Arhivarea documentelor: prevederi legislative si sanctiuni

Despre arhivarea documentelor

Regulile pentru arhivarea documentelor financiar-contabile sunt specifice, in functie de tipul documentelor si de rolul acestora. Legea arhivarii se aplica atat in cazul arhivarii pe suport de hartie, in dosare numerotate si parafate, cat si in format electronic, indiferent daca aceasta este facuta de institutia sau firma in cauza ori de o firma de arhivare subcontractata. Legea le permite entitatilor sa aleaga modalitatea de arhivare.

Legea arhivarii documentelor 2021

Arhivarea documentelor contabile si financiar contabile se face, din 2021, conform prevederilor Ordinului Ministerului Finantelor Publice nr. 2634/2015. La acest document se adauga Normativul privind caracteristicile tehnico-functionale ale spatiilor si echipamentelor de depozitare si conservare a arhivelor, modificat, actualizat si completat prin Dispozitiile Zilnice ale Directorului Arhivelor Nationale nr. 39/26.02.2015 si nr. 131/14.07.2020.

Conform acestor acte legislative, cladirile de arhivare trebuie avizate de catre Arhivele Nationale sau de catre Directia Judeteana a Arhivelor Nationale, doar daca au la dispozitie spatiile necesare pentru arhivarea documentelor. In cazul capitalei, autoritatea este Serviciul Municipiului Bucuresti al Arhivelor Nationale; astfel, sunt reglementati toti creatorii de arhiva din raza lor de actiune, exceptie facand institutiile centrale de stat si cele de interes national.

Noul document prevede reguli clare privind locurile in care vor fi arhivate documentele, precum evitarea spatiilor cu substante explozive, coloranti, reziduuri menajere, evitarea spatiilor umede (poduri, beciuri), evitarea depozitarii in constructii provizorii, aproape de gaze combustibile sau canale de fum.

De asemenea, arhivarea documentelor necesita o temperatura cuprinsa intre 15 si 24 de grade Celsius precum si o umiditate relativa de 50-60% pentru arhivele pe suport de hartie. Legea defineste si mijloacele de protectie ale documentelor arhivate precum dosare, mape, cutii de arhivare, casete, role etc.

Cauti cutii de arhivare? Pe officedirect.ro ai acces la o gamă variată de modele si dimensiuni la preturi accesibile.

Prevederi legale privind arhivarea documentelor

Potrivit Legii nr. 31/1990, arhivarea documentelor justificative si contabile presupune:
- Respectarea prevederilor legale in vigoare;
- Gruparea cronologica si sistematica a documentelor in dosare numerotate si parafate;
- Pastrarea dosarelor justificative si contabile in spatii special amenajate pentru arhivare, cu mentiunea ca spatiile trebuie sa fie dotate cu mijloace de prevenire si stingere a incendiilor, dar si asigurate impotriva degradarii, distrugerii sau sustragerii;
- Pastrarea unei evidente a documentelor arhivate, respectiv a celor mutate in alte destinatii, cu ajutorul Registrului de evidenta;
- Eliminarea din arhiva a documentelor dupa expirarea termenului legal de pastrare, cu proces verbal adaugat in Registrul de evidenta de catre o comisie coordonata de administrator sau de un ordonator de credite.


Pentru o mai buna organizare a documentelor arhivate poti folosi dosare suspendabile. In plus, folosirea lor iti permite acces rapid la documentelor dorite, deci preluarea din arhiva va fi mult mai simpla.

Daca societatea fuzioneaza sau este lichidata, documentele pentru ambele statute vor fi arhivate separat. Asta inseamna ca, daca societatea isi inceteaza activitatea, poate preda documentele inca neexpirate arhivelor statului.

Legea arhivarii a fost revizuita, modificata si a intrat in vigoare pe 1 ianuarie 2016, prin Ordinul Ministerului Finantelor Publice nr. 2634/2015. Modificarile prevad ca documentele financiar-contabile pot fi arhivate pe hartie sau, daca evidenta contabila se realizeaza prin mijloace informatice, pe suport electronic, cu conditia de a fi disponibile oricand pentru afisare la nevoia entitatii sau la solicitarea organelor de control.

Arhivarea documentelor se poate realiza si in format electronic. Intra pe officedirect.ro pentru a alege memorii usb adaptate nevoilor tale.

In ceea ce priveste arhivarea electronica si tinerea evidentei contabile prin mijloace electronice, exista o serie de prevederi, printre care si asigurarea ca prelucrarea datelor inregistrate in contabilitate este realizata conform legilor contabile in vigoare.

Conform aceluiasi ordin, perioada de arhivare pentru diferitele tipuri de documente variaza astfel:

- 5 ani de la data incheierii exercitiului financiar in perioada caruia au fost intocmite - pentru o serie de documente de achizitie si inventariere;
- 10 ani de la data incheierii exercitiului financiar in perioada caruia au fost intocmite - pentru registrele de contabilitate si documentele justificative pentru inregistrarile din contabilitatea financiara;
- 50 de ani - pentru statele de salarii.

Ce documente se arhiveaza pe o perioada de 5 ani

Asa arata lista documentelor care trebuie pastrate in arhiva timp de 5 ani:

- Notele de receptie si notele de constatare de diferente;
- Bonurile de predare, restituire sau transfer;
- Bonurile de consum si bonurile de consum colectiv;
- Listele zilnice de alimente, daca este cazul;
- Dispozitiile de livrare;
- Fisele de magazie;
- Listele de inventariere, inclusiv cele pentru gestiuni global-valorice;
- Chitantele, inclusiv cele pentru operatiuni in valuta;
- Dispozitiile de plata si cele de incasare catre sau de la casierie;
- Borderourile de achizitie, inclusiv cele care provin de la producatori individuali;
- Deconturile pentru operatiuni in participatie;
- Ordinele de deplasare pentru delegatii in tara si in strainatate;
- Deconturile de cheltuieli si cheltuieli valutare pentru deplasarile interne si externe;
- Notele de debitare sau de creditare;
- Fisele de cont pentru diverse operatiuni, in valuta si in lei;
- Deciziile de imputare;
- Angajamentele de plata.

Vrei sa afli mai multe trucuri despre depozitarea documentelor? Citeste articolul Cum pastrezi in siguranta (si in ordine) documentele importante de pe blogul Office Direct.

Cui se aplica prevederile

Prevederile Legii nr. 31/1990 și ale Ordinului MFP 2634/2015 privind arhivarea documentelor se aplica urmatoarelor entitati:
- Societati comerciale;
- Societati si companii nationale;
- Regii autonome;
- Institute nationale de cercetare-dezvoltare;
- Societati cooperatiste;
- Institutii publice, asociatii si persoane juridice cu si fara scop patrimonial;
- Subunitati fara personalitate juridica ce apartin unor persoane juridice, daca sediul persoanelor juridice si cel al subunitatilor sunt unul in tara si unul in strainatate;
- Organisme de plasament colectiv neconstituite prin act constitutiv (fonduri de pensii facultative sau private si alte entitati organizate conform Codului Civil).

Arhivarea documentelor in institutiile publice

Administratia publica se confrunta cu un volum imens de documente create zilnic, care trebuie gestionate, arhivate si, la nevoie, dezarhivate. Legea nr. 544/2001 cu actualizarile ulterioare prevede o perioada mai mare de timp de pastrare mai ales a documentelor care contin date confidentiale. Din acest motiv, circuitul si arhivarea documentelor in institutiile publice se realizeaza pe baza de reguli clare si coerente.

Procedura arhivare documente din institutiile publice se realizeaza in sistem hibrid: o parte este in dosare si cutii de arhivare, iar o alta in format electronic. Deoarece acestea nu se suprapun mereu, poate fi dificila o imagine completa asupra situatiei tuturor cetatenilor, „la zi”.

Procedura arhivare documente primarie

Procedura arhivare documente primarie cuprinde mai multe etape:

Evidenta documentelor - la nivelul primariei toate departamentele sunt obligate sa inregistreze si sa tina evidenta documentelor intrate, a celor pentru uz intern si a celor iesite, conform procedurilor intitulate „Controlul Documentelor” si „Controlul inregistrarilor”. Documentele trebuie pastrate de elaboratori sau utilizatori la locul de munca pe durata specificata in documentatia SMC (Sistemul de Management al Calitatii);
Pastrarea documentelor - primarul numeste un arhivar al unitatii care are obligatia de a avea grija de documentele din arhiva in conditii corespunzatoare. Tot primarul, la recomandarea arhivarului propune un spatiu necesar pentru arhiva. Arhivarul este cel care trebuie sa se asigura ca spatiul este pastrat in conditii propice: conditii de siguranta, temperatura, luminozitate si umiditate. De asemenea, urmareste intoarcerea documentelor iesite din arhiva, la solicitarea personalului din departamente, spre consultare si este obligat sa sesizeze primarul daca aceste documente intarzie sau apar alte probleme de arhiva;
Selectionarea documentelor - anual sau mai des se intruneste o comisie pentru a aproba documentele care urmeaza a fi inlaturate deoarece nu mai sunt folositoare. Daca primesc aprobarea, aceste documente sunt scoase din arhiva si pot fi eliminate.

Circuitul, pastrarea si arhivarea documentelor

Circuitul documentelor implica mai multe etape dupa cum urmeaza:

Evidenta documentelor - toti creatorii de documente sunt obligati sa inregistreze documentele intrate, iesite sau intocmite pentru uz intern. Inregistrarea trebuie realizata in registratura generala, intr-un singur registru de intrare-iesire sau, concomitent, in mai multe registre, dar fara ca numerele de inregistrare sa se repete. Pentru inregistrarea unui document trebuie sa se precizeze: numarul de inregistrare, data inregistrarii, numarul si data documentului asa cum sunt date de emitent, departamentul, data expedierii, modul rezolvarii, destinatarul. In cazul documentelor expediate ca raspuns, ele vor primi numarul de inregistrare al documentului in care se raspunde;
Intocmirea nomenclatorului dosarelor - pentru o mai buna organizare, anual, documentele trebuie grupate pe dosare, conform problemelor tratate si a termenelor de pastrare definite prin nomenclatorul dosarelor. Acest nomenclator se intocmeste de fiecare creator pentru documentele proprii. Nomenclatorul se realizeaza in forma tabelara in care se inscriu departamentul de munca, categoriile de documente grupate pe probleme si termenul de pastrare. Acesta nu se modifica anual, ci doar atunci cand au loc modificari majore la nivel de societate, iar pentru schimbarea sa este nevoie de aprobarea Arhivelor Nationale;
Gruparea dosarelor conform nomenclatorului - dupa grupare, dosarele se predau departamentului de arhiva, in al doilea an de la constituire. In acest sens, documente se ordoneaza in mod cronologic sau dupa alte criterii (alfabetic, geografic sau altele). Daca se ordoneaza cronologic, documentele mai vechi vor fi deasupra iar cele mai noi dedesubt. Un dosar nu ar trebui sa aiba mai mult de 250-300 de file. In cazul unui numar mai mare de file se vor constitui mai multe volume pentru acelasi dosar. Mai apoi, filele dosarelor se vor numerota in coltul din dreapta sus cu un creion negru iar pentru dosarele cu mai multe volume, numerotarea lor va incepe de la I (pentru primul volum). Pe coperta dosarului vor fi trecute: denumirea unitatii si a departamentului care a creat documentul, numarul de dosar din inventar, data si anul, indicatorul din nomenclator, numarul de file, volumul si termenul de pastrare;
Inventarierea dosarelor - documentele grupate in dosare vor fi depuse la arhiva pe baza inventarului realizat in baza anexei nr. 2 din Instructiunile privind activitatea de arhiva la creatorii si detinatorii de documente (Ordinul de zi nr. 217/1996 cu actualizarile si modificarile ulterioare). Inventarul contine toate dosarele cu acelasi termen de pastrare, realizate in decursul unui an, de catre un anumit departament. Mai mult, inventarele trebuie realizate in trei exemplare pentru documentele nepermanente si in patru exemplare pentru documentele permanente, unul dintre exemplare fiind pentru departamentul care l-a predat iar restul fiind puse la arhiva.

O mai buna organizare a biroului te ajuta sa tii mai usor evidenta documentelor importante. Citeste articolul 5 trucuri pentru organizarea biroului care te fac mai productiv pentru mai multe detalii!

Sanctiuni privind nerespectarea legii arhivarii documentelor

Obligatia de a pastra evidentele contabile si fiscale, in format electronic sau pe suport de hartie, la domiciliul fiscal al platitorului sau al contribuabilului, la sediul social sau la sediile secundare ale entitatii, respectiv in cadrul unei societati autorizate pentru prestarea serviciilor de arhivare, constituie o prevedere a art. 109 din Codul de Procedura Fiscala.

Evidentele contabile si fiscale de actualitate se pastreaza la domiciliul fiscal, la sediul social sau la sediile secundare ale platitorului, respectiv la sediul persoanei fizice sau juridice autorizate pentru prelucrarea acestor evidente, in intervalul 1-25 al lunii urmatoare.

In cazul gestiunii si arhivarii electronice, platitorul are obligatia de a pastra si programele informatice cu ajutorul carora a generat documentele. In caz contrar, acesta va fi sanctionat cu amenda, conform Codului de Procedura Fiscala, art. 336, alin. 2, lit. c.

Amenda are o valoare cuprinsa intre 25.000-27.000 de lei pentru societatile mari si mijlocii, respectiv 6.000-8.000 de lei pentru societatile mici si persoanele fizice. Daca aceasta va fi achitata in termen de 48 de ore de la intocmirea procesului verbal pentru contraventie, suma va fi injumatatita.

Sursa foto: Shutterstock