In orice afacere, claritatea rolurilor si a responsabilitatilor este importanta pentru eficienta, colaborare si dezvoltare sustenabila. Organigrama unei firme ofera tocmai aceasta claritate, fiind un instrument necesar pentru managementul resurselor umane si pentru succesul general al companiei. In acest articol, vei descoperi mai multe despre ce este o organigrama, cum se creeaza si cum iti poate ajuta afacerea.
● Ce este organigrama
● Structura - Ce include o organigrama a unei firme
● Rolul organigramei
● Cum se alcatuieste organigrama: pasi de urmat
● Tipuri si modele organigrama
● Exemplu organigrama unei firme de constructii
● Exemplu organigrama firma mica
● Instrumente si software pentru crearea si gestionarea organigramei
● Actualizarea si optimizarea organigramei: cand si cum sa o faci
Ce este organigrama
Organigrama unei firme este o reprezentare grafica a structurii organizationale a companiei. Gandeste-te la ea ca la o harta care iti arata cum sunt aranjate lucrurile, de la conducere, pana la echipe si cum comunica intre ele. Practic, organigrama ilustreaza ierarhia, departamentele si relatiile dintre diferitele roluri din firma.
Intr-o organigrama vei gasi de obicei:
● functiile si responsabilitatile din cadrul companiei, specificand atributiile fiecarui post;
● structura departamentala si organizarea echipelor, evidentiind modul de grupare a rolurilor;
● liniile de raportare, indicand relatiile de subordonare si coordonare;
● nivelurile ierarhice, respectiv numarul straturilor de management existente.
O organigrama bine facuta te ajuta, pe tine si pe oricine altcineva, sa intelegi rapid cum functioneaza firma si cum se leaga diferitele parti intre ele. Este un instrument pentru a vedea clar cine e responsabil de ce si cum se iau deciziile.
Structura - Ce include o organigrama a unei firme
O organigrama detaliata include de obicei urmatoarele:
● Conducerea de varf (CEO, director general) – cei care stabilesc directia;
● Managementul de nivel mediu (directori de departamente) – cei care coordoneaza echipele;
● Supervizori si sefi de echipe – cei care se asigura ca treaba merge bine;
● Angajati de executie – cei care fac treaba zi de zi;
● Departamente functionale (vanzari, marketing, financiar, HR) – grupuri specializate pe anumite activitati;
● Unitati operationale sau de business – divizii separate care se concentreaza pe anumite produse sau servicii;
● Pozitii de suport (asistenti, specialisti) – cei care ajuta celelalte departamente sa functioneze.
Cat de complexa este organigrama depinde de marimea firmei si de domeniul ei de activitate. O firma mica poate avea o structura simpla, cu doar cateva roluri cheie, in timp ce o corporatie mare va avea o organigrama detaliata, cu multe niveluri si departamente.
Organigrama e strans legata de activitatea HR-ului. Afla ce rol are departamentul de Resurse Umane in construirea si gestionarea structurii unei firme.
Rolul organigramei
Organigrama unei firme este importanta pentru buna functionare a organizatiei, avand multiple beneficii practice si strategice. In primul rand, aceasta clarifica cine ce face in firma, definind cu precizie rolurile si responsabilitatile fiecarui angajat. In acelasi timp, faciliteaza comunicarea si colaborarea intre departamente, oferind o imagine de ansamblu asupra conexiunilor si ierarhiilor interne.
Un alt aspect important este sprijinul in planificarea resurselor umane. Organigrama ajuta la estimarea numarului necesar de angajati si la stabilirea directiilor de dezvoltare profesionala. Ea este, de asemenea, un instrument valoros de comunicare interna si externa, oferind tuturor – atat angajatilor, cat si partenerilor sau clientilor – o intelegere clara a structurii firmei.
Pe plan strategic, organigrama contribuie la luarea deciziilor si la implementarea eficienta a planurilor de actiune. Poate evidentia zonele in care exista disfunctionalitati sau suprapuneri de responsabilitati, ceea ce permite optimizarea structurii organizationale.
Nu in ultimul rand, ajuta la imbunatatirea modului de lucru si a proceselor interne, sustinand performanta generala a companiei.
O organigrama bine construita ofera claritate, directie si eficienta, fiind un instrument esential pentru atingerea obiectivelor de business.
Cum se alcatuieste organigrama: pasi de urmat
Pentru a crea o organigrama buna pentru firma ta, urmeaza acesti pasi:
1. Fa o lista cu toate posturile si departamentele din firma.
2. Stabileste cine cui raporteaza si care sunt relatiile dintre ei.
3. Alege tipul de organigrama care se potriveste firmei tale (ierarhica, functionala etc.).
4. Foloseste un program special sau un sablon pentru a crea organigrama.
5. Include informatii importante, cum ar fi numele angajatilor si titlurile posturilor.
6. Verifica daca totul este corect si completeaza ce lipseste.
7. Cere parerea managerilor si a angajatilor cheie.
8. Finalizeaza organigrama si arat-o tuturor in firma.
Este important ca organigrama sa fie clara, usor de inteles si sa arate exact cum este structurata firma. Nu o incarca cu prea multe detalii, pentru ca poate crea confuzie.
Vrei sa intelegi mai bine punctele tari si slabe ale firmei tale inainte sa creezi o organigrama? Afla cum te poate ajuta analiza SWOT in acest proces.
Tipuri si modele organigrama
Acum ca ai inteles importanta si rolul unei organigrame, hai sa vedem ce tipuri de organigrame poti alege pentru firma ta:
Organigrama ierarhica (clasica sau verticala)
Este cea mai comuna forma de organigrama, cu o structura piramidala clara. Ce o caracterizeaza:
● Are niveluri ierarhice bine definite, ca o piramida.
● Autoritatea vine de sus in jos, clar si simplu.
● Este buna pentru firmele cu o structura traditionala.
Organigrama functionala
Aceasta grupeaza angajatii dupa abilitatile lor. Avantaje:
● Ajuta oamenii sa devina experti in domeniul lor.
● Poti avansa in cariera specializandu-te.
● Procesele sunt mai eficiente, pentru ca fiecare face ce stie.
Organigrama pe divizii
Aceasta organizeaza firma in unitati separate, bazate pe produse, servicii sau zone geografice. Beneficii:
● Te poti adapta mai usor la conditiile pietei.
● Fiecare divizie poate lua decizii mai rapid.
● Este mai usor sa te extinzi pe piete noi sau cu produse noi.
Organigrama matriciala
Aceasta combina structura functionala cu cea pe proiecte. Avantaje:
● Poti aloca resursele mai flexibil.
● Incurajeaza colaborarea intre departamente, stimuland inovatia.
● Angajatii pot invata lucruri noi si isi pot dezvolta abilitatile.
Organigrama plata (flat)
Aceasta are cat mai putine niveluri ierarhice. Caracteristici:
● Comunicarea este directa si rapida.
● Incurajeaza oamenii sa aiba initiativa si sa-si asume responsabilitati.
● Este potrivita pentru start-up-uri si firme mici.
Organigrama bazata pe echipe
Aceasta se concentreaza pe formarea de echipe cu oameni din diferite domenii. Beneficii:
● Incurajeaza colaborarea si munca in echipa.
● Se concentreaza pe rezultate si pe satisfactia clientului.
● Membrii echipei isi pot dezvolta abilitati diverse.
Organigrama de retea (network)
Aceasta arata cum firmele colaboreaza cu parteneri externi. Avantaje:
● Poti accesa resurse si expertiza foarte usor.
● Reduci costurile cu personalul permanent.
● Te adaptezi rapid la cerintele proiectelor.
Construiesti o organigrama eficienta? Asigura-te ca echipa ta are toate instrumentele necesare pentru performanta. De la agende, tipizate si hartie de calitate, pana la accesorii IT si solutii premium pentru organizare – la OfficeDirect gasesti tot ce are nevoie biroul tau.
Exemplu organigrama unei firme de constructii
Pentru a-ti oferi o perspectiva mai clara, iata cum ar putea arata organigrama unei firme de constructii:
● Director General
● Director Tehnic
○ Manager Proiectare
○ Manager Executie
○ Manager Control Calitate
● Director Financiar
○ Contabil Sef
○ Manager Achizitii
● Director Resurse Umane
● Manager Marketing si Vanzari
● Manager Logistica
Aceasta structura combina elemente ierarhice, cu o abordare functionala, permitand o coordonare eficienta a activitatilor specifice industriei constructiilor.
Exemplu organigrama firma mica
In cazul unei firme mici, structura organizationala este de regula simpla si directa, reflectand un numar redus de angajati si o relatie apropiata intre acestia. O astfel de firma poate fi condusa de un administrator, care indeplineste atat roluri de conducere, cat si sarcini operationale.
Sub coordonarea directa a administratorului se afla, de exemplu, un contabil, care se ocupa de gestiunea financiara, inclusiv intocmirea rapoartelor contabile, gestionarea platilor si a incasarilor, precum si relatia cu autoritatile fiscale.
Responsabilul de vanzari are rolul de a gestiona relatia cu clientii, de a promova serviciile sau produsele firmei si de a urmari realizarea obiectivelor comerciale. Acesta poate fi implicat atat in activitatea de front office (vanzari directe), cat si in crearea strategiilor de atragere a clientilor.
Asistentul administrativ sprijina activitatea zilnica a firmei, prin organizarea documentelor, comunicarea cu furnizorii si clientii, gestionarea agendei si alte sarcini administrative esentiale. De multe ori, intr-o firma mica, acest rol este extrem de versatil si contribuie la buna functionare a intregii echipe.
Aceasta structura redusa permite un flux rapid al deciziilor si o comunicare eficienta, dar presupune si o mai mare responsabilitate individuala din partea fiecarui membru al echipei.
Model organigrama SRL
Un SRL (societate cu raspundere limitata) are, de regula, o structura organizatorica mai bine conturata, dar pastreaza in continuare un caracter flexibil, adaptat dimensiunii si obiectului de activitate al firmei. In cazul unui SRL tipic, conducerea este asigurata de un administrator unic, care are autoritate asupra principalelor functii ale companiei.
Sub acest administrator se regasesc mai multi responsabili pe arii functionale, fiecare avand atributii clare. Responsabilul operational coordoneaza activitatile curente ale firmei, asigurand buna desfasurare a proceselor de productie, livrare sau prestari servicii, in functie de specificul companiei.
Responsabilul de marketing este cel care elaboreaza si implementeaza strategii de promovare, se ocupa de imaginea firmei si gestioneaza canalele de comunicare cu publicul, contribuind direct la cresterea vizibilitatii brandului si atragerea de noi clienti.
Responsabilul financiar supravegheaza activitatile contabile si bugetare, analizeaza costurile si veniturile si ofera suport decizional administratorului prin rapoarte si prognoze financiare.
Aceasta structura organizatorica ofera un echilibru intre controlul direct al administratorului si delegarea eficienta a responsabilitatilor, permitand SRL-ului sa functioneze eficient si sa se dezvolte intr-un mod sustenabil.
Instrumente si software pentru crearea si gestionarea organigramei
Ai la dispozitie o multime de instrumente si aplicatii care te pot ajuta sa creezi si sa actualizezi organigrama firmei tale. Unele optiuni populare includ:
● Microsoft Visio – un instrument puternic pentru crearea de organigrame complexe, cu multe optiuni de personalizare.
● Lucidchart – o platforma online excelenta, cu multe sabloane gata facute si functii de colaborare in echipa.
● Draw.io – o aplicatie gratuita si usor de utilizat, perfecta pentru organigrame simple si rapide.
● OrgChart – un software specializat pentru organigrame, care include si functii de analiza HR, util pentru firmele mai mari.
● SmartDraw – o alta optiune buna, cu o gama larga de sabloane si stiluri, pentru a crea organigrame atractive vizual.
● Canva – o optiune simpla si accesibila, ideala pentru crearea de organigrame cu un aspect modern si atractiv.
Alegerea instrumentului potrivit depinde de cat de complexa este organigrama ta, de bugetul pe care il ai si de ce anume ai nevoie de la el.
Avantajele utilizarii unui software de organigrama:
● usurinta actualizarii;
● colaborare intre departamente;
● integrare cu HR si CRM;
● accesibilitate online si offline.
Organigrama poate fi afisata fizic in birouri sau zone comune, pentru a fi mereu la indemana angajatilor. Descopera cele mai noi sisteme de afisare si bucura-te de livrare rapida si preturi stabile.
Actualizarea si optimizarea organigramei: cand si cum sa o faci
Organigrama firmei tale nu trebuie sa fie un document static. Trebuie sa o verifici si sa o actualizezi regulat, ca sa reflecte realitatea. Iata cand si cum sa faci asta.
Cand sa actualizezi organigrama
Actualizarea organigramei asigura coerenta organizationala si sprijina adaptarea rapida la noile realitati de business.
Actualizarea este necesara atunci cand se modifica structura firmei, cum ar fi infiintarea sau desfiintarea unor departamente. De asemenea, organigrama trebuie revizuita atunci cand sunt adaugate sau eliminate posturi, ca urmare a cresterii echipei sau a unei restructurari.
In cazul unei fuziuni sau al unei achizitii, cand doua sau mai multe firme se unesc, este esential sa reflecte noua realitate organizationala. Schimbarile de strategie de business – cum ar fi trecerea la un model nou de operare – pot necesita o reorganizare interna, care trebuie transpusa si in organigrama.
Nu in ultimul rand, este recomandat sa actualizezi organigrama periodic, cel putin o data pe an sau la fiecare sase luni, pentru a te asigura ca documentul reflecta fidel evolutia si nevoile actuale ale firmei.
Cum sa optimizezi organigrama
Optimizarea organigramei presupune mai mult decat simpla actualizare – inseamna revizuirea structurii organizationale, pentru a o face mai eficienta, mai clara si mai adaptata obiectivelor firmei. Acest proces contribuie la imbunatatirea colaborarii interne si la cresterea productivitatii.
Primul pas este analiza eficientei actualei structuri: functioneaza asa cum ar trebui sau exista blocaje, suprapuneri sau ambiguitati? Ulterior, este util sa ceri feedback de la angajati si manageri, pentru ca ei sunt cei care interactioneaza zilnic cu aceasta structura si pot indica punctele slabe.
Reducerea numarului de niveluri ierarhice poate fi o solutie pentru simplificarea procesului decizional. De asemenea, este important ca organigrama sa fie aliniata cu obiectivele de business – daca nu sustine directia strategica a firmei, e timpul pentru o restructurare.
O organigrama actualizata si optimizata contribuie la o functionare mai buna a firmei si la o utilizare eficienta a resurselor umane. Te ajuta sa ai o echipa motivata si productiva.
O firma bine organizata incepe cu o structura clara si continua cu un birou functional. Vezi cele mai noi produse pentru biroul tau – si lasa-ne pe noi sa ne ocupam de restul.
OfficeDirect – partenerul tau de incredere pentru aprovizionare birou. Cu un portofoliu complet, stocuri proprii si agenti dedicati, suntem aici ca tu sa nu mai pierzi timp cu detalii logistice.
In concluzie, o organigrama bine realizata este mai mult decat o schema grafica – este un instrument esential pentru claritate, comunicare eficienta si alinierea echipei la obiectivele companiei. Alegerea modelului potrivit, utilizarea unui software adecvat si actualizarea periodica sunt pasi-cheie pentru o organizare eficienta si un management performant.
Sursa foto: Shutterstock.com
