Blog

Cum sa iti gestionezi mai bine timpul la birou - metode eficiente

Cum sa iti gestionezi mai bine timpul la birou - metode eficiente

Se intampla adesea sa stai peste program la munca pentru ca sarcinile pe care le ai de indeplinit sunt prea multe, iar timpul, prea scurt. Mai ales ca, pe durata programului de lucru, intervin pauzele cu mici discutii cu colegii, un telefon important la care trebuie sa raspunzi sau pur si simplu unele activitati dureaza mai mult decat ai estimat initial.

Ziua de vineri poate fi o zi grea din saptamana daca iti dai seama ca s-au adunat multe probleme din urma pe care trebuie neaparat sa le rezolvi.

Solutia este o gestionare mai eficienta a timpului pe care il petreci la birou, astfel incat sa inchei la termen tot ce ai de facut si chiar sa iti mai ramana timp si pentru a invata lucruri noi.

Prioritizeaza-ti sarcinile

Una dintre greselile frecvente pe care le facem este sa nu avem o privire de ansamblu asupra sarcinilor pe care le avem de facut, ci sa le incepem intr-o ordine aleatorie. Astfel, ne dam seama prea tarziu ca ne-am concentrat gresit atentia, lasam lucruri neterminate si incepem sa ne ocupam de ce era, de fapt, urgent.

Pentru a evita astfel de situatii care pot reprezenta o adevarata sursa de stres, mai bine este sa iti prioritizezi sarcinile folosind o agenda, pe care sa le notezi intr-o anumita ordine, ca sa stii pe care trebuie sa le duci la bun sfarsit prima data. Le poti numerota sau, si mai eficient, ai putea sa le scrii cu pixuri de culori diferite, in functie de urgenta cu care trebuie indeplinite. Fa o astfel de prioritizare pe saptamana, lasand loc si pentru eventualele urgente care ar putea aparea in mod imprevizibil.

La inceputul fiecarei dimineti, deschide-ti agenda si vezi cu ce trebuie sa incepi. Sau ai putea face acest lucru la finalul fiecarei zile de lucru pentru a sti cum sa iti organizezi urmatoarea zi. O astfel de organizare te va ajuta sa respecti deadline-urile si sa fii mai eficient si mai productiv.

Decoreaza-ti biroul cu notite autoadezive

Daca functionezi pe baza unui mecanism vizual, te va ajuta sa ai in permanenta in fata ochilor o planificare a ceea ce ai de facut. Scrie pe notite autoadezive fiecare sarcina si lipeste-le pe un panou din apropierea biroului sau chiar pe birou, daca ai loc. Cand ai terminat de indeplinit o sarcina, dezlipeste notita si arunc-o.

Aceasta metoda are nu doar scop practic si organizatoric, ci si motivational, deoarece te va ajuta sa vezi cum notitele dispar una cate una, ceea ce inseamna ca rezultatele timpului si energiei pe care le investesti sunt concrete. Un bun loc in care sa asezi panoul cu notite este chiar in fata mesei de lucru deoarece, doar ridicand privirea din monitor, vei avea acces la ceea ce te intereseaza.

Organizarea cu postituri - Office Direct Blog

Pastreaza ordine pe birou

Un birou dezordonat poate reprezenta un impediment in gestionarea eficienta a timpului tau deoarece iti poate fi greu sa gasesti actele de care ai nevoie sau agendele in care ai scris anumite informatii care iti sunt necesare. Imagineaza-ti cum este cand iti trebuie un singur act, dar pe care nu stii unde l-ai pus, iar masa ta de lucru este plina de multe alte lucruri - utile sau nu - intre care trebuie sa cauti.

Acest fapt duce la risipa de timp si de energie si iti poate provoca o stare nervoasa care sa te afecteze pe toata durata zilei. Foloseste-te de dosare, bibliorafturi si mape pentru a mentine documentele si actele in siguranta si in mod organizat, astfel incat sa le gasesti usor si rapid cand trebuie. Asaza-le intr-o anumita ordine, scrie pe fiecare dosar un cuvant care sa ii descrie continutul si vei sti unde sa cauti un document cand ai nevoie de el, indiferent daca este vorba despre o factura, un contract sau orice altceva.

Nu te lasa distras de activitatile celor din jur

Majoritatea companiilor aleg sa ofere angajatilor birouri de tip open space, in care este favorizata interactiunea dintre angajati. Sa imparti, insa, incaperea cu multi alti oameni poate fi si usor stresant pentru unii deoarece le poate distrage acestora atentia de la sarcinile pe care le au de indeplinit. Intr-un birou open space auzi chiar si fara sa vrei discutiile celorlalti colegi si ii vezi de fiecare data cand se ridica de pe scaun sau pleaca de la masa lor de lucru.

Pentru o buna gestionare a timpului, incearca sa te lasi cat mai putin distras de ceea ce fac cei din jur. Daca nu poti pur si simplu sa ignori conversatiile care se leaga intre alti colegi, tine-te la distanta de ele prin folosirea unor casti in care sa asculti muzica relaxanta, dar la un volum care sa iti permita sa te concentrezi la ce ai de facut.

Intra cat mai rar pe retelele sociale

In era tehnologiei, una dintre mari letentatii careia trebuie sa ii rezistam zilnic este reprezentata de retelele sociale si de internet. Odata ce deschizi o aplicatie pe telefon este aproape imposibil sa te opresti din a da scroll la nesfarsit, chiar daca stii ca ai alte lucruri mai importante si mai urgente de facut.

Cand, in sfarsit, te-ai decis sa lasi telefonul jos, observi ca ai petrecut pe internet mai mult timp decat ar fi trebuit. Daca esti dependent de retelele sociale, incearca sa reduci, treptat, timpul pe care il aloci acestora pentru a-l putea folosi in scopuri productive. Desigur ca ar fi bine ar fi sa stai cat mai departe de telefonul mobil in timp ce esti la birou, dar acest lucru este practic imposibil.

Incearca, cel putin, sa nu stai in permanenta conectat la wi-fi sau sa iti opresti notificarile de la retelele sociale si aplicatii pentru a nu te intrerupe din ceea ce ai de facut. Vei vedea ca te va ajuta si sa ai o putere de concentrare mai mare, dar si sa iti duci la bun sfarsit indatoririle mai repede.

Gestionarea timpului depinde doar de tine si de puterea ta de a te concentra in situatiile care pot deveni stresante sau care iti pot afecta activitatea. Cu cat iti folosesti mai bine timpul de care dispui, cu atat rata de eficienta si productivitatea ta la locul de munca vor fi mai mari si, implicit, si nivelul de satisfactie personala va creste. In plus, vei fi mai putin stresat deoarece nu vei simti presiunea deadline-urilor care te imping de la spate si pe care nu le poti respecta din cauza ca timpul tau nu a fost corect gestionat.


Sursa foto: shutterstock.com

Ultimele postari
sus