Arhivarea documentelor: prevederi legislative si sanctiuni

Arhivarea anumitor documente ce apartin institutiilor sau societatilor comerciale este obligatorie, conform legislatiei in vigoare. Pastrarea documentelor se poate face pe suport de hartie sau electronic.

In acest articol, vei afla care sunt prevederile legale privind arhivarea documentelor, care sunt obligatiile persoanelor juridice in acest sens si ce poti risca prin nerespectarea normelor in vigoare.

• Despre arhivarea documentelor in 2018
• Prevederi legale privind arhivarea documentelor
• Cui se aplica prevederile legislative
• Sanctiuni privind nerespectarea legii arhivarii documentelor

Despre arhivarea documentelor in 2018

Prevederi legale privind arhivarea documentelor

Potrivit Legii nr. 31/1990, arhivarea documentelor justificative si contabile presupune:

• Respectarea prevederilor legale in vigoare;
• Gruparea cronologica si sistematica a documentelor in dosare numerotate si parafate;
• Pastrarea dosarelor justificative si contabile in spatii special amenajate pentru arhivare, cu mentiunea ca spatiile trebuie sa fie dotate cu mijloace de prevenire si stingere a incendiilor, dar si asigurate impotriva degradarii, distrugerii sau sustragerii;
• Pastrarea unei evidente a documentelor arhivate, respectiv a celor mutate in alte destinatii, cu ajutorul Registrului de evidenta;
• Eliminarea din arhiva a documentelor dupa expirarea termenului legal de pastrare, cu proces verbal adaugat in Registrul de evidenta de catre o comisie coordonata de administrator sau de un ordonator de credite.

Daca societatea fuzioneaza sau este lichidata, documentele pentru ambele statute vor fi arhivate separat. Asta inseamna ca, daca societatea isi inceteaza activitatea, poate preda documentele inca neexpirate arhivelor statului.

Legea arhivarii a fost revizuita, modificata si a intrat in vigoare pe 1 ianuarie 2016, prin Ordinul Ministerului Finantelor Publice nr. 2634/2015, valabil si in 2018. Modificarile prevad ca documentele financiar-contabile pot fi arhivate pe hartie sau, daca evidenta contabila se realizeaza prin mijloace informatice, pe suport electronic, cu conditia de a fi disponibile oricand pentru afisare la nevoia entitatii sau la solicitarea organelor de control.

In ceea ce priveste arhivarea electronica si tinerea evidentei contabile prin mijloace electronice, exista o serie de prevederi, printre care si asigurarea ca prelucrarea datelor inregistrate in contabilitate este realizata conform legilor contabile in vigoare.

Conform aceluiasi ordin, perioada de arhivare pentru diferitele tipuri de documente variaza astfel:

• 5 ani de la data incheierii exercitiului financiar in perioada caruia au fost intocmite - pentru o serie de documente de achizitie si inventariere;
• 10 ani de la data incheierii exercitiului financiar in perioada caruia au fost intocmite - pentru registrele de contabilitate si documentele justificative pentru inregistrarile din contabilitatea financiara;
• 50 de ani - pentru statele de salarii.

Ce documente se arhiveaza pe o perioada de 5 ani

Asa arata lista documentelor care trebuie pastrate in arhiva timp de 5 ani:

• Notele de receptie si notele de constatare de diferente;
• Bonurile de predare, restituire sau transfer;
• Bonurile de consum si bonurile de consum colectiv;
• Listele zilnice de alimente, daca este cazul;
• Dispozitiile de livrare;
• Fisele de magazie;
• Listele de inventariere, inclusiv cele pentru gestiuni global-valorice;
• Chitantele, inclusiv cele pentru operatiuni in valuta;
• Dispozitiile de plata si cele de incasare catre sau de la casierie;
• Borderourile de achizitie, inclusiv cele care provin de la producatori individuali;
• Deconturile pentru operatiuni in participatie;
• Ordinele de deplasare pentru delegatii in tara si in strainatate;
• Deconturile de cheltuieli si cheltuieli valutare pentru deplasarile interne si externe;
• Notele de debitare sau de creditare;
• Fisele de cont pentru diverse operatiuni, in valuta si in lei;
• Deciziile de imputare;
• Angajamentele de plata.

Cui se aplica prevederile

Prevederile Legii nr. 31/1990 și ale Ordinului MFP 2634/2015 privind arhivarea documentelor se aplica urmatoarelor entitati:

• Societati comerciale;
• Societati si companii nationale;
• Regii autonome;
• Institute nationale de cercetare-dezvoltare;
• Societati cooperatiste;
• Institutii publice, asociatii si persoane juridice cu si fara scop patrimonial;
• Subunitati fara personalitate juridica ce apartin unor persoane juridice, daca sediul persoanelor juridice si cel al subunitatilor sunt unul in tara si unul in strainatate;
• Organisme de plasament colectiv neconstituite prin act constitutiv (fonduri de pensii facultative sau private si alte entitati organizate conform Codului Civil).

Sanctiuni privind nerespectarea legii arhivarii documentelor

Obligatia de a pastra evidentele contabile si fiscale in format electronic sau pe suport de hartie, la domiciliul fiscal al platitorului sau al contribuabilului, la sediul social sau la sediile secundare ale entitatii, respectiv in cadrul unei societati autorizate pentru prestarea serviciilor de arhivare, constituie o prevedere a art. 109 din Codul de Procedura Fiscala.

Evidentele contabile si fiscale de actualitate se pastreaza la domiciliul fiscal, la sediul social sau la sediile secundare ale platitorului, respectiv la sediul persoanei fizice sau juridice autorizate pentru prelucrarea acestor evidente, in intervalul 1-25 al lunii urmatoare.

In cazul gestiunii si arhivarii electronice, platitorul are obligatia de a pastra si programele informatice cu ajutorul carora a generat documentele. In caz contrar, acesta va fi sanctionat cu amenda, conform Codului de Procedura Fiscala, art. 336, alin. 2, lit. c.

Amenda are o valoare cuprinsa intre 12.000 si 14.000 de lei pentru societatile mari si mijlocii, respectiv 2.000-3.500 de lei pentru societatile mici si persoanele fizice. Daca aceasta va fi achitata in termen de 48 de ore de la intocmirea procesului verbal pentru contraventie, suma va fi injumatatita.

Sursa foto: Shutterstock