Biroul notarial este o institutie a carei functionare este reglementata prin legi speciale, iar notarul indeplineste un serviciu de interes public si are o functie autonoma. Atributiile notarului sunt multiple, de la autentificarea inscrisurilor si a contractelor, pana la dreptul de a confirma desfacerea unei casatorii, intocmirea actelor de succesiune si legalizarea celor de vanzare-cumparare, emiterea de procuri si mandatarea unor persoane, in numele altora, acordarea de consultatii juridice notariale, in materie de drept civil contractual si succesoral. Notarul public intervine, cu autoritatea legii, in certificarea unor fapte, a etapelor procedurale ale licitatiilor si in multe altele.
Urmare a tuturor acestor atributii, biroul notarial are nevoie de o serie de lucruri esentiale, care permit desfasurarea activitatii in conditii optime.
Tehnica IT
Este indispensabila desfasurarii activitatii in orice birou, deci inclusiv intr-unul notarial. Nu doar un sistem performant de desktop PC, eventual, conectat in retea cu cel al asistentilor notariali, este necesar, ci si o imprimanta calitativa, inclusiv una in varianta color, precum si un scaner performant pentru un flux complet al documentelor.
Prin natura activitatii sale, un notar public poate oferi servicii la domiciliul persoanelor nedeplasabile; in consecinta, tehnica IT trebuie completata cu un laptop.
Cinci accesorii utile
Prin biroul unui notar trec o sumedenie de documente, astfel ca, pentru a garanta secretul profesional si pentru a evita complicatiile cu unele acte, este necesar un tocator de hartie performant. Rolul acestuia este de a distruge documente, dar, totodata, contribuie si la reciclarea hartiei, dat fiind faptul ca, prin tocare, acesta realizeaza prima etapa a procesului de reutilizare.
Un alt accesoriu util unui birou notarial este o ghilotina de hartie, eventual una cu trimmer, pentru o taiere dreapta, ondulata, intrerupta sau pentru rotunjirea colturilor.
Pentru ca unele dintre documentele care trec prin biroul notarial sunt foarte importante, se poate utiliza, pentru protectia lor, un aparat de laminare, care ofera posibilitatea de a selecta grosimea foliei de laminat.
Esential intr-un birou notarial este aparatul pentru securizarea documentelor, cel care poate aplica timbru sec. Aparatul are o amprenta unica, obtinuta de notar in baza unor acte si autorizatii emise nominal de Ministerul Justitiei. Acest tip de stampila permite imprimarea in relief a documentelor, ceea ce valideaza autenticitatea acestora. Uneori, se folosesc si folii autocolante, care fac ca amprenta in relief a timbrului sec sa fie mai vizibila si imposibil de contrafacut. Este bine de stiut ca aceasta metoda aplicata documentelor notariale este o garantie simpla si sigura impotriva falsurilor.
Pentru siguranta biroului notarial, acesta mai poate fi dotat si cu un seif. In functie de necesitati, acesta poate sa fie antiefractie si antifoc. Atunci cand biroul este inchis, seiful este locul unde trebuie pastrate documentele importante, aparatul de securizare a documentelor, stampila oficiala si orice alte elemente care contribuie la autentificarea si legalizarea actelor.
O multitudine de obiecte esentiale
Toate acestea pot fi trecute la categoria consumabile, fiind mereu necesare intr-un cabinet notarial. In cazul absolut uzual si banal al unui act de vanzare-cumparare de locuinta, care se legalizeaza si se parafeaza de catre notar, vor fi intocmite trei seturi complete de documente. Cate unul pentru fiecare parte, plus un al treilea care va fi inaintat de notar, pentru mentiunile necesare in cartea funciara, la Judecatoria competenta teritorial. Fiecare set de acte contine o serie de documente, de la actele cadastrale pana la cele care dovedesc eficienta energetica a respectivei case, la care se pot adauga certificate de mostenitor, hotarari judecatoresti, procuri si copii ale actelor de identitate, ca sa luam in calcul doar o varianta „lejera”.
Fiecare set de documente trebuie copiat, capsat, legalizat, indosariat. Toate acestea presupun, pe de o parte, utilizarea unui copiator si a altor elemente de tehnica de birou, dar si a capsatoarelor, agrafelor de birou, foliilor de indosariere si a dosarelor cu sau fara sina.
Pare o corvoada, dar este o procedura absolut normala si necesara atunci cand este vorba de acte importante. Evident, nu trebuie uitate stilourile si pixurile si nici tusiera pentru stampilele notariale (si ele avand caracter unic, fiind emise pentru fiecare birou notarial in parte, cu avizul Ministerului Justitiei), necesare in cazul expedierii documentelor pe fax sau atunci cand este necesara copierea.
Din niciun birou notarial nu poate sa lipseasca un calculator de birou, necesar pentru calculul taxelor notariale.
Organizare si arhivare
Este una dintre activitatile mai complicate dintr-un birou notarial. Aceasta priveste, insa, exclusiv notarul si pe asistentii acestuia. O multitudine de documente sunt pastrate in arhiva biroului notarial pentru intervale mai mari sau mai mici de timp, in functie de scopul si datele din acestea. In plus, una dintre atributiile unui birou notarial este inclusiv stocarea unor documente care au legatura cu procedurile succesorale.
In aceste conditii, organizarea riguroasa a documentelor este esentiala, atat pentru pastrarea lor, cat si pentru gasirea lor rapida. Pentru arhivare, sunt folosite in mod frecvent dosare cu sina sau dosare plic, folii din plastic si bibliorafturi clasificate in ordine alfabetică sau pe intervale de timp. De regula, se utilizeaza un element definitoriu pentru a ordona toate documentele, iar intr-un birou notarial, mai bune sunt numele persoanelor fizice si titulatura completa a organizatiei, in cazul persoanelor juridice.
Un truc foarte eficient, pentru a facilita atat indosarierea documentelor, dar si identificarea lor rapida, este utilizarea unor bibliorafturi colorate. Acestea nu doar ca sunt practice, dar aduc o nota tonica unui spatiu sobru si auster prin excelenta.
Dar orice strategie ar fi sortita esecului, in absenta unui spatiu de depozitare adecvat. Solutia potrivita o reprezinta rafturile, montate la o distanta optima unele fata de altele, astfel incat sa permita asezarea verticala a bibilorafturilor sau a cutiilor cu documente. Pentru a organiza actele importante, mai ai nevoie si de capsator, perforator si agrafe de birou, asa incat contractele care cuprind mai mult de o pagina sa fie capsate si abia apoi asezate la locul lor.
Biroul de lucru al notarului
Acesta este locul mai important din cabinetul notarial, respectiv spatiul unde notarul acreditat lucreaza, intocmeste documente, le legalizeaza sau acorda consultatii juridice. Felul in care arata biroul il reprezinta pe notar si accentueaza profesionalismul acestuia, astfel ca masa de lucru a acestuia trebuie sa fie ordonata, eleganta si, intr-o oarecare masura, impunatoare.
Este bine ca pe birou sa nu stea nici laptopul, nici desktop PC. Un set de birou din piele ecologica sau din lemn cu accesorii, este o alegere inspirata. Adauga un detaliu de decor, cum ar fi o balanta sau un ceas de birou ori un glob pamantesc. Nu trebuie sa fie foarte mare, ci doar elegant si sa atraga privirile fara sa epateze.
La loc de cinste poate sta, insa, pe biroul de lucru al notarului, aparatul pentru securizarea documentelor si o trusa eleganta de instrumente de scris.
Dincolo de dotarile care fac functional spatiul de lucru, amenajarea biroului notarului contribuie la imaginea de autoritate publica a acestuia. Spatiul trebuie sa fie nu doar bine utilat, dar si luminos, agreabil, cu o nota de eleganta care sa stimuleze dialogul dintre notar si clientii acestuia, dar care sa transmita profesionalism.
Sursa foto: Shutterstock.com
