Arhivarea anumitor documente ce apartin institutiilor sau societatilor comerciale este obligatorie, conform legislatiei in vigoare. Pastrarea documentelor se poate face pe suport de hartie sau electronic. Dar care este legea arhivarii documentelor si ce termene de pastrare a documentelor exista?
Descopera in acest articol totul despre arhivarea documentelor, care sunt prevederile legale privind arhivarea acestora, care sunt obligatiile persoanelor juridice in acest sens si ce poti risca prin nerespectarea normelor in vigoare.
● Prevederi legale privind arhivarea documentelor: Legea 16/1996 actualizata 2025
● Legea arhivelor actualizata: termene de pastrare a documentelor societatii
● Ce reguli de arhivare trebuie respectate
● Cui se aplica prevederile legii arhivarii documentelor nationale
● Model inventar arhiva
● Instructiuni privind activitatea de arhiva: despre circuitul, pastrarea si arhivarea documentelor
● Sanctiuni privind nerespectarea legii arhivarii documentelor
Prevederi legale privind arhivarea documentelor: Legea 16/1996 actualizata 2025
Potrivit legii arhivelor nationale actualizate, arhivarea documentelor justificative si contabile presupune:
● Respectarea prevederilor legale in vigoare;
● Gruparea cronologica si sistematica a documentelor in dosare numerotate si parafate;
● Pastrarea dosarelor justificative si contabile in spatii special amenajate pentru arhivare, cu mentiunea ca spatiile trebuie sa fie dotate cu mijloace de prevenire si stingere a incendiilor, dar si asigurate impotriva degradarii, distrugerii sau sustragerii;
● Pastrarea unei evidente a documentelor arhivate, respectiv a celor mutate in alte destinatii, cu ajutorul Registrului de evidenta;
● Eliminarea din arhiva a documentelor dupa expirarea termenului legal de pastrare, cu proces verbal adaugat in Registrul de evidenta de catre o comisie coordonata de administrator sau de un ordonator de credite.
Pentru o mai buna organizare in arhivarea documentelor, poti folosi dosare suspendabile. In plus, folosirea lor iti permite accesul rapid la documentele dorite, deci preluarea din arhiva va fi mult mai simpla.
Daca societatea fuzioneaza sau este lichidata, documentele pentru ambele statute vor fi arhivate separat. Asta inseamna ca, daca societatea isi inceteaza activitatea, poate preda documentele inca neexpirate arhivelor statului. In acest proces poti folosi un model registru evidenta arhiva, pentru a avea o imagine mai clara a documentelor predate.
Legea arhivarii documentelor mai spune ca documentele societatii, inclusiv cele financiar-contabile, pot fi arhivate pe hartie sau, daca evidenta contabila se realizeaza prin mijloace informatice, pe suport electronic, cu conditia de a fi disponibile oricand pentru afisare, la nevoia entitatii sau la solicitarea organelor de control.
Si tu preferi sa-ti arhivezi documentele in format electronic? Asigura-te ca ai suficient spatiu! Intra pe officedirect.ro pentru a alege memorie usb adaptata nevoilor tale.
Totusi, trebuie sa ai in vedere ca, in ceea ce priveste arhivarea electronica si tinerea evidentei contabile prin mijloace electronice, exista o serie de prevederi, printre care si asigurarea ca prelucrarea datelor inregistrate in contabilitate este realizata conform legilor contabile in vigoare.
Legea arhivelor actualizata: termene de pastrare a documentelor societatii
Conform legii arhivarii documentelor, perioada de arhivare pentru diferitele tipuri de documente poate fi diferita, in functie de natura lor.
Ce documente se arhiveaza pe o perioada de 5 ani
Asa arata lista documentelor care trebuie pastrate in arhiva timp de 5 ani:
● Notele de receptie si notele de constatare de diferente;
● Bonurile de predare, restituire sau transfer;
● Bonurile de consum si bonurile de consum colectiv;
● Listele zilnice de alimente, daca este cazul;
● Dispozitiile de livrare;
● Fisele de magazie;
● Listele de inventariere, inclusiv cele pentru gestiuni global-valorice;
● Chitantele, inclusiv cele pentru operatiuni in valuta;
● Dispozitiile de plata si cele de incasare catre sau de la casierie;
● Borderourile de achizitie, inclusiv cele care provin de la producatori individuali;
● Deconturile pentru operatiuni in participatie;
● Ordinele de deplasare pentru delegatii in tara si in strainatate;
● Deconturile de cheltuieli si cheltuieli valutare pentru deplasarile interne si externe;
● Notele de debitare sau de creditare;
● Fisele de cont pentru diverse operatiuni, in valuta si in lei;
● Deciziile de imputare;
● Angajamentele de plata.
Vrei sa afli mai multe trucuri despre depozitarea documentelor? Citeste articolul: Cum pastrezi in siguranta (si in ordine) documentele importante, de pe blogul Office Direct.
Ce documente se arhiveaza pe o perioada de 10 ani
Conform legii arhivarii documentelor, printre cele mai importante documente ale unei societati care se arhiveaza pe o perioada de 10 ani sunt situatiile financiare anuale, cum ar fi bilantul, contul de profit si pierdere.
Ce documente se arhiveaza pe o perioada de 50 -75 ani
Iata care sunt cele mai importante documente care se arhiveaza pe o perioada de 75 de ani, potrivit legii arhivarii documentelor:
● Fisele angajatilor;
● Dovezile de plata ale salariilor;
● Contractele de munca si alte documente similare;
Documentele juridice, cum ar fi cele de infiintare a companiei, hotararile judecatoresti si alte documente juridice similare se pastreaza 50 de ani de la data incheierii acestora.
Ce reguli de arhivare trebuie respectate
Regulile pentru arhivarea documentelor financiar-contabile sunt specifice, in functie de tipul documentelor si de rolul acestora. Legea arhivarii documentelor se aplica atat in cazul arhivarii pe suport de hartie, in dosare numerotate si parafate, cat si al arhivarii electronice, indiferent daca aceasta este facuta de institutia sau de firma in cauza ori de o firma de arhivare subcontractata.
Conform acestor acte legislative, cladirile de arhivare trebuie avizate de catre Arhivele Nationale sau de catre Directia Judeteana a Arhivelor Nationale, doar daca au la dispozitie spatiile necesare pentru arhivarea documentelor. In cazul capitalei, autoritatea este Serviciul Municipiului Bucuresti al Arhivelor Nationale; astfel, sunt reglementati toti creatorii de arhiva din raza lor de actiune, exceptie facand institutiile centrale de stat si cele de interes national.
Legislatia prevede reguli clare privind locurile in care vor fi arhivate documentele, precum evitarea spatiilor cu substante explozive, coloranti, reziduuri menajere, a spatiilor umede (poduri, beciuri) si a depozitarii in constructii provizorii, aproape de gaze combustibile sau canale de fum.
De asemenea, arhivarea documentelor necesita o temperatura cuprinsa intre 15 si 24 de grade Celsius, precum si o umiditate relativa de 50-60%, pentru arhivele pe suport de hartie. Legea defineste si mijloacele de protectie ale documentelor arhivate: dosare, mape, cutii de arhivare, casete, role etc.
Cauti cutii pentru arhivarea documentelor? Pe officedirect.ro ai acces la o gama variata de modele si dimensiuni, la preturi accesibile.
Cui se aplica prevederile legii arhivarii documentelor nationale
Prevederile legii arhivarii documentelor cu modificarile si completarile ulterioare privind arhivarea documentelor se aplica urmatoarelor entitati:
● Societati comerciale;
● Societati si companii nationale;
● Regii autonome;
● Institute nationale de cercetare-dezvoltare;
● Societati cooperatiste;
● Institutii publice, asociatii si persoane juridice cu si fara scop patrimonial;
● Subunitati fara personalitate juridica ce apartin unor persoane juridice, daca sediul persoanelor juridice si cel al subunitatilor sunt unul in tara si unul in strainatate;
● Organisme de plasament colectiv neconstituite prin act constitutiv (fonduri de pensii facultative sau private si alte entitati organizate conform Codului Civil).
Model inventar arhiva
Iata un model inventar arhiva pe care il poti folosi pentru arhivarea documentelor societatii tale. Acesta poate fi usor ajustat si modificat, in functie de necesitatile tale.
Instructiuni privind activitatea de arhiva: despre circuitul, pastrarea si arhivarea documentelor
Pentru respectarea legii arhivarii documentelor, circuitul acestora implica mai multe etape, dupa cum urmeaza:
1. Evidenta documentelor - toti creatorii de documente sunt obligati sa inregistreze documentele intrate, iesite sau intocmite pentru uz intern. Inregistrarea trebuie realizata in registratura generala, intr-un singur registru de intrare-iesire sau, concomitent, in mai multe registre, dar fara ca numerele de inregistrare sa se repete. Pentru inregistrarea unui document trebuie sa se precizeze: numarul de inregistrare, data inregistrarii, numarul si data documentului asa cum sunt date de emitent, departamentul, data expedierii, modul rezolvarii, destinatarul. In cazul documentelor expediate ca raspuns, ele vor primi numarul de inregistrare al documentului in care se raspunde;
2. Intocmirea nomenclatorului dosarelor - pentru o mai buna organizare, anual, documentele trebuie grupate pe dosare, conform problemelor tratate si termenelor de pastrare definite prin nomenclatorul dosarelor. Acest nomenclator se intocmeste de fiecare creator pentru documentele proprii. Nomenclatorul se realizeaza in forma tabelara, in care se inscriu departamentul de munca, categoriile de documente grupate pe probleme si termenul de pastrare. Acesta nu se modifica anual, ci doar atunci cand au loc modificari majore la nivel de societate, iar pentru schimbarea sa este nevoie de aprobarea Arhivelor Nationale;
3. Gruparea dosarelor conform nomenclatorului - dupa grupare, dosarele se predau departamentului de arhiva, in al doilea an de la constituire. In acest sens, documente se ordoneaza in mod cronologic sau dupa alte criterii (alfabetic, geografic sau altele). Daca se ordoneaza cronologic, documentele mai vechi vor fi deasupra, iar cele mai noi dedesubt. Un dosar nu ar trebui sa aiba mai mult de 250-300 de file. In cazul unui numar mai mare de file se vor constitui mai multe volume pentru acelasi dosar. Mai apoi, filele dosarelor se vor numerota in coltul din dreapta sus, cu un creion negru, iar pentru dosarele cu mai multe volume, numerotarea lor va incepe de la I (pentru primul volum). Pe coperta dosarului vor fi trecute: denumirea unitatii si a departamentului care a creat documentul, numarul de dosar din inventar, data si anul, indicatorul din nomenclator, numarul de file, volumul si termenul de pastrare;
4. Inventarierea dosarelor - documentele grupate in dosare vor fi depuse la arhiva pe baza inventarului realizat dupa anexa nr. 2 din Instructiunile privind activitatea de arhiva la creatorii si detinatorii de documente (Ordinul de zi nr. 217/1996 cu actualizarile si modificarile ulterioare). Inventarul contine toate dosarele cu acelasi termen de pastrare, realizate in decursul unui an, de catre un anumit departament. Mai mult, inventarele trebuie realizate in trei exemplare pentru documentele nepermanente si in patru exemplare pentru documentele permanente, unul dintre exemplare fiind pentru departamentul care l-a predat, iar restul fiind puse la arhiva.
O mai buna organizare a biroului te ajuta sa tii mai usor evidenta documentelor importante. Citeste mai multe detalii in articolul: 5 trucuri pentru organizarea biroului care te fac mai productiv.
Arhivarea documentelor in institutiile publice
Administratia publica se confrunta cu un volum imens de documente create zilnic, care trebuie gestionate, arhivate si, la nevoie, dezarhivate. Legea nr. 544/2001 cu actualizarile ulterioare prevede o perioada mai mare de pastrare, mai ales a documentelor care contin date confidentiale. Din acest motiv, circuitul si arhivarea documentelor in institutiile publice se realizeaza pe baza unor reguli clare si coerente.
Conform legii arhivarii documentelor, procedura arhivare documente din institutiile publice se realizeaza in sistem hibrid: o parte este in dosare si cutii de arhivare, iar o alta in format electronic. Deoarece acestea nu se suprapun mereu, poate fi dificila o imagine completa asupra situatiei tuturor cetatenilor, „la zi”.
Procedura privind arhivarea documentelor medicale
Arhivarea documentelor medicale, conform Legii Arhivelor Nationale nr. 16/1996 cu modificarile si completarile ulterioare, se pastreaza pe o perioada de 100 de ani. Iar aici ne referim atat la istoricul medical, cat si la alte documente care atesta starea de sanatate a pacientilor.
In ceea ce priveste metoda de arhivare, nu exista o lege arhivare documente medicale si, la fel ca in celelalte cazuri, documentele pot fi arhivate atat pe suport de hartie, in dosare de arhivare numerotate si parafate, cat si in format electronic.
Procedura privind arhivarea documentelor din primarii
Conform legii arhivarii documentelor, procedura arhivare documente primarie cuprinde mai multe etape:
● Evidenta documentelor - la nivelul primariei, toate departamentele sunt obligate sa inregistreze si sa tina evidenta documentelor intrate, a celor pentru uz intern si a celor iesite, conform procedurilor intitulate „Controlul Documentelor” si „Controlul inregistrarilor”. Documentele trebuie pastrate de elaboratori sau utilizatori la locul de munca pe durata specificata in documentatia SMC (Sistemul de Management al Calitatii);
● Pastrarea documentelor - primarul numeste un arhivar al unitatii, ce are obligatia de a avea grija de documentele din arhiva, in conditii corespunzatoare. Tot primarul, la recomandarea arhivarului, propune un spatiu necesar pentru arhiva. Arhivarul este cel care trebuie sa se asigure ca spatiul este pastrat in conditii propice: conditii de siguranta, temperatura, luminozitate si umiditate. De asemenea, urmareste intoarcerea documentelor iesite din arhiva, la solicitarea personalului din departamente, spre consultare, si este obligat sa sesizeze primarul, daca aceste documente intarzie sau apar alte probleme de arhiva;
● Selectionarea documentelor - anual sau mai des, se intruneste o comisie, pentru a aproba documentele care urmeaza a fi inlaturate, deoarece nu mai sunt folositoare. Daca primesc aprobarea, aceste documente sunt scoase din arhiva si pot fi eliminate. In aceasta etapa, poti folosi un model lucrare de selectionare arhiva – are rolul de a diferentia documentele care pot fi eliminate de cele care trebuie pastrate permanent.
Sanctiuni privind nerespectarea legii arhivarii documentelor
Obligatia de a pastra evidentele contabile si fiscale, in format electronic sau pe suport de hartie, la domiciliul fiscal al platitorului sau al contribuabilului, la sediul social sau la sediile secundare ale entitatii, respectiv in cadrul unei societati autorizate pentru prestarea serviciilor de arhivare constituie o prevedere a art. 109 din Codul de Procedura Fiscala.
Evidentele contabile si fiscale de actualitate se pastreaza la domiciliul fiscal, la sediul social sau la sediile secundare ale platitorului, respectiv la sediul persoanei fizice sau juridice autorizate pentru prelucrarea acestor evidente, in intervalul 1-25 al lunii urmatoare.
In cazul gestiunii si al arhivarii electronice, platitorul are obligatia de a pastra si programele informatice cu ajutorul carora a generat documentele. In caz contrar, acesta va fi sanctionat cu amenda, conform Codului de Procedura Fiscala, art. 336, alin. 2, lit. c.
Nerespectarea dispozitiilor legale, cum ar fi neinventarierea documentelor sau neintocmirea acestora ori neasigurarea conditiilor de pastrare se sanctioneaza cu amenda de la 1.000 de lei la 25.000 lei.
In concluzie, respectarea legii pentru arhivarea documentelor este mai mult decat o obligatie legala – este o masura esentiala pentru buna functionare a institutiilor si a societatilor comerciale. Asadar, indiferent ca alegi arhivarea fizica sau pe cea digitala, este important sa respecti procesele, termenele si conditiile impuse de lege.
FAQ
1. Care e legea arhivarii electronice?
Atunci cand vorbim despre legea arhivarii electronice, ne referim la Legea nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor in format electronic, cu modificarile si completarile ulterioare. Conform acesteia, in procedura de arhivare elctronica, societatile sunt obligate sa adopte un sistem de management arhivistic, aprobat de Arhivele Nationale, care sa respecte procedurile specifice privind organizarea si desfasurarea activitatii arhivistice a documentelor electronice.
2. Cat timp se pastreaza actele contabile?
Potrivit legii arhivarii, actele contabile se pastreaza pe o perioada de 5 -10 ani. Mai exact, registrele de contabilitate obligatorii si documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitatea financiara se pastreaza in arhiva timp de 5 ani calculati de la data de 1 iulie a anului urmator celui incheierii exercitiului financiar in care au fost intocmite, inclusiv pentru statele de salarii. In acelasi timp, situatiile financiare anuale, situatiile financiare anuale consolidate, precum si situatiile financiare interimare se pastreaza timp de 10 ani.
3. Pentru ce este necesara selectionarea documentelor arhivelor?
Selectionarea documentelor de arhiva este procesul prin care se evalueaza documentele create sau detinute de o institutie ori societate comerciala, pentru a stabili care trebuie pastrate permanent si care pot fi eliminate dupa expirarea termenului de pastrare.
4. Ce este registrul de evidenta a arhivei?
Registrul de evidenta a arhivei este un document obligatoriu, utilizat pentru a inregistra si a urmari documentele arhivate de o institutie sau o societate comerciala. Acesta se foloseste pentru organizarea arhivei si asigurarea accesului rapid la documentele pastrate.
Sursa foto: Shutterstock
