Calatoriile de afaceri au devenit o realitate in contextul actual al lumii corporatiste. In consecinta, pregatirea unei astfel de calatorii necesita atentie la detalii si organizare eficienta, pentru a ne asigura ca am luat cu noi toate lucrurile de care avem nevoie la destinatie. Daca ai foarte multe lucruri de pus in bagaj, este recomandat sa faci o lista cu tot ce trebuie sa contina acesta, de la laptop si documentele necesare la destinatie, pana la haine si produse cosmetice.
In cazul in care calatoriile de afaceri sunt o rutina pentru tine, stii cu exactitate care sunt lucrurile pe care trebuie sa le iei, insa, chiar si in acest caz, este important sa te organizezi eficient.
Daca nu calatoresti foarte des in scop profesional sau este prima oara cand faci acest lucru, poate fi o provocare sa iti organizezi bagajul astfel incat sa ai cu tine toate cele necesare.
Cum iti organizezi documentele
Indiferent de durata calatoriei de afaceri, fie ca este vorba doar de o zi sau poate de o saptamana, ai nevoie de o solutie pentru a te organiza eficient. Alege o geanta pentru laptop cat mai incapatoare, dintr-un material durabil, care sa reziste calatoriei. Este important, mai ales daca urmeaza sa calatoresti cu avionul, sa optezi pentru o geanta de laptop captusita la interior, in care sa transporti laptopul in siguranta, chiar daca, de exemplu, il vei pune in compartimentul de bagaje de deasupra scaunelor.
Cand te pregatesti pentru o calatorie in interes de serviciu in afara tarii, asigura-te ca ai toate biletele pentru transport, ca ai confirmat datele pentru cazarea la hotel si, foarte important, ca pasaportul este valabil si ca ai obtinut, acolo unde este cazul, vizele de calatorie. Verifica daca exista un anumit regim de calatorie pentru tara in care urmeaza sa pleci; pentru anumite destinatii, este necesar ca pasaportul sa fie valabil inca sase luni dupa revenirea acasa.
Pe langa modalitatea de transport aleasa pentru a ajunge la destinatie, intereseaza-te din timp cum te vei deplasa in orasul respectiv, care este orarul mijloacelor de transport si care este cea mai buna ruta de la hotel spre birou. Cea mai eficienta modalitate de a pastra aceste informatii la indemana este telefonul mobil, in care poti salva toate detaliile de calatorie, pentru a le accesa rapid.
Fie ca pleci la drum cu avionul, cu trenul sau cu masina, ai nevoie de o solutie pentru a pastra actele si documentele de calatorie intr-un singur loc, pentru a le gasi cat mai usor si repede atunci cand trebuie sa le prezinti. Pentru acestea, poti opta pentru un portofel compartimentat eficient, flexibil si rezistent, cu file transparente din plastic, in care sa pastrezi actele sau cardurile pe care le folosesti cel mai des.
Ce trebuie sa contina bagajul de mana
Inainte de a face bagajul, gandeste-te ce fel de valiza se potriveste cel mai bine cu ce ai de transportat. Daca este vorba despre o calatorie scurta de afaceri, opteaza pentru un bagaj de mana, care te va ajuta sa economisesti timp la aeroport si sa eviti riscul pierderii acestuia.
Un bagaj mare iti permite sa iei cu tine mai multe lucruri, insa se poate dovedi incomod si, de cele mai multe ori, inutil. Desigur ca este absolut necesar atunci cand pleci intr-o calatorie in interes de serviciu pentru o perioada mai lunga, insa, pentru calatoriile scurte, un bagaj de mana este suficient.
Pentru majoritatea calatoriilor de afaceri, este nevoie doar de un troller mic si de o geanta de umar. Daca te organizezi eficient, un bagaj mic poate fi suficient pentru cateva zile. Pastreaza in bagajul de mana toate documentele de calatorie, mape din plastic cu documentele de serviciu, incarcatoarele pentru laptop, tableta si telefon si obiectele de valoare.
Un sfat util este sa pastrezi in bagajul de mana si cateva obiecte de uz personal (un schimb de lenjerie, produse cosmetice in variantele de calatorie), in eventualitatea in care bagajul de cala nu ajunge odata cu tine la destinatie si trebuie sa te descurci cateva zile cu lucrurile pe care le ai in bagajul de mana.
Fiecare companie aeriana are propriile reguli privind dimensiunea si continutul bagajului de mana, insa exista cateva reguli generale pe care este bine sa le urmezi, pentru ca toate formalitatile de la aeroport sa mearga cat mai repede. Citeste din timp pe site-ul companiei care sunt aceste reguli, pentru a-ti putea organiza eficient bagajul de mana.
Ce poti lua cu tine in bagajul de cala
Spre deosebire de bagajul de mana, in cel de cala poti transporta mai multe lucruri, insa si aici trebuie sa iei in considerare regulamentele aplicate de compania aeriana cu care calatoresti. Verifica din timp care este greutatea admisa si dimensiunea bagajului, pentru a nu intampina probleme.
Ambele tipuri de bagaj, atat cel de mana, cat si cel de cala, trebuie sa se incadreze in limitele impuse de operatorul cu care alegi sa pleci in calatorie. In cazul in care greutatea depaseste limita admisa, este nevoie sa achiti o taxa de bagaj suplimentar, calculata in functie de numarul kilogramelor in plus.
In bagajul de cala poti transporta toate acele lucruri de care ai nevoie si care nu sunt permise in bagajul de mana: sticlute cu produse cosmetice mai mari de 100 ml, medicamente, dizolvant de unghii, trusa de manichiura.
Bagajul de cala este solutia ideala in cazul in care urmeaza sa participi la intalniri importante si trebuie sa ai cu tine o tinuta office. Aceasta se va comporta mult mai bine intr-un bagaj mare, de cala, pentru ca nu se va sifona.
De asemenea, in bagajul de cala poti pune documentele de care ai nevoie doar la destinatie, pastrate in dosare de plastic, pentru a nu se deteriora in timpul calatoriei. Ia cu tine si rechizite de rezerva, agenda, file de protectie pentru documente si instrumente de scris, pentru cazurile in care nu ai la dispozitie la destinatie toate lucrurile care vor transforma calatoria de afaceri intr-o reusita.
O calatorie de afaceri poate reprezenta un stres si o provocare, mai ales daca nu faci acest lucru foarte des si nu stii sigur ce trebuie sa iei cu tine. Insa cu putina organizare si produsele potrivite in care sa pastrezi in siguranta dispozitivele electronice si documentele, calatoria in interes de serviciu poate fi o experienta placuta.
Sursa foto: Shutterstock
