Sedintele cu angajatii sunt esentiale in multe situatii, de la luarea unor decizii pana la sedintele de informare, iar ca o sedinta sa fie memorabila, este ideal sa incluzi mementouri vizuale. Notarea ideilor fiecarui membru al echipei ii va ajuta sa recunoasca si sa isi aminteasca ideea, iar pentru cel care a venit cu solutia respectiva, va fi si un memento al contributiei sale la munca in echipa.
Cel mai usor mod de a tine evidenta la tot ce se spune este folosirea unui flipchart. In cele ce urmeaza, vorbim despre flipchart-uri si despre cum poti profita la maximum de ele.
Beneficiile utilizarii unui flipchart
Tabla flipchart este ideal de folosit ca display static pentru slide-uri, precum si pentru notat idei pe coli de hartie, in timpul unei intalniri de business. Scrierea sau desenul pe un flipchart capteaza atentia. Este usor sa pregatesti cateva pagini in avans pentru o prezentare, dar si mai util este sa atragi atentia asupra subiectului, in timp ce vorbesti.
Ideale pentru brainstorming
Flip chart-urile sunt perfecte pentru sesiunile de brainstorming, dar si pentru prezentari. Brainstorming-ul este o tehnica perfecta pentru sedintele de business, deoarece fluxul de idei vine mult mai natural, iar membrii echipei se simt incurajati sa contribuie fara sa isi faca griji ca ideea nu este utila.
Clarifica ideile si creeaza dinamism
In timpul unei prezentari din cadrul sedintelor de informare, utilizarea unui flipchart poate face lucrurile mai clare si usor de inteles, prin notarea punctelor cheie, precum si prin introducerea unor grafice si desene. De asemenea, participantii la sedinta pot pune mai multe intrebari. Poti da senzatia de intalnire mai informala, care lasa loc pentru intreruperi si mai multe schimburi de impresii in timpul sedintei.
Descopera tabla flipchart ideala pentru biroul tau si animeaza sedintele echipei tale!
Este usor de utilizat
Flipchart-ul nu necesita niciun fel de tehnologie. Poate fi folosit cu usurinta de oricine. Nu ai nevoie nici de o multime de accesorii speciale, ci doar de un flip pad si de markere colorate. Asta il face ideal de folosit la birou. Oricand decizi sa incluzi flip chart-ul intr-o sedinta cu echipa ta, nu uita sa ai cu tine un set de markere si suficiente foi.
Sfaturi de buna practica atunci cand folosesti tabla flipchart
Flipchart-urile nu trebuie neaparat folosite la fiecare sedinta sau intalnire de business din cadrul companiei, insa, acolo unde isi au locul, sunt foarte folositoare. Te fac mai competent in organizarea unei sedinte si mai organizat in desfasurarea ei. Iata cateva sfaturi pentru utilizarea corecta a unui flipchart cu rezultate de exceptie.
Vezi gama de accesorii pentru flipchart, ca sa fii mereu pregatit!
Maximizeaza efectul felului in care iei notite
In primul rand, asigura-te ca scrisul este lizibil si ca toata lumea poate vedea si intelege ce este pe foaia flipchart. Scrie titlurile si cuvintele cele mai importante cu majuscule. Noteaza cuvintele cheie pe care le foloseste vorbitorul, iar pentru rapiditate, foloseste abrevieri oriunde este posibil.
Daca omiti o idee sau nu o captezi de prima data, cere vorbitorului sa clarifice sau sa repete ce a spus. Este mult mai util decat sa pierzi o idee importanta. Daca ai indoieli cu privire la notitele luate despre o idee, verifica impreuna cu echipa daca toata lumea a inteles acelasi lucru si daca ai reusit sa surprinzi corect ceea ce s-a spus.
Foloseste markerele potrivite
Unele markere pot trece usor prin hartie. Este esential sa testezi markerele inainte de o sedinta, pentru a te asigura ca nu vor fi incidente si ca ceea ce scrii sau desenezi nu va trece prin pagina, lasand urme pe foile de dedesubt. Totodata, este ideal sa folosesti markere de culori inchise, puternice, pentru a te asigura ca notitele sunt lizibile.
Alterneaza intre doua sau mai multe culori pentru fiecare nou punct din agenda sedintei. Subliniaza titlurile si cuvintele cheie. In cazul in care ai o lista de enumerat, foloseste sageti, puncte, romburi sau orice alte forme, dar evita folosirea numerelor. Formele sunt mai usor de retinut si mai placute vizual.
Vezi markerele speciale pentru flipchart si fa stocul pentru sedinte fara griji!
Pozitioneaza cu atentie flipchart-ul
Toti cei din sala de sedinte ar trebui sa vada clar flipchart-ul pe care scrii. Pentru a te asigura ca toata lumea vede ceea ce notezi, cel mai bine este sa pozitionezi tabla flipchart in centrul camerei.
In ceea ce te priveste, nu sta direct in dreptul tablei flipchart. Incearca sa stai intr-o parte a tablei, pentru a nu obtura campul vizual al niciunui participant la sedinta. Este posibil ca majoritatea membrilor echipei sa ia notite in timp ce scrii, pentru a tine pasul cu noile idei, asa ca este esential ca toti sa poata vedea bine flipchart-ul.
Idei de utilizare a flipchartului in echipa
Pentru a capta atentia echipei tale si a organiza logic sedinta, indiferent de tipul acesteia, iata cateva idei de utilizare a flipchartului. Alege ideile potrivite in functie de agenda sedintei tale si fa din sedinta o intalnire animata si memorabila.
Scopul sedintei
Orice sedinta ar trebui sa inceapa prin a clarifica scopul acesteia. Pentru intalnirile mai lungi, este ideal ca scopul sa fie vizibil pe toata durata sedintei. Asadar, solutia este sa notezi scopul pe flipchart si sa incepi prin a te asigura ca toata lumea este de acord cu scopul prezentat. Apoi, poti pune foaia pe perete, la loc vizibil, pe toata durata sedintei.
Asteptari din partea participantilor
In cazul sedintelor lungi, cu participanti din departamente diferite ale companiei, poti intreba la inceputul sesiunii: „Ce asteptari aveti de la aceasta sedinta?” Noteaza toate informatiile pe masura ce participantii raspund. La final, comenteaza asupra asteptarilor si mentioneaza ce poate fi bifat si ce nu.
Recapitularea a ceea ce s-a discutat anterior
Daca o sedinta dureaza o zi intreaga sau se intinde chiar pe mai multe zile, atunci este o idee buna sa recapitulezi ce s-a discutat anterior. Este o practica foarte utila mai ales in cazul workshopurilor sau a sesiunilor de training. Cere parerea celorlalti asupra rezumatului tau si noteaza ideile pe tabla flipchart.
Pasi de urmat
Majoritatea sedintelor au in vedere stabilirea unor pasi de urmat si a masurilor de implementat la sfarsitul acesteia. Pentru a te asigura ca toti participantii stiu ce decizii trebuie implementate, pana cand si de catre cine, noteaza aceste detalii pe flipchart si apoi fa informatia vizibila pentru tot restul intalnirii.
Feedback la sfarsitul sedintei
In incheierea unei sedinte, este util sa faci un rezumat a tot ceea ce s-a discutat si realizat. Astfel, te asiguri ca toti participantii stiu care sunt punctele cheie de retinut. Este o buna practica sa finalizezi intalnirea cu o sesiune de feedback, in care toata lumea poate discuta ce a mers bine si ce mai poate fi imbunatatit. Foile flipchart cu toate aceste informatii pot fi, ulterior, indosariate si pastrate in arhive.
Utilizarea unui flipchart in timpul sedintelor cu echipa ta iti aduce numeroase beneficii. Fa intalnirile de business mai dinamice si asigura-te ca toata lumea isi va aminti informatiile cheie, cu ajutorul mementourilor vizuale pe care le poti crea cu usurinta, pe tabla flipchart.
Sursa foto: Shutterstock
