurs si cum sa le eviti
In procesul de completare a foilor de parcurs, anumite greseli completare foaie de parcurs apar frecvent. Identificarea si evitarea erorilor sunt esentiale pentru mentinerea acuratetii documentelor si conformitatea cu cerintele legale. Iata ce e important sa eviti, in special:
● Descrierea vaga a scopului si locului deplasarii;
● Specificarea incorecta a normei de consum;
● Omiterea categoriei de vehicul;
● Completarea insuficienta a datelor despre deplasare;
● Lipsa semnaturilor necesare.
In concluzie, desi pare doar un pas birocratic, completarea corecta si completa a foilor pe parcurs poate ajuta la organizarea mai buna a deplasarilor in interes de serviciu si, bineinteles, la deducerea cheltuielilor.
Sursa foto: Shutterstock
