Timpul este un instrument extrem de pretios in realizarea tuturor sarcinilor de pe parcursul unei zile. Mai mult, am putea afirma ca timpul si gestionarea lui ne guverneaza intreaga viata.
De multe ori, a avea prea multe lucruri de bifat intr-un timp prea scurt poate induce o stare constanta de neliniste, generand un stres crescut. Expunerea indelungata la astfel de emotii nu este, cu siguranta, sanatoasa. Din acest motiv, solutia pentru a ne elibera de aceasta presiune se regaseste in eficientizarea timpului.
Ce este managementul timpului?
Importanta timpului
Valorificarea timpului - sfaturi practice
Principiul Pareto - managementul timpului
Gestionarea timpului - cum ne influenteaza acest principiu viata?
Ce este managementul timpului?
Dupa cum ii spune si numele, managementul timpului se refera la totalitatea modalitatilor prin care gestionam resursele de timp pe care le avem la dispozitie. A gestiona corect timpul inseamna a eficientiza la maximum actiunile pe care le intreprindem si, mai ales, durata acestora.
Ca in oricare alt domeniu, nici in managementul timpului nu exista o formula magica sau un principiu universal dupa care sa ne ghidam optiunile. Raspunsul se regaseste in perseverenta si in incercarea de a gasi modalitati de actiune care sa functioneze pentru o anumita persoana, o echipa sau o companie.
Important de admis inca de la inceput este faptul ca fiecare individ are un ritm propriu. Acesta este principalul motiv pentru care a seta o metoda universala de gestionare a timpului nu va da acelasi randament pentru toate persoanele implicate in acest proces.
Totusi, a gasi modalitati de management al timpului va fi o practica extrem de utila in organizarea vietii, atat pe plan personal, cat si profesional. Structurarea unui program clar poate elimina dezechilibrul dintre unitatile de timp alocate persoanelor dragi, locului de munca sau altor activitati importante din viata personala.
Importanta timpului
Timpul este important in fiecare sfera a vietii. Pentru a intreprinde lucruri, omul are nevoie de timp, iar acesta da senzatia ca se comprima cu fiecare zi care trece. Organizarea timpului trebuie sa cuprinda toate elementele componente ale vietii, de la modul in care un angajat isi prioritizeaza si isi imparte sarcinile la locul de munca, pana la felul in care isi eficientizeaza activitatile casnice.
Am invatat deja ca timpul este printre putinele lucruri care nu se pot cumpara, iar acest aspect, pe cat de ingrijorator, pe atat de motivant ar trebui sa fie. Cercetarile arata ca unul dintre principalele motive pentru care angajatii s-au acomodat cu telemunca este tocmai faptul ca au castigat mai mult timp: pentru familie, pentru ei insisi, pentru activitati care le aduc bucurie si asa mai departe.
Valorificarea timpului - sfaturi practice
Exista o multitudine de tehnici de ajutor in organizarea timpului. Iata o listă cu lucruri care te fac mai productiv printr-o buna organizare.
Odihna
Programul nostru zilnic si felul in care il construim este primul factor care ne influenteaza in indeplinirea obiectivelor pentru ziua respectiva. Astfel, este extrem de important sa dormim suficient si eficient. Dupa un somn odihnitor, puterea de concentrare se amplifica, iar direct proportional cu aceasta va creste si numarul problemelor pe care le vom solutiona in ziua respectiva.
Pentru a valorifica la maximum timpul, este necesar sa ne odihnim corespunzator. Un adult are nevoie de aproximativ opt ore de somn pentru a fi pe deplin refacut si pentru a incepe ziua plin de energie. Totusi, nici in acest caz nu exista o regula standard, care sa nu poata suferi modificari.
Este important sa iti asculti corpul si sa analizezi semnalele pe care acesta le transmite. Daca unele persoane se simt odihnite dupa sapte ore de somn, altele s-ar putea sa aiba nevoie de noua ore de somn, pentru a functiona la capacitate maxima. Asadar, pentru a beneficia de avantajele unui bun management al timpului, ar trebui sa incepem cu o odihna corespunzatoare, adaptata nevoilor fiecarei persoane.
Prioritizarea sarcinilor
Aceasta regula este aplicabila atat pentru activitatile din viata personala, cat si pentru cele de la locul de munca. A-ti cunoaste limitele si a accepta ca nu toate lucrurile pot fi duse la indeplinire intr-o singura zi, este un principiu extrem de sanatos pentru a valorifica timpul si pentru a te bucura din plin de realizarile pe care le intreprinzi.
A hotari ce anume este mai important sau mai urgent de rezolvat iti poate usura munca. Astfel, stabileste cu o zi inainte sau in dimineata zilei respective care sunt lucrurile urgente pe care trebuie sa le duci la bun sfarsit. De ajutor in setarea prioritatilor poate fi principiul important-urgent. Aceasta este o metoda care te ajuta sa realizezi ce este cu adevarat important pentru tine, dar si ce este de bifat urgent in ziua respectiva.
In felul acesta, cand trebuie sa faci fata unui program extrem de incarcat, prioritizarea poate fi definitorie. Daca iti vei analiza cu atentie programul, vei remarca faptul ca, desi toate activitatile par importante, exista lucruri care suporta amanare, fara a-i afecta pe cei din jur.
Ia o foaie si un stilou si noteaza aspectele pe care le consideri importante. Ulterior, marcheaza cu o culoare lucrurile care sunt intr-adevar urgente, limitandu-te la un numar de sarcini ce pot fi intreprinse in ziua respectiva.
Sarcinile realizabile
In momentul in care ai decis sa iti stabilesti un program, acorda atentie cantitatii de sarcini pe care o incluzi. Volumul de munca pe care ne-am propus sa-l realizam trebuie corelat cu timpul disponibil. Obiectivitatea este la fel de importanta precum determinarea in realizarea unor activitati. Astfel, cantareste cu atentie sarcinile pe care trebuie sa le bifezi pe parcursul unei zile, analizeaza dificultatea lor si estimeaza o durata pentru fiecare dintre acestea. Aceasta durata trebuie sa fie obiectiva si sa se bazeze pe experienta trecuta, pentru a te apropia cat mai mult de realitate.
In cazul in care timpul este prea scurt pentru a duce la îndeplinire lucrurile importante și urgente pentru noi, lista cu prioritati trebuie recalculata. Daca timpul estimat nu corespunde cu realitatea, nici calitatea muncii nu va fi una satisfacatoare, lucru care va naste, in cele din urma, frustrari si indoieli cu privire la capacitatea noastra de a ne exercita rolul.
Sub presiunea timpului, tindem sa ne pierdem concentrarea si sa nu acordam destula atentie lucrurilor importante. De aceea, nu este suficient sa ne fixam obiectivele - este la fel de important ca ele sa fie realizabile, sa avem o atitudine proactiva si sa le analizam in mod realist.
Pauzele
Desi pare un concept contradictoriu, a lua pauze este esential pentru o buna organizare a timpului. Dupa o pauza, puterea de concentrare creste, iar persoana devine mai eficienta si mai productiva.
Prin urmare, include pauze scurte in programul tau si mintea ta se va concentra mai usor si va alerga mai iute inspre reusita. Dupa 50 de minute de munca, o pauza de 10 minute este absolut necesara. Corpul se va destinde si mintea se va deconecta.
Daca esti de parere ca 50 de minute reprezinta un interval prea scurt pentru a te opri din munca si ca poti pierde din vedere lucruri esentiale, atunci poti sa alegi sa iei o pauza dupa o ora si jumatate sau doua. Si acest sistem de organizare a pauzelor functioneaza diferit pentru fiecare persoana in parte. Important de retinut este faptul ca pauza are beneficiile sale si ca nu trebuie ignorata pe perioada intregii zile de munca.
De asemenea, pentru ca aceste tehnici sa dea rezultate, practica starea de mindfulness. Acest lucru se traduce prin a fi prezent, focusat pe sarcina pe care o realizezi la un momentul dat. Intr-adevar, starea de prezenta implica un efort suplimentar din partea noastra, insa poate scuti minute bune de timp irosit. Mintea, mai ales in zilele aglomerate, devine agitata si are tendinta sa se indrepte spre multitudinea de obiective pe care le are de bifat. Daca o lasam sa oscileze intre trecut si viitor, vom irosi timp pretios.
Scopul mare divizat in obiective mici
Dacă o sarcina este complexa, menita sa dea rezultate pe termen lung si greu de realizat, atunci aceasta poate fi impartita in obiective mai mici, realizabile. Va fi mult mai usor, astfel, sa monitorizezi activitatile si sa nu te lasi coplesit de volumul mare de munca.
Daca, spre exemplu, iti doresti sa inveti o limba straina, poti aloca 30 de minute dintr-o zi studiului limbii respective. Pentru a mentine o constanta, incearca sa respecti un program si sa studiezi la aceeasi ora in fiecare zi, pana cand aceasta actiune devine un obicei. Desi sunt pasi mici, acestia vor servi, in cele din urma, atingerii obiectivului final.
Principiul Pareto - managementul timpului
Principiul Pareto are in spate un concept simplu: 20% dintre actiuni aduc 80% din satisfactii. Cu alte cuvinte, doar un procent de 20% din totalitatea actiunilor va genera reale satisfactii in viitor.
Principiul este strans legat de eficientizarea timpului si de setarea prioritatilor. Aplicabilitatea lui in viata de zi cu zi este una extrem de larga. Chiar daca si celelalte 80% dintre actiuni sunt importante, oamenii trebuie sa inteleaga faptul ca reusita lor va fi determinata, in cele din urma, de capacitatea de a prioritiza lucrurile si de a trece pe loc secund acele actiuni care suporta amanare.
Gestionarea timpului - cum ne influenteaza acest principiu viata?
Dupa cum aminteam in regulile de mai sus, eficientizarea timpului si prioritizarea activitatilor importante sunt doua elemente cheie in managementul timpului. Oricat de mare ar fi capacitatea de a rezolva problemele, o persoana trebuie sa accepte ca nu va putea sa preia sarcini multiple si sa pastreze un echilibru, in acelasi timp.
Astfel, focusul trebuie sa cada pe acele 20% dintre actiuni care il ajuta cu adevarat in indeplinirea obiectivului propus. Daca pentru un angajat, accentul ar trebui sa cada pe a-si eficientiza timpul de lucru in intervalul in care este prezent la birou, situatia poate arata diferit pentru acele persoane care detin o afacere. Daca esti antreprenor sau freelancer, un management al timpului eficient iti poate aduce rezultate peste medie, de acesta depinzand chiar succesul afacerii.
Ia in calcul sfaturile practice de mai sus, atat in gestionarea timpului pe plan personal, cat si in prioritizarea sarcinilor de la locul de munca.
Ba mai mult, pentru o claritate sporita asupra modului de abordare, poti incerca sa structurezi un program zilnic pe o foaie de hartie. Clasica agenda iti poate fi de ajutor, daca trebuie sa te imparti intre viata de familie si birou. Noteaza toate activitatile pe care le ai de intreprins intr-o zi, clasandu-le in ordinea importantei lor si, in cele din urma, alcatuieste o lista scurta cu obiective realizabile. Am explicat mai sus care este motivul pentru care a-ti incarca agenda nu este un lucru indicat.
Aceasta tehnica poate fi utilizata si in cadrul mediului de lucru. Daca echipa in care activezi intampina dificultati in organizarea timpului, schiteaza pe un flipchart cateva obiective principale si asociaza-le cu persoanele desemnate sa le duca la indeplinire, alocand si o durata pentru fiecare dintre acestea.
Managementul timpului este o unealta extrem de importanta, in special pentru acele persoane care trebuie sa se imparta constant intre viata de familie si locul de munca. Niciun lucru nu trebuie ignorat sau omis - secretul sta, insa, in capacitatea noastra de a prioritiza aspectele importante ale vietii.
A gestiona eficient timpul va aduce beneficii nu doar pe plan profesional, ci si pe plan personal. Managementul timpului necesita perseverenta si autodeterminare, insa rezultatele sale se vor resimti in stilul de viata, in productivitatea personala si chiar in gestionarea perioadelor stresante.
Sursa foto: Shutterstock
