In prezent, tehnologia avanseaza in fiecare zi, iar birocratia este unul dintre elementele care raman in urma, nu doar pentru ca incetinesc toate procesele care au loc intr-o companie, dar, la nivel de securitate, datele personale si informatiile sensibile trebuie protejate.
Actele fizice nu mai ofera aceleasi solutii, dar ai suficiente unelte la indemana pentru a implementa cat mai rapid schimbarile si inovatiile necesare. Iata care sunt solutiile de care beneficiezi!
Motive pentru care documentele trebuie distruse
Chiar dinainte de implementarea legislatiei cu privire la datele cu caracter personal, numeroase organizatii incepeau sa renunte la actele fizice si sa opteze pentru solutiile digitale. Acestea sunt mult mai usor de accesat, editat si protejat. Motivele principale pentru care actele ar trebui distruse:
Furtul identitatii
Inainte de a implementa digitalizarea in organizatia ta, este important sa tii minte ca anumite documente pot compromite identitatea clientilor sau a partenerilor companiei. De la adrese si CNP-uri pana la numere de telefon si alte detalii, toate acestea pot ajunge pe mainile celor care se ocupa cu furtul identitatii. Foloseste aparate speciale pentru a distruge aceste documente si nu le depozita sau arunca in forma lor actuala.
Protejeaza informatiile confidentiale si alege un distrugator de documente din gama noastra!
Principii ecologice
In orice organizatie, hartia creeaza cantitati foarte mari de deseuri. Cea mai mare parte este folosita pentru documente si acte, in timpul procedeelor zilnice. Indiferent ca este vorba de formulare pe care trebuie sa le completeze clientii si angajatii, de contracte de colaborare sau de munca, hartia este o resursa de care depinde fiecare zi la birou. Acest lucru, insa, poate fi schimbat cu usurinta, iar procesele digitalizate devin solutia prietenoasa cu mediul. Reciclarea, dar si folosirea a cat mai putina hartie sunt recomandate pentru obiceiuri corecte din punct de vedere ecologic.
Depozitare facila
Documentele inutile din cadrul unei organizatii ocupa o mare parte din spatiul de depozitare. Odata cu mutarea activitatii in regim remote, poti incepe sa desfiintezi documentele pe care le ai in spatiul cumparat sau inchiriat pentru birou. Foloseste aceasta perioada de noi inceputuri pentru a implementa masuri de viitor. Distruge documentele inutile, in special pe cele care contin informatii personale. De asemenea, poti pastra documentele de care ai nevoie prin copii scanate, pe care, ulterior, le poti salva intr-o librarie pe cloud sau in computer.
Distrugerea actelor este un procedeu rapid, care te scapa de griji, iar mai apoi, poti recicla deseurile produse. In acest fel, protejezi informatiile sensibile sau confidentiale si poti da startul digitalizarii companiei.
Cum incetineste birocratia inovatia
Un sistem birocratic presupune o viziune traditionalista, invechita, care se intinde de la ierarhiile dintr-o organizatie pana la procedeele administrative in prea multi pasi. Un astfel de sistem nu ofera suficient spatiu inovatiei si masurilor moderne sau felului actual de a munci. Munca este in continua schimbare si presupune flexibilitate din partea tuturor antreprenorilor, insa prezentul este inca marcat de un sistem greoi.
Ca organizatie tanara sau indreptata spre modern, este important sa poti facilita o cale cat mai simpla spre atingerea scopului. Stabileste-ti obiective pe care vrei sa le atingi fara a te lovi de prea multe obstacole. Birocratia devine, adesea, un impediment, iar de multe ori, nu poti sa-l ocolesti. Fie ca este vorba de respectarea legislatiei si a procedeelor institutiilor statului, fie de pasii necesari pentru a primi anumite finantari, trebuie sa te inarmezi cu rabdare. Viziunea este cea care te va ajuta sa gasesti solutii, chiar si atunci cand vine vorba despre eliminarea documentelor inutile din organizatia ta.
Descopera intreaga categorie de tehnica de birou si alege produsul potrivit nevoilor tale!
Ce solutii practice ai la indemana, pentru a scapa de actele inutile
Procedurile necesare in organizatia ta, in fiecare zi, sunt deja in schimbare. De la felul in care angajezi oameni la programul de lucru, totul se concentreaza pe schimbari care fac diferenta. Ce solutii ai la indemana, pentru a scapa de actele inutile:
Distrugatoare de documente
Distrugatoarele de documente sunt potrivite pentru a scapa cat mai rapid de documentele inutile, fara a pune in pericol informatiile confidentiale. Acestea sunt o solutie potrivita mai ales daca esti sub presiune si vrei sa distrugi documente in cel mai scurt timp. Un distrugator de documente poate actiona incontinuu timp de cateva minute, cu pauze intre sesiunile de distrugere a documentelor. In functie de model, un astfel de aparat poate distruge intre 6-9 sau mai multe coli de hartie, in acelasi timp. Un distrugator de documente este recomandat mai ales atunci cand vrei sa eliberezi spatiul de birouri pe care l-ai avut pentru compania ta si cand doresti sa protejezi identitatea clientilor sau a partenerilor tai.
Digitalizarea prin tehnologia cloud
Tehnologia cloud iti permite sa depozitezi digital toate documentele importante pentru compania ta. De la contracte la adeverinte, toate acestea sunt stocate virtual si usor de accesat de catre persoanele din organizatie, care primesc acces. Tehnologia cloud este o parte importanta a procesului de digitalizare din cadrul organizatiilor, deoarece permite si colaborarea facila intre angajati, dar simplifica si restul proceselor, cum ar fi angajarea.
In prezent, chiar si autoritatile competente vor sa reduca birocratia si procedeele clasice prin care se face treaba, atat la stat, cat si la privat. Renunta la pasii administrativi complicati si la documentele fizice si implementeaza tehnologia care iti face intreaga activitate mai usoara si accesibila!
Gestionarea documentelor importante
Este necesar sa pastrezi cateva documente fara de care activitatea ta nu poate continua, dar trebuie sa stii sa le gestionezi pe cele mai importante si sa ai un sistem bine pus la punct. Acest lucru implica organizarea documentelor esentiale, a celor pe care urmeaza sa le distrugi odata cu depasirea valabilitatii lor si a celor temporare. Poti sa le asezi pe categorii in dulapuri si sertare, dar este important sa folosesti cat mai multe etichete cu ajutorul carora sa le identifici mai usor in timp ce faci ordine sau cand vine momentul sa le distrugi pe cele care nu-si mai au locul pe raft.
O organizare potrivita a documentelor te va ajuta sa te bucuri de ordine in organizatia ta si sa nu le depozitezi pe termen lung si pe cele inutile. Desemneaza o persoana sau o echipa care se poate ocupa de acest aspect, in compania ta. In acest fel, vei putea sa tii evidenta clara a documentelor fizice pe care le pastrezi, fara a te ingrijora de probleme ulterioare.
Actele inutile din organizatia ta pot fi distruse, pentru a proteja confidentialitatea si pentru a accelera procesul de digitalizare. De asemenea, o companie cat mai concisa, in ceea ce priveste birocratia, va reusi sa se bucure de productivitate semnificativa.
Sursa foto: Shutterstock.com
